Oglejte si video - odstranite presledke v Excelu
Vodilni in zadnji razmiki v Excelu pogosto povzročijo veliko frustracij. Ne morem se spomniti situacije, ko bi morda potrebovali te dodatne prostore, vendar se pogosto znajde v Excelovih preglednicah.
S temi dodatnimi presledki lahko dobite veliko načinov - na primer kot del prenosa podatkov iz zbirke podatkov, med kopiranjem podatkov iz besedilnega dokumenta ali po pomoti vnesenih ročno.
Vodilni, zadnji ali dvojni presledek med besedilom lahko povzroči veliko resnih težav.
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:
Zdaj pa poglejte, kaj se zgodi, ko s funkcijo VLOOKUP dobim priimek z imenom.
Morda ne boste mogli opaziti razlike s prostim očesom, da je v imenu dodaten zadnji razmik, ki povzroča to napako.
V tem primeru je bilo težko zaznati težavo v tako majhnem naboru podatkov, vendar si predstavljajte, da morate to preveriti za tisoče zapisov.
Če želite biti na varnem, je vedno dobro očistiti podatke in odstraniti presledke v Excelu.
Kako odstraniti presledke v Excelu
V tej vadnici vam bom pokazal dva načina za odstranjevanje presledkov v Excelu.
- Uporaba funkcije TRIM.
- Uporaba Find and Replace.
Uporaba funkcije TRIM
Funkcija Excel TRIM odstrani začetni in zadnji razmik ter dvojne presledke med besedilnimi nizi.
Na primer, v zgornjem primeru za odstranitev presledkov s celotnega seznama, če so imena (v A2: A7), uporabite naslednjo formulo v celici C1 in jo povlecite navzdol za vsa imena:
= TRIM (A2)
Excel TRIM funkcija bi takoj odstranila vse začetne in zadnje presledke v celici.
Ko imate očiščene podatke, jih kopirajte in prilepite kot vrednosti namesto prvotnih podatkov.
Ta funkcija je uporabna tudi, če imate med besedami več presledkov. Odstranil bi dodatne presledke, tako da bi imel rezultat med besedami vedno en presledek.
Excel TRIM funkcija dobro odstrani presledke v Excelu, vendar ne uspe, če imate v naboru podatkov netiskane znake (na primer prelome vrstic). Če želite odstraniti znake, ki ne tiskajo, lahko uporabite kombinacijo funkcij TRIM in CLEAN.
Če imate v celici A1 nekaj besedila, iz katerega želite odstraniti presledke, uporabite spodnjo formulo:
= TRIM (ČISTO (A1))
Nenatisnjeni znaki so lahko tudi posledica = CHAR (160), ki ga formule CLEAN ni mogoče odstraniti. Torej, če želite biti popolnoma prepričani, da imate vse dodatne presledke in znake, ki ne tiskajo, uporabite spodnjo formulo:
= TRIM (ČISTO (ZAMENJA (A1, CHAR (160), "")))
Odstranite dodatne prostore v Excelu s tipkama FIND in REPLACE
Presledke v Excelu lahko odstranite s funkcijo Poišči in zamenjaj.
To je hitrejša tehnika in je lahko uporabna v danih situacijah:
- Ko želite odstraniti dvojne presledke.
- Ko želite odstraniti vse presledke.
Odstranjevanje dvojnih presledkov
Upoštevajte, da te tehnike ni mogoče uporabiti za odstranjevanje začetnih ali končnih presledkov. Dvojne presledke bo našel in nadomestil ne glede na njihov položaj.
Tu so naslednji koraki:
- Izberite celice, iz katerih želite odstraniti dvojne presledke.
- Pojdite na domačo stran -> Najdi in izberite -> Zamenjaj. (Uporabite lahko tudi bližnjico na tipkovnici - Control + H).
- V pogovorno okno Najdi in zamenjaj vnesite:
- Poiščite: dvojni presledek.
- Zamenjaj z: Enojni presledek.
- Kliknite Zamenjaj vse.
To bo nadomestilo vse dvojne presledke z enim presledkom.
Upoštevajte, da boste s tem odstranili samo dvojne presledke. Če imate med dvema besedama tri presledke, bi nastali 2 presledka (enega bi odstranili). V takih primerih lahko to storite še enkrat, da odstranite vse dvojne presledke, ki so morda ostali.
Odstranjevanje posameznih presledkov
Če želite odstraniti vse presledke v nizu podatkov, sledite spodnjim korakom:
- Izberite celice, iz katerih želite odstraniti presledek.
- Pojdite na domačo stran -> Najdi in izberite -> Zamenjaj. (Uporabite lahko tudi bližnjico na tipkovnici - Control + H).
- V pogovorno okno Najdi in zamenjaj vnesite:
- Poiščite kaj: Enojni prostor.
- Zamenjaj z: pustite prazno.
- Kliknite Zamenjaj vse.
S tem boste odstranili vse presledke v izbranem nizu podatkov.
Upoštevajte, da bi bili v tem primeru, tudi če je med dvema besedilnima nizoma ali številkami več presledkov, odstranjeni.
Odstranite prelome vrstic
Za hitro odstranjevanje prelomov vrstic lahko uporabite tudi funkcijo Najdi in zamenjaj.
Tu so naslednji koraki:
- Izberite podatke.
- Pojdite na domačo stran -> Najdi in izberite -> Zamenjaj (bližnjica na tipkovnici - Control + H).
- V pogovornem oknu Poišči in zamenjaj:
- Poišči kaj: Pritisnite Control + J (morda ne boste videli ničesar, razen utripajoče pike).
- Zamenjaj z: pustite prazno.
- Zamenjaj vse.
S tem boste v zbirki podatkov, ki ste jo izbrali, takoj odstranili vse prelome vrstic.
Glede na vašo situacijo lahko izberete katero koli metodo (formulo ali poiščite in zamenjajte), da odstranite presledke v Excelu.
