Kako razvrstiti po barvah v Excelu (v manj kot 10 sekundah)

Excel ima veliko možnosti pri razvrščanju podatkov.

Ena od teh možnosti vam omogoča razvrščanje podatkov glede na barvo celice.

V spodnjem naboru podatkov lahko na primer razvrstite po barvah, da dobite imena vseh študentov, ki so na vrhu dosegli več kot 80, in vseh študentov, ki so skupaj dosegli manj kot 35, na dnu.

S funkcijo razvrščanja v Excelu lahko razvrstite glede na barvo v celici.

V tej vadnici vam bom pokazal različne scenarije, kjer lahko razvrstite po barvah, in natančne korake, ki jih potrebujete za to.

Upoštevajte, da sem v tej vadnici vzel primere, ko razvrščam na podlagi numeričnih vrednosti. Vendar te metode delujejo odlično, tudi če imate namesto številk besedilo ali datume.

Razvrsti glede na eno barvo

Če imate v nizu podatkov samo eno barvo, jo lahko preprosto razvrstite glede na to.

Spodaj je niz podatkov, kjer so vsi učenci, ki so dosegli več kot 80 točk, označeni z zeleno barvo.

Tu so koraki za razvrščanje po barvi celic:

1. Izberite celoten nabor podatkov (A1: B11 v tem primeru)
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite možnost »Razvrsti«. S tem se odpre pogovorno okno Razvrsti.
4. V pogovornem oknu Razvrsti preverite, ali je izbrana možnost »Moji podatki imajo glave«. Če vaši podatki nimajo naslovov, lahko to možnost obdržite.
5. Kliknite spustni meni »Razvrsti po« in izberite »Oznake«. To je stolpec, na podlagi katerega želimo razvrstiti podatke.
6. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« kliknite Barva celice.
7. V spustnem meniju »Naročilo« izberite barvo, na podlagi katere želite razvrstiti podatke. Ker je v našem naboru podatkov samo ena barva, prikazuje samo eno barvo (zelena)
8. V drugem spustnem meniju v vrstnem redu izberite Na vrhu. To je kraj, kjer določite, ali želite, da so vse barvne celice na vrhu nabora podatkov ali na dnu.
9. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bi vam dali niz podatkov, kot je prikazano spodaj.

Bližnjica na tipkovnici za odpiranje pogovornega okna za razvrščanje - ALT A S S (držite tipko ALT in nato pritisnite tipke A S S eno za drugo)

Upoštevajte, da razvrščanje na podlagi barve samo prerazporedi celice, da združi vse celice iste barve. Preostale celice ostanejo takšne, kot so.

Ta metoda deluje tako za celice, ki ste jih ročno označili (z barvo ozadja), kot tudi za tiste, kjer je barva celice zaradi pravil pogojnega oblikovanja.

Razvrsti glede na več barv

V zgornjem primeru smo imeli le celice z eno barvo, ki jih je bilo treba razvrstiti.

Z isto metodo lahko razvrstite, če imate celice z več barvami.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, kjer so vse celice, kjer je oznak več kot 80, v zeleni barvi, tiste, kjer je oznak manj kot 35, pa v rdeči barvi.

In te podatke želite razvrstiti tako, da imate vse celice z zeleno na vrhu in vse tiste z rdečo na dnu.

Spodaj so navedeni koraki za razvrščanje po več barvah v Excelu:

1. Izberite celoten nabor podatkov (A1: B11 v tem primeru)
2. Kliknite zavihek Podatki.
3. Kliknite možnost Razvrsti. S tem se odpre pogovorno okno Razvrsti.
4. V pogovornem oknu Razvrsti preverite, ali je izbrana možnost »Moji podatki imajo glave«. Če vaši podatki nimajo naslovov, lahko to možnost obdržite.
5. Kliknite spustni meni »Razvrsti po« in izberite »Oznake«. To je stolpec, na podlagi katerega želimo razvrstiti podatke.
6. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« kliknite Barva celice.
7. V spustnem meniju »Naročilo« izberite prvo barvo, na podlagi katere želite razvrstiti podatke. Prikazal bo vse barve, ki so v naboru podatkov. Izberite zeleno.
8. V drugem spustnem meniju v vrstnem redu izberite Na vrhu.
9. Kliknite gumb Dodaj raven. To se naredi za dodajanje drugega pogoja razvrščanja (saj želimo razvrstiti na podlagi dveh barv). S klikom na ta gumb bi dodali še en nabor možnosti razvrščanja.
10. Kliknite spustni meni »Potem do« in izberite »Oznake«
11. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« kliknite Barva celice.
12. V spustnem meniju »Naročilo« izberite drugo barvo, na podlagi katere želite razvrstiti podatke. Prikazal bo vse barve, ki so v naboru podatkov. Izberite Rdeča.
13. V drugem spustnem meniju v vrstnem redu izberite On-Bottom.
14. Kliknite V redu

Zgornji koraki bi razvrstili podatke z vso zeleno na vrhu in vsemi rdečimi na dnu.

Pojasnitev: Razvrščanje po barvah deluje s številkami in besedilnimi podatki. Morda mislite, da lahko zgoraj prikazane rezultate dosežete samo z razvrščanjem podatkov na podlagi vrednosti. Čeprav bo v tem posebnem scenariju to delovalo, si predstavljajte, da imate ogromen seznam strank/strank/izdelkov, ki ste jih ročno označili. V tem primeru ni številske vrednosti, vendar lahko kljub temu razvrstite glede na barvo celic.

Razvrsti glede na barvo pisave

Še ena neverjetna stvar pri razvrščanju v Excelu je, da lahko razvrstite tudi po barvi pisave v celicah.

Čeprav to ni tako pogosto kot pridobivanje podatkov, kjer so celice obarvane, to še vedno počne veliko ljudi. Konec koncev, samo en klik spremenite barvo pisave.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite razvrstiti te podatke, da dobite vse celice z rdečo barvo skupaj.

Spodaj so navedeni koraki za razvrščanje po barvi pisave v Excelu:

1. Izberite celoten nabor podatkov (A1: B11 v tem primeru)
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite možnost Razvrsti. S tem se odpre pogovorno okno Razvrsti.
4. V pogovornem oknu Razvrsti preverite, ali je izbrana možnost »Moji podatki imajo glave«. Če vaši podatki nimajo naslovov, lahko to možnost obdržite.
5. Kliknite spustni meni Razvrsti po in izberite »Oznake«. To je stolpec, na podlagi katerega želimo razvrstiti podatke.
6. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« kliknite Barva pisave.
7. V spustnem meniju »Naročilo« izberite barvo, na podlagi katere želite razvrstiti podatke. Ker je v našem naboru podatkov samo ena barva, je prikazana samo ena barva (rdeča)
8. V drugem spustnem meniju v vrstnem redu izberite Na vrhu. To je kraj, kjer določite, ali želite, da so vse barvne celice na vrhu nabora podatkov ali na dnu.
9. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bi razvrstili podatke z vsemi celicami s pisavo v rdeči barvi na vrhu.

Razvrsti glede na ikone pogojnega oblikovanja

Pogojno oblikovanje vam omogoča, da dodate plast vizualnih ikon, s katerimi bodo vaši podatki ali poročila/nadzorne plošče videti veliko boljše in enostavne za branje.

Če imate takšne podatke z ikonami za pogojno oblikovanje, jih lahko razvrstite tudi glede na ikone

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:

Spodaj so navedeni koraki za razvrščanje po ikonah pogojnega oblikovanja:

1. Izberite celoten nabor podatkov (A1: B11 v tem primeru)
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite možnost Razvrsti. S tem se odpre pogovorno okno Razvrsti.
4. V pogovornem oknu Razvrsti preverite, ali je izbrana možnost »Moji podatki imajo glave«. Če vaši podatki nimajo naslovov, lahko to možnost obdržite.
5. Kliknite spustni meni »Razvrsti po« in izberite »Oznake«. To je stolpec, na podlagi katerega želimo razvrstiti podatke.
6. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« kliknite »Ikona pogojnega oblikovanja«.
7. V spustnem meniju »Naročilo« izberite ikono, na podlagi katere želite razvrstiti podatke. Prikazal bo vse ikone, ki so v naboru podatkov. Najprej izberite zeleno.
8. V drugem spustnem meniju v vrstnem redu izberite Na vrhu.
9. Kliknite gumb Dodaj raven. To se naredi za dodajanje drugega pogoja razvrščanja (saj želimo razvrstiti na podlagi treh ikon). S klikom na ta gumb bi dodali še en nabor možnosti razvrščanja.
10. Kliknite spustni meni »Potem do« in izberite »Oznake«
11. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« kliknite »Ikone pogojnega oblikovanja«.
12. V spustnem meniju »Naročilo« izberite drugo ikono, na podlagi katere želite razvrstiti podatke. Prikazal bo vse ikone, ki so v naboru podatkov. Izberite rumeno.
13. V drugem spustnem meniju v vrstnem redu izberite Na vrhu.
14. Kliknite gumb Dodaj raven. To se naredi za dodajanje drugega pogoja razvrščanja. S klikom na ta gumb bi dodali še en nabor možnosti razvrščanja.
15. Kliknite spustni meni »Potem do« in izberite »Oznake«
16. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« kliknite »Ikone pogojnega oblikovanja«.
17. V spustnem meniju »Naročilo« izberite tretjo ikono, na podlagi katere želite razvrstiti podatke. Prikazal bo vse ikone, ki so v naboru podatkov. Izberite Rdeča.
18. V drugem spustnem meniju v vrstnem redu izberite Na vrhu.
19. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bi razvrstili nabor podatkov in dobili skupaj vse podobne ikone.

Upoštevajte, da bo razvrščanje potekalo po vrstnem redu, v katerem ga imate v pogovornem oknu za razvrščanje. Če so na primer vse ikone nastavljene za razvrščanje in prikaz na vrhu, bodo najprej prikazane vse celice z zelenimi ikonami, saj so v naših treh pogojih na vrhu. Nato bi imeli nastali podatki rumene ikone in nato rdeče ikone.

Ne izgubi se prvotni vrstni red podatkov

Ko razvrstite podatke, izgubite prvotni vrstni red nabora podatkov.

Če želite ohraniti tudi izvirni nabor podatkov, je najbolje, da ustvarite kopijo podatkov in nato izvedete razvrščanje kopiranih podatkov.

Druga tehnika za zagotovitev, da lahko dobite nazaj izvirne podatke, je vstavljanje stolpca s številkami vrstic.

Ko dodate ta stolpec, ga uporabite pri razvrščanju podatkov.

Če boste pozneje potrebovali prvotni vrstni red podatkov, jih lahko preprosto razvrstite po stolpcih s številkami.

Zanima me več o razvrščanju podatkov v Excelu. Tukaj je obsežen podatek o razvrščanju v Excelu, ki zajema veliko tem, kot so razvrščanje po besedilu/datumih/številkah, razvrščanje od leve proti desni, razvrščanje na podlagi delnega besedila, razvrščanje glede na velike in male črke, razvrščanje na več ravneh in veliko več.