Preverjanje podatkov v Excelu vam omogoča nadzor podatkov, ki jih lahko vnesete v celico. Uporabniku lahko omejite vnos samo določenega obsega številk ali besedila ali datuma.
S funkcijo preverjanja podatkov lahko ustvarite tudi spustni seznam Excel (kar je zagotovo ena najbolj kul in najmočnejših funkcij v Excelu)
Dostop do preverjanja podatkov v Excelu
Do preverjanja podatkov v Excelu lahko dostopate prek zavihka Podatki na traku.
V večini primerov obstajajo tri situacije, v katerih bi radi uporabili preverjanje podatkov v Excelu:
- Ko želite omejiti vnos podatkov na določene številke/besedilo/datume. Podatki, ki ne izpolnjujejo meril validacije, niso dovoljeni.
- Ko želite uporabnika obvestiti, kadar koli vnesete podatke izven dosega. Dovoljene pa so vse vrste vnosa podatkov.
- Ko uporabnika usmerite, katere podatke naj vnese. Dovoljene so vse vrste vnosov podatkov.
Pojdimo skozi te situacije enega za drugim:
Ko želite omejiti vnos podatkov na določene številke/besedilo/datume
Validacija podatkov vam omogoča, da določite pogoj za vnos podatkov v celico/celice v Excelu. Ko je enkrat določeno, uporabniku ne dovoljuje vnosa ničesar, kar je izven navedenega območja. Do te funkcije lahko dostopate tako, da odprete pogovorno okno za preverjanje podatkov in izberete možnost Nastavitve
Na spustnem seznamu lahko izberete pogoj, ki ga želite uporabiti za vrsto celic
- Vsaka vrednost - omogoča vnos katere koli vrednosti v celico.
- Celotna številka - omogoča vnos samo celih številk z dodatnimi pogoji, kot so večje/manjše, med/ne med, enako/ne enako.
- Decimal - Omogoča vnos številk z decimalkami, z dodatnimi pogoji, kot so večje/manjše, med/ne med, enako/ne enako.
- Seznam - ustvari spustni meni tako, da vzame seznam elementov (z izbiro obsega ali imenovanim obsegom).
- Datum - omogoča vnos datumov (ali njegove številčne vrednosti) z dodatnimi pogoji, kot so večje/manjše, med/ne med, enako/ne enako.
- Čas - omogoča vnos časa (ali njegove številčne vrednosti) z dodatnimi pogoji, kot so večje/manjše, med/ne med, enako/ne enako.
- Text Length (Dolžina besedila) - dovoljuje besedilo z dolžino.
- Po meri - dovoljuje vrednosti, ki izpolnjujejo določena merila. Če na primer uporabim formulo = A1> 10, so v celici A1 dovoljene samo številke, večje od 10.
Kadar koli v celico vnesete podatke, ki kršijo določen pogoj, se prikaže napaka.
Ko želite uporabnika obvestiti, kadar koli vnesete podatke izven dosega (dovoljene so vse vrste vnosa podatkov)
Medtem ko je prejšnji razdelek govoril o omejevanju uporabnika na določeno območje med vnosom podatkov, je v tem razdelku opozarjal uporabnika, če so vneseni kateri koli podatki izven dosega. Vendar je vnos podatkov še vedno dovoljen. To lahko omogočite s spreminjanjem nastavitev sporočila o napaki.
Sporočilo o napaki lahko prilagodite tako, da odprete zavihek Opozorilo o napaki v pogovornem oknu Preverjanje podatkov. Obstajajo tri možnosti:
- Stop Error - Prikaže napako zaustavitve in uporabniku ne dovoli vnosa podatkov, ki so izven določenega območja.
- Napaka opozorila - Prikaže opozorilno napako, vendar uporabniku omogoča vnos podatkov, ki so zunaj določenega območja.
- Informacijska napaka - Prikaže informacijsko napako, vendar uporabniku omogoča vnos podatkov, ki so izven določenega območja.
Ko uporabnika vodite, katere podatke naj vnese (dovoljene so vse vrste vnosa podatkov)
Recimo, da imate seznam zaposlenih in želite izvedeti datum njihovega pridružitve. Za vnos datuma je lahko več oblik (na primer 1. 1. 2014 ali 1. januar 2014 ali 1. januar 2014). Vendar pa je zaradi doslednosti bolje dati vse datume v eno obliko. Vendar je v redu, da ga ljudje vnesejo v kateri koli drugi obliki, saj je zajem podatkov izjemnega pomena.
Evo, kako je to mogoče storiti:
- Izberite poljubno celico in pojdite na zavihek Podatki -> Preverjanje podatkov
- V pogovornem oknu Preverjanje podatkov izberite zavihek Vnos sporočila
- Prepričajte se, da je potrditveno polje »Pokaži vnosno sporočilo, ko je izbrana celica«
- Na zavihku Vhodno sporočilo vnesite naslov (največ 32 znakov, neobvezno) in vnosno sporočilo (največ 256 znakov)
- Kliknite V redu. Zdaj, ko kliknete celico ali jo izberete s tipkovnico, se prikaže sporočilo.
Caution: Če premaknete polje s sporočilom iz njegovega položaja, bodo vsa polja s sporočili prikazana samo na tem mestu. Zato je varno, da ne premaknete polja s sporočilom.
Sorodni vodiči o preverjanju podatkov v Excelu:
- Omogočite vnos podatkov samo, če je napolnjena odvisna celica.
- V spustnem meniju za preverjanje podatkov prikrijte številke kot besedilo.
- Ustvarite odvisen spustni seznam preverjanja.
