Oglejte si video - Uporaba Flash Fill v Excelu (primeri)
Flash Fill je neverjetno orodje, ki je bilo dodano v Excel 2013 in je po tem na voljo v vseh različicah.
Za lažji vnos podatkov lahko uporabite Excel Fill v Excelu. To je pametno orodje, ki poskuša prepoznati vzorce na podlagi vnosa vaših podatkov in to naredi namesto vas.
Nekaj preprostih primerov uporabe Flash Fill je lahko pridobitev imena iz polnega imena, pridobitev začetnic imena, oblikovanje telefonskih številk itd.
Uporaba Flash Fill v Excelu - primeri
Tukaj je nekaj primerov, kjer lahko bliskovno polnjenje resnično prihrani čas z identifikacijo vzorcev in olajšanjem vnosa podatkov.
Primer 1 - Pridobite ime iz polnega imena
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:
Dokler Excel Flash Fill ni nastal, je bilo mogoče ime iz polnega imena pridobiti z uporabo besedila v stolpce ali uporabo funkcij Excel.
Zdaj pa lahko rezultate takoj dobite z novim orodjem v bloku - Flash Fill v Excelu.
Evo, kako lahko uporabite Flash Fill v Excelu, da dobite ime:
- Izberite celico poleg celice, ki vsebuje podatke (v tem primeru B2).
- Vnesite podatke (v tem primeru ime).
- Izberite celico tik pod tisto, v katero ste vnesli podatke (v tem primeru B3).
- Pojdite na zavihek Podatki in v skupini Podatkovna orodja kliknite Flash Fill.
Excel Flash Fill bi samodejno zapolnil vse celice z imenom iz nabora podatkov.
To se naredi v hipu (od tod tudi ime Excel Flash Fill).
Bližnjica na tipkovnici za uporabo Flash Fill v Excelu je Control + E.
Opomba: Flash Fill še vedno ni na voljo v različicah programa Excel za Mac.Primer 2 - Pridobite začetnice iz imena
Ker Flash Fill deluje tako, da identificira vzorce, lahko z njim pridobite začetnice imena in priimka.
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:
Za pridobitev začetnic uporabite Flash Fill v Excelu:
- Izberite celico poleg celice, ki vsebuje podatke (v tem primeru B2).
- V izbrano celico vnesite začetnico imena.
- Izberite celico tik pod tisto, v katero ste vnesli podatke (v tem primeru B3).
- Pojdite na zavihek Podatki in v skupini Podatkovna orodja kliknite Flash Fill.
Excel Flash Fill bi samodejno zapolnil vse celice z začetnicami imena.
Primer 3 - Združite imena v drugačni obliki
Čeprav lahko v Excelu uporabite Flash Fill za razdelitev podatkov (na ime ali začetnice, kot je prikazano v zgornjem primeru 1 in 2), ga lahko uporabite tudi za združevanje celic.
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:
Namen tukaj je združiti imena v naslednji obliki - Priimek, Ime. Na primer, Tony in Stark bi skupaj dala Starku, Tonyju.
Spodaj je opisano, kako lahko uporabite Flash Fill v Excelu za združevanje imen:
- Izberite celico poleg celice, ki vsebuje podatke (v tem primeru B2).
- Vnesite celico s kombiniranim imenom v želeni obliki.
- Izberite celico tik pod tisto, v katero ste vnesli podatke (v tem primeru B3).
- Pojdite na zavihek Podatki in v skupini Podatkovna orodja kliknite Flash Fill.
Excel Flash Fill bi samodejno zapolnil vse celice, kjer so imena združena v določeni obliki.
Primer 4 - Pridobite uporabniška imena z e -poštnih naslovov
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:
Namen tukaj je pridobiti uporabniško ime iz e -poštnega ID -ja (na primer, dobiti »tonystark« iz [email protected]).
Spodaj je opisano, kako lahko uporabite Flash Fill v Excelu, da pridobite uporabniška imena iz e -poštnih številk:
- Izberite celico poleg celice, ki vsebuje podatke (v tem primeru B2).
- Vnesite celico z uporabniškim imenom iz e -poštnega ID -ja iz celice na levi.
- Izberite celico tik pod tisto, v katero ste vnesli podatke (v tem primeru B3).
- Pojdite na zavihek Podatki in v skupini Podatkovna orodja kliknite Flash Fill.
Excel Flash Fill bi samodejno zapolnil vse celice, kjer so uporabniška imena iz ustreznih e -poštnih številk.
Primer 5 - Oblikovanje telefonskih številk
Flash Fill lahko uporabite z besedilom in številkami.
Tukaj je primer, kjer lahko telefonske številke oblikujete z Excel Flash Fill.
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:
Namen tukaj je dobiti telefonsko številko v naslednji obliki: XXX-XXX-XXXX.
Tukaj je, kako lahko uporabite Flash Fill v Excelu, da dobite telefonsko številko v želeni obliki:
- Izberite celico poleg celice s telefonsko številko (v tem primeru B2).
- Vnesite celico s telefonsko številko v želeni obliki.
- Izberite celico tik pod tisto, v katero ste vnesli podatke (v tem primeru B3).
- Pojdite na zavihek Podatki in v skupini Podatkovna orodja kliknite Flash Fill.
Excel Flash Fill bi samodejno zapolnil vse celice s telefonskimi številkami v določeni obliki.
Primer 6 - Izvlecite posebne podatkovne točke (na primer mesto z naslova)
Za ekstrahiranje dela iz nabora podatkov lahko uporabite Flash Fill v Excelu.
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:
Namen tukaj je dobiti kodo stanja z vsakega naslova.
Tu so koraki za pridobivanje kode stanja z naslova z uporabo Flash Fill v Excelu:
- Izberite celico poleg celice s telefonsko številko (v tem primeru B2).
- V celico vnesite kodo stanja z naslova na levi.
- Izberite celico tik pod tisto, v katero ste vnesli podatke (v tem primeru B3).
- Pojdite na zavihek Podatki in v skupini Podatkovna orodja kliknite Flash Fill.
To bi takoj izvleklo vse oznake stanja v stolpcu B.
Podobno lahko izvlečete tudi pin kode.
Omejitve Flash Fill v Excelu
Čeprav je Flash Fill neverjetno orodje, se morate zavedati njegovih omejitev, preden ga uporabite za velike in pomembne nabore podatkov:
- Rezultat Flash Fill je statičen. To pomeni, da če spremenite prvotni nabor podatkov, se rezultat Flash Fill ne bo spremenil.
- Flash Fill prezre celico s presledkom. Če uporabljate Flash Fill, se prepričajte, da celice, v katere bi prišel rezultat, nimajo presledka. Če se to zgodi, bi Excel Flash Fill preprosto prezrl.
- V nekaterih primerih lahko Flash Fill pri določanju vzorca, ki daje napačne rezultate, ne uspe. Na primer, v primeru izvlečenja srednjih imen, če obstajajo imena brez srednjega imena, bi Flash Fill dal napačne rezultate (kot je prikazano spodaj).
Napaka pri polnjenju Excel Flash
Če Flash Fill ne more prepoznati vzorca, se lahko prikaže napaka, kot je prikazano spodaj:
V tem primeru lahko zapolnite še nekaj celic, tako da Flash Fill prepozna vzorec, ali pa izmislite zamisel o uporabi Flash Fill in namesto tega uporabite Excelove funkcije.
Morda vam bodo všeč tudi naslednji vaje za Excel:
- Kako uporabljati ročico za izpolnjevanje v Excelu.
- Kako ustvariti spustni seznam v Excelu.
- 10 Excelovih nasvetov za vnos podatkov, ki jih ne smete zamuditi.
