24 Excelovih trikov, ki bi si jih želeli vedeti včeraj

Excel nam je na toliko načinov olajšal življenje. Vendar pa obstajajo nekatere težave v Excelu, ki še naprej izgubljajo naš čas in povečujejo stopnjo frustracije. To so majhne težave, ki jih je mogoče odpraviti v nekaj sekundah, vendar če ne poznate pravega načina, lahko to stane veliko časa.

24 Excelovih trikov za vsakodnevno delo

V tem spletnem dnevniku naj vam predstavim 24 Excelovih trikov, ki vam bodo prihranili veliko časa in energije. Če delate z Excelom, boste slej ko prej imeli težave z nečim, kar se vam zdi nemogoče.

Tukaj je nekaj hitrih popravkov, ki bodo to omogočili.

Excel Trick #1 - Kopiraj -prilepi formule brez spreminjanja referenc

To se dogaja ves čas. Poskusite kopirati celico s formulo v drugo celico in vse se zmeša. To se zgodi, ker se sklice spremenijo, ko kopirate na drugo mesto (razen če ste seveda strogi in popravite vse reference).

Tu je hitra rešitev:

1. Izberite celice, ki jih želite kopirati.
2. Pojdite na dom -> Številka. V spustnem meniju Oblika številke izberite Besedilo. To bo spremenilo obliko celice v Besedilo.
3. Pritisnite F2 za vstop v način urejanja. Zdaj pridržite tipko Control in pritisnite Enter.
4. Kopirajte celice.
5. Pojdite v ciljno celico in prilepite.
6. Spremenite obliko iz Besedilo v Splošno.
7. Pritisnite F2 in pritisnite Control + Enter.
8. In končali ste !!.

Tu je še ena odlična metoda, ki jo je izvedel MVP Excela Tom Urtis (z uporabo Find and Replace) [zasluga Davea Brunsa iz programa ExcelJet, ker mi je pokazal to metodo]

Excelov trik #2 - ročaj za izpolnjevanje se ne prikaže

Vidim toliko ljudi, ki se soočajo s tem vprašanjem. Ročaj za polnjenje se preprosto ne prikaže za delo.

Tukaj je popravek:

1. Pojdite v Datoteka -> Možnosti.
2. V pogovornem oknu z možnostmi izberite Napredno.
3. Potrdite možnost »Omogoči ročaj za izpolnjevanje in povleci in spusti celico«.

Excel Trik #3 - Število kot besedilo

S tem se velikokrat zataknem. Številke so oblikovane kot besedilo in v formulah ne delujejo dobro.

Tukaj je hitra rešitev:

• V celico dodajte 0. Tako bo številka ostala nedotaknjena in jo je mogoče uporabiti v formulah.

Veliko ljudi uporablja apostrof (') pred številko, da naredi številke kot besedilo. Ta trik v Excelu bi deloval tudi v tem primeru.

Excelov trik #4 - potrebe po pretvorbi formul v vrednosti

To je enostavno. Če imate formule, ki jih je treba pretvoriti v vrednosti, so naslednji koraki:

1. Kopirajte celice.
2. Z desno tipko miške kliknite in izberite Posebno lepljenje.
3. V pogovornem oknu Prilepi posebno izberite Vrednosti (Bližnjica na tipkovnici - Alt + E + S + V).
4. Kliknite V redu.

Poglej tudi: Več o prilepitvi posebnih bližnjic.

Excelov trik #5 - Zasuk kurzorja - ni mogoče spremeniti aktivne celice s puščičnimi tipkami

Ko se mi je to prvič zgodilo, sem zaprl Excelov delovni zvezek in znova zagnal sistem. Težavo je seveda mogoče enostavno rešiti brez ponovnega zagona.

Težava v tem primeru je, da ste pomotoma aktivirali zaklepanje drsenja.

Izklopite in začnite.

Excelov trik #6 - VLOOKUP/MATCH ne deluje, tudi če obstaja ujemanje

Vidite lahko, da se dve vrednosti popolnoma ujemata, vendar bi formula VLOOKUP ali MATCH še vedno rekla, da se ne ujemata.

Argghhhhh…

Tu so krivci dodatni prostori. Če ima besedilo začetne ali končne presledke (ali več presledkov med besedami), ga Excel ne bi upošteval kot natančno ujemanje in vaša formula bi prikazala nepričakovane rezultate.

Pot nazaj - uporabite TRIM funkcijo. Odstrani vse začetne in zaključne presledke ter dodaten razmik med besedami.

Poglej tudi: Veliko težav je mogoče rešiti, če veste, kako očistiti svoje podatke v Excelu.

Excelov trik #7 - želite skriti besedilo v celicah

Včasih boste morali besedilo/številke skriti v celico, da jih uporabnik ne vidi.

To lahko storite na dva načina:

• Dober: Barva pisave besedila naj bo bela (ali katere koli barve ozadja).
• Boljši: Izberite celico in pritisnite Control + 1. To odpre pogovorno okno Oblikuj celice. Na zavihku številke izberite Po meri in vnesite obliko ;;;

Excelov trik #8 - Kopirati morate samo vidne celice

• Vprašanje: Kaj se zgodi, ko kopirate obseg celic s skritimi vrsticami/stolpci in ga nekam prilepite?
• Odgovor: Vse vrednosti celic (Vidno + Skrito) se kopirajo in prilepijo.
• Skrb: Ne želim kopirati skritih vrednosti celic.
• Rešitev: Izberite celice in pritisnite Alt +; (s tem izberete samo vidne celice). Zdaj prilepite kamor koli in prilepite samo vidne celice.

Excel Trick #9 - Izberite Vse prazne celice naenkrat

Pogosto uvozim podatke iz različnih baz podatkov. Veliko celic v teh podatkih je prazno, kamor moram vstaviti 0 ali N/A. Hiter način izbire vseh praznih celic:

1. Izberite vse celice v obsegu.
2. Pojdite na Domov -> Urejanje -> Poišči in izberite -> Pojdi na Posebno.
3. Izberite prazna polja v pogovornem oknu Pojdi na posebno.
4. Kliknite V redu.

S tem bodo izbrane vse prazne celice. Če želite vnesti 0 v vse celice, vnesite 0 (to bo vneslo vrednost v aktivno celico) in pritisnite Control + Enter.

Excel Trick #10 - Odstranitev prelomov vrstic iz besedila

Če imate veliko prelomov vrstic in jih želite odstraniti, bo ročno rokovanje trajalo veliko časa.

Škoda bi bilo, če bi morali to narediti ročno.

Poskusite s tem hitrim popravkom:

1. Izberite podatke
2. Pojdite na domačo stran -> Najdi in izberite -> Zamenjaj (bližnjica na tipkovnici - Control + H)
3. V pogovornem oknu Poišči in zamenjaj:
   • Poiščite kaj: pritisnite Control + J (morda ne boste videli ničesar, razen utripajoče pike)
   • Zamenjaj z: znak preslednice (enkrat pritisnite preslednico)
4. Kliknite Zamenjaj vse (preverite, ali je omogočeno zavijanje besed)

https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg

Poglej tudi: Preberite več o neverjetnih stvareh, ki jih Find and Replace lahko naredi za vas.

Excelov trik #11 - Razvrščanje ne deluje, ko so celice združene

Seveda ne gre.

Ni bilo narejeno tako. Toda to ne pomeni, da ne morete imeti tistega, kar želite. Tu je nadomestek za Merge and Center in se imenuje Center Across Selection.

Tu je pravi način za združevanje celic v Excelu:

1. Izberite celice, ki jih želite združiti (samo stolpci. Za vrstice pojdite naprej in uporabite spojitev in sredino).
2. Pritisnite Control + 1, da odprete pogovorno okno Format Cells.
3. Pojdite na zavihek Poravnava.
4. V vodoravnem spustnem meniju izberite Center Across Selection.
5. Kliknite V redu.

Zdaj imate nekaj, kar izgleda enako in odlično deluje pri razvrščanju.

Excel Trick #12 - Podatki imajo dvojnike

Z podvojenimi podatki lahko storite 2 stvari - Označite ga ali Zbriši

• Označite podvojene podatke: Izberite podatke in pojdite na Domov -> Pogojno oblikovanje -> Pravila za označevanje celic -> Podvojene vrednosti.
  • Določite oblikovanje in vse podvojene vrednosti bodo označene.
• Izbriši podvojene podatke: Izberite podatke in pojdite na Podatki -> Odstrani podvojene podatke.
  • Izberite, ali imajo vaši podatki glave, nato izberite stolpec in kliknite V redu. S tem odstranite dvojnike s seznama. Če želite, da je izvirni seznam nedotaknjen, kopirajte in prilepite podatke na drugo mesto in nato to storite.

Sorodno: Končni vodnik za iskanje in odstranjevanje podvojenih datotek v Excelu

Excel Trik #13 - Treba je preveriti pravopisne napake

Pritisnite F7, da zaženete preverjanje črkovanja.

Tukaj je podrobna vadnica o uporabi preverjanja črkovanja v Excelu.

Excel Trick #14 - Pomaknite se navzdol po velikih naborih podatkov, da skrijete naslove stolpcev

To lahko rešite na dva načina.

• Uporabite funkcijo tabele Excel: Z uporabo funkcije Excel Tabela zagotovite, da so glave, ko se pomaknete navzdol, vedno vidne. Kot dobro prakso je treba Excelovo tabelo vedno uporabljati s tabelarnimi podatki, saj ima zelo zmogljivo in uporabno funkcijo. Več o Excelovih tabelah
• Uporaba možnosti prostih podoknov: Če želite, da je vidna več kot glava (recimo v primeru podnaslova ali vrednosti, kot je skupno, povprečje na začetku), uporabite funkcijo Excel Freeze Pane. Storiti to:
  • Izberite celotno vrstico, nad katero želite zamrzniti vrstice (ali skrajno levo celico v tej vrstici)
  • Pojdite na Pogled -> Zamrzni podokna -> Zamrzni podokna
    Tako boste lahko med pomikanjem navzdol vedno videli fiksne vrstice.

Excelov trik #15 - Zapravljanje časa pri pomikanju naprej in nazaj v velikih naborih podatkov

Če delate z velikimi nabori podatkov in se morate pomakniti navzgor in navzdol (ali desno in levo), da se sklicujete na nekatere podatkovne točke, obstaja način, da prihranite veliko časa in drsenja - z uporabo Razdeljeno okno funkcijo.

Ta funkcija lahko razdeli vaše okno na dva ali štiri dele in vsak del ima omogočeno lastno drsenje. Torej, če se morate med delovanjem v stolpcu A sklicevati na podatke v stolpcu CZ, je ta funkcija kot nalašč za vas.

1. Pojdite na Pogled -> Okno -> Razdeli.

Ta razdeli delovni list na štiri dele. Vsak del lahko nadzirate z dodatno drsno vrstico (navpično in vodoravno). Če želite le navpično razdelitev, povlecite vodoravno deljeno črto na dno (in bo izginila).

Excel Trick #16 - Formula za odpravljanje napak

Zgrešeno vejico, napačen sklic, manjkajoč argument, napačen položaj v oklepaju in tako naprej … Za napačen rezultat po formuli je lahko na stotine razlogov.

Odpravljanje napak v formuli je lahko boleče, še posebej, če jo je ustvaril nekdo drug. Tukaj je način, kako to narediti enostavno in preprosto. Za odpravljanje napak formule:

1. Izberite celico s formulo.
2. Pojdite na Formule -> Revizija formul -> Oceni formulo (Bližnjica na tipkovnici Alt + TUF).
3. Kliknite na Oceni, da si ogledate korake, ki jih formula oceni v Excelu.

Želite odpraviti napake v delu formule - Tu je še en način uporabe tipke F9

Excelov trik #17 - Excel med urejanjem formule vstavi sklic na celico

To je daleč eno najbolj dražilnih težav v Excelu, s katerim se srečujem skoraj vsak dan. Predstavljajte si, da imate ogromno formulo, pritisnete F2, da uredite formulo (v celici ali v pogojnem oblikovanju ali poimenovanem obsegu), in takoj, ko pritisnete levo tipko za urejanje njenega dela, Excel vstavi nekaj neželenih sklicev na celice. Excel to včasih počne, saj ne ve, da ste v načinu za urejanje. Trenutni način si lahko ogledate v spodnjem levem kotu zaslona.

Pot je preprosta, enkrat pritisnite F2 za vstop v način za urejanje, zdaj pa se lahko prosto sprehajate po formuli.

Excel Trick #18 - Preveč imenovanih obsegov (ne spomnite se imen)

Veliko uporabljam Named Ranges. Ima številne prednosti in je enostaven za uporabo. Kaj pa, če je imenovanih območij preveč ?? Bi se morali vedno znova vračati k upravitelju imen?

NE !!

Preprosto uporabite bližnjico F3. Prikazal bo imena vseh poimenovanih obsegov v vašem delovnem zvezku. Samo dvokliknite tistega, ki ga želite uporabiti, in bo prilepljen (v formulo, če ga izdelujete, ali na listu)

Vprašanje za vas? Kaj se zgodi, če imate veliko imenovanih obsegov in zmanjšate povečavo pod 40%? To bom pustil, da ugotoviš.

Excel Trick #19 - Napaka napaka povsod

Napaka je ena grda pika na vaši preglednici. Toda včasih so napake nujno zlo. Morda boste želeli, da vaša formula vrne napako (recimo, če iskalne vrednosti ni mogoče najti v VLOOKUP). Vendar vam ni treba iti skozi muke, ko gledate v enega. Preprosto uporabite IFERROR.

IFERROR ne bi deloval za Excel različice 2003 in starejše. V tem primeru uporabite kombinacijo IF in ISERROR.

Excelov trik #20 - hitro morate izbrisati vse komentarje

Pogosto znova uporabljam predloge s komentarji. Odstranitev vseh komentarjev je ena od operacij na delovnem listu, ki jo opravim vsakič, ko začnem znova. Tukaj je hiter način, da naenkrat izberete vse komentarje in izbrišete vse:

1. Izberite vse celice.
2. Pojdite na Domov -> Urejanje -> Poišči in izberite -> Pojdi na Posebno.
3. Izberite Komentarji v pogovornem oknu Pojdi na posebno.
4. Kliknite V redu.

S tem bodo izbrane vse celice, ki vsebujejo komentarje. Zdaj pojdite na katero koli od izbranih celic, z desno tipko miške kliknite in izberite Izbriši komentar

Excelov trik #21 - preklapljajte samo med Excelovimi preglednicami

Ste eden tistih, ki hkrati odprejo milijarde aplikacij.

Pogosto imam hkrati odprte Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, Email in številne druge aplikacije.

Večina nas uporablja Alt + Tab za kolesarjenje po različnih odprtih aplikacijah, kaj pa, če želite kolesariti samo po odprtih Excelovih delovnih zvezkih. Uporaba Control + Tab namesto tega.

Excel Trick #22 - Prikaz številke z besedilom

Želite prikazati številko 100 kot 100 milijonov ali 100 gramov? To lahko storite in to številko še vedno uporabite pri izračunih. Trik je v tem, da poznate pravo obliko številk. Za prikaz 100 kot 100 milijonov:

1. Pojdite v celico s številkami (ali izberite vse celice, kjer želite to uporabiti).
2. Pritisnite Control + 1.
3. Na zavihku Številka pojdite na Po meri (v levem podoknu).
4. Spremenite Splošno v Splošno "Milijon".

Oblikovanje številk po meri je samo po sebi veselje. Naučite se nekaj neverjetnih trikov z uporabo oblike številk po meri

Excelov trik #23 - Hitro se pomaknite v desno v velikem naboru podatkov

Recimo, da imate ogromen nabor podatkov, ki pokriva veliko stolpcev (recimo 200 stolpcev). Prav tako se morate pogosto pomikati po svojih podatkih. Na kakšne načine lahko to storite.

• Običajen način 1: Uporabite desno puščično tipko (in pokrijte vsak stolpec enega za drugim).
• Običajen način 2: Pustite tipkovnico, primite se za miško, izberite drsnik in se pomaknite.
• Tu je tretji, ne tako običajen način-uporaba Alt + PageDown key. To počne tako, da Page down naredi za vrstice. Preskoči 20 stolpcev hkrati.

Excel Trick #24 - Trpi zaradi počasne preglednice

Vsi smo to že prestali. Excelove preglednice se ponavadi prepočasi upočasnijo.

Nekateri spodnji koraki lahko pomagajo pospešiti stvari. [Napisal sem podrobnejši članek o tem, kako pospešiti preglednice. Kliknite tukaj za branje]

• Uporabite stolpce za pomoč.
• Izogibajte se hlapnim formulam.
• Namesto samodejnega uporabite ročni način izračuna.
• Za podatke o stanovanjih uporabite Excelove tabele.
• Izogibajte se formuli matrike.

To je mojih 24 najboljših trikov v Excelu (brez posebnega vrstnega reda). Prepričan sem, da jih je na stotine več, a človek lahko naenkrat napiše le toliko !! 😉

Delite svoj seznam najboljših dnevnih trikov za odpravljanje težav, ki jih uporabljate za opravljanje dela 🙂

Uporabni viri programa Excel:

• Uporabna vprašanja za intervju v Excelu + odgovori.
• Brezplačno spletno usposabljanje za Excel.
• Brezplačne predloge programa Excel.
• Kako kopirati oblikovanje grafikona v Excelu