Preverjanje črkovanja v Excelu - kje je in kako ga uporabiti?

Oglejte si video vadnico - Preverjanje črkovanja v Excelu

Preverjanje črkovanja v Excelu se pogosto prezre, saj uporabniki Excela pogosto delajo s številkami v primerjavi z besedilom. Ampak to je še vedno eno od pomembnih preverjanj, ki bi jih morali imeti.

V primerjavi z MS Wordom ali PowerPointom, kjer lahko pod besedo, ki je bila napačno črkovana, vizualno vidite podčrtano rdeče, se v Excelu ne zgodi nič takega.

Predstavljajte si katastrofalno črkovalno napako, ki se je pojavila na vašem delovnem listu, ko ste jo poslali odjemalcu. Ne glede na to, koliko trdega dela vložite v drobljenje in analizo podatkov, vsa vaša verodostojnost pade v vodo.

No - NE več.

V tej vadnici vam bom pokazal, kako uporabljati preverjanje črkovanja v Excelu in kako lahko povečate svoja prizadevanja z možnostmi, ki so vam na voljo.

Kje najti Preverjanje črkovanja v Excelu

Možnost preverjanja črkovanja najdete na zavihku pregled na traku v Excelu.

Ko kliknete možnost Pravopis na zavihku za pregled, se odpre pogovorno okno Preverjanje črkovanja.

Bližnjica na tipkovnici za zagon preverjanja črkovanja v Excelu

Za zagon črkovanja v Excelu lahko uporabite tudi bližnjico na tipkovnici F7. Če želite to uporabiti, aktivirajte delovni list, v katerem želite zagnati preverjanje črkovanja, izberite celico/obseg celic in pritisnite F7 na tipkovnici.

Kako deluje preverjanje črkovanja v Excelu

Pomembno je vedeti, kako deluje preverjanje črkovanja v Excelu.

Če izberete celico A1, bo šla skozi vse celice v prvi vrstici, nato se pomakne v drugo vrstico in preveri vse celice v drugi vrstici (od leve proti desni), nato pa se premakne v tretjo vrstico in tako naprej. Če zazna celico s črkovalno napako, prikaže pogovorno okno Pravopis.

Če na delovnem listu izberete celico drugje, recimo B3, bo šla skozi celice na desni in nato v vrstico pod njo. Ko konča s preverjanjem vseh celic po B3, se prikaže poziv, ki uporabnika vpraša, ali želi nadaljevati preverjanje na začetku lista. Nekaj, kot je prikazano spodaj:

Če uporabnik izbere Da, se vrne nazaj in preveri preostale celice (kar bi bilo v našem primeru od A1 do B2).

Za boljše razumevanje si oglejte spodnji primer (celice so zasenčene s črkovalno napako):

Kot je prikazano, ko začnemo preverjanje črkovanja z A1, dokonča preverjanje črkovanja za vse celice. Ko pa začnemo s celico B3, preveri vse celice iz B3 in nato vpraša uporabnika, če želi nadaljevati s preverjanjem od začetka.

Razumevanje pogovornega okna Preverjanje črkovanja

Kadar koli zaženete preverjanje črkovanja v Excelu in odkrije napako, se prikaže pogovorno okno Preverjanje črkovanja (kot je prikazano spodaj):

Hitro razumemo različne možnosti, ki so na voljo v pogovornem oknu za preverjanje črkovanja:

• Ignoriraj enkrat: Če preverjanje črkovanja naleti na besedo, ki jo identificira kot napako, vendar želite, da tako ostane, lahko kliknete na Prezri enkrat. To bo napako enkrat prezrlo.
• Prezri vse: Če Excel opredeli besedo kot napako, vendar želite obdržati vse primerke te besede (takšne, kot so), kliknite Prezri vse.
• Dodaj v slovar: Če Excel označi besedo kot napako, vendar je to prava beseda, ki jo je treba uporabiti (morda je to ime ali kratica, ki jo uporabljate v svojem podjetju), jo lahko dodate v slovar. Ko je taka beseda označena kot napaka in kliknete na Dodaj v slovar, bo Excel postal del sprejemljivih besed in je ne bo več označil. Upoštevajte, da je ta beseda zdaj del Excelovega slovarja in nikoli ne bo označena v nobenem od delovnih zvezkov.
• Spremenite: Ko Excel označi napako, prikaže tudi nekaj predlogov (na primer predlaga Good namesto Goood). Obstaja lahko en ali več predlogov. Izberite predlog, ki ga želite uporabiti, in kliknite Spremeni, da ga uporabite.
• Spremeni vse: Če kliknete ta gumb, se bo z izbranim predlogom spremenilo vse pojavljanje napačno črkovane besede.
• Samodejno popravljanje: Možnost samodejnega popravljanja Excel bo spremenila napačno črkovano besedo z izbranim predlogom in jo dodala tudi na seznam samodejnih popravkov. To pomeni, da bi ga naslednjič, ko vnesete isto napačno črkovano besedo, Excel samodejno pretvoril v predlog, ki ste ga izbrali.
• Slovarski jezik: S pomočjo tega spustnega menija lahko spremenite jezik slovarja.

Tu je nekaj privzetih nastavitev za preverjanje črkovanja v Excelu:

1. Ne upošteva besed, ki so napisane z velikimi tiskanimi črkami. Na primer, če imate besedo HELLOOO, ta ne bo označena kot napaka.
2. Ne upošteva besed, ki vsebujejo številke. Na primer, če imate besedo Hello123, ne bo označena kot napaka.
3. Ignorira internetne naslove in naslove datotek.
4. NE zanemarja ponavljajočih se besed. Na primer, če imate besedilo - Pozdravljeni, kako ste? - potem bodo dodatni dodatki označeni kot napaka.

Te privzete nastavitve lahko spremenite s klikom na gumb »Možnost« v pogovornem oknu za preverjanje črkovanja. Odprlo se bo pogovorno okno Možnosti, v katerem lahko naredite potrebne spremembe.

Upam, da vam je bila ta vadnica v pomoč. Sporočite mi svoje misli tako, da spodaj pustite komentar.