Kako razvrščati v Excelu (po vrsticah, stolpcih, barvah, datumih in številkah)

Razvrščanje podatkov v Excelu je bilo zelo enostavno z vsemi vgrajenimi možnostmi.

Podatke lahko preprosto razvrstite po abecedi glede na vrednost v celicah ali po barvi celice in pisave.

Izvajate lahko tudi večstopenjsko razvrščanje stolpcev (tj. Razvrščanje po stolpcu A in nato po stolpcu B), pa tudi razvrščanje vrstic (od leve proti desni).

In če to ni dovolj, vam Excel omogoča tudi ustvarjanje lastnih seznamov po meri in razvrščanje na podlagi tega (kako kul je to). Tako lahko razvrstite podatke glede na velikosti majic (XL, L, M, S) ali odzive (popolnoma se strinjam, strinjam, se ne strinjam) ali intenzivnost (visoka, srednja, nizka)

Bottom line - pri delu z Excelom imate na voljo preveč možnosti razvrščanja.

In v tej obsežni poglobljeni vadnici vam bom pokazal vse te možnosti razvrščanja in nekaj kul primerov, kjer so te lahko koristne.

Ker je to velika vadnica z mnogimi temami, spodaj podajam vsebino. Lahko kliknete katero koli temo in takoj vas popelje tja.

Dostop do možnosti razvrščanja v Excelu

Ker je razvrščanje tako pogosta stvar, ki je potrebna pri delu s podatki, vam Excel ponuja več načinov dostopa do možnosti razvrščanja.

Gumbi za razvrščanje na traku

Najhitrejši način dostopa do možnosti razvrščanja je uporaba gumbov za razvrščanje na trakovih.

Ko kliknete zavihek Podatki na traku, boste videli možnosti »Razvrsti in filtriraj«. Trije gumbi na levi v tej skupini so za razvrščanje podatkov.

Dva majhna gumba vam omogočata razvrščanje podatkov takoj, ko nanje kliknete.

Na primer, če imate nabor podatkov z imeni, lahko preprosto izberete celoten nabor podatkov in kliknete katerega koli od obeh gumbov, da razvrstite podatke. Gumb A do Z razvrsti podatke po abecedi od najnižjega do najvišjega, gumb od Z do A pa abecedno od najvišjega do najnižjega.

Ti gumbi delujejo tudi s številkami, datumi ali urami.

Osebno teh gumbov nikoli ne uporabljam, saj so omejeni glede na to, kaj lahko naredijo, in pri njihovi uporabi je več možnosti za napake. Če pa potrebujete hitro razvrščanje (kjer v naboru podatkov ni praznih celic), je to lahko hiter način.

Pogovorno okno za razvrščanje

Na zavihku Podatki na traku je v skupini za razvrščanje še ena ikona gumba za razvrščanje.

Ko kliknete to ikono gumba za razvrščanje, se odpre pogovorno okno za razvrščanje (nekaj, kot je prikazano spodaj).

Pogovorno okno za razvrščanje je najbolj popolna rešitev za razvrščanje v Excelu. V tem pogovornem oknu lahko dostopate do vseh možnosti razvrščanja.

Vse druge metode uporabe možnosti razvrščanja so omejene in ne ponujajo popolne funkcionalnosti.

To je razlog, zakaj vedno raje uporabljam pogovorno okno, ko moram razvrščati v Excelu.

Glavni razlog za mojo prednost je, da je pri uporabi pogovornega okna zelo malo možnosti, da bi se zmotili. Vse je dobro strukturirano in označeno (za razliko od gumbov na traku, kjer se lahko zmedete, katerega uporabiti).

V tej vadnici boste večinoma našli pogovorno okno za razvrščanje podatkov. To je tudi zato, ker je nekatere stvari, ki jih obravnavam v določenih razdelkih (na primer večstopenjsko razvrščanje ali razvrščanje od leve proti desni), mogoče izvesti le z uporabo pogovornega okna.Bližnjica na tipkovnici - Če morate podatke pogosto razvrščati v Excelu, vam priporočam, da se naučite bližnjice na tipkovnici, da odprete pogovorno okno za razvrščanje. Je ALT + A + S + S

Možnosti razvrščanja v meniju Filter

Če ste za nabor podatkov uporabili filtre, lahko najdete tudi možnosti razvrščanja skupaj z možnostmi filtra. Filter lahko uporabite tako, da izberete poljubno celico v naboru podatkov, kliknete zavihek Podatki in kliknete ikono Filter.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in imate uporabljen filter.

Ko kliknete ikono filtra za kateri koli stolpec (to je majhna ikona navzdol usmerjenega trikotnika na desni strani celice glave stolpca), boste tam videli tudi nekatere možnosti razvrščanja.

Upoštevajte, da se te možnosti razvrščanja spreminjajo glede na podatke v stolpcu. Torej, če imate besedilo, vam bo prikazalo možnost razvrščanja od A do Ž ali Z do A, če pa imate številke, pa vam bo prikazalo možnosti razvrščanja od največjega do najmanjšega ali najmanjšega do največjega.

Možnosti z desnim klikom

Poleg uporabe pogovornega okna je tudi desni klik druga metoda, ki jo včasih uporabljam (tudi zelo hitra, saj traja le dva klika).

Ko imate nabor podatkov, ki ga želite razvrstiti, z desno miškino tipko kliknite katero koli celico in prikazale se bodo možnosti razvrščanja.

Upoštevajte, da vidite nekaj možnosti, ki jih ne vidite na traku ali v možnostih filtra. Čeprav obstaja običajno razvrščanje po vrednosti in možnost razvrščanja po meri (ki odpre pogovorno okno Razvrsti), so na vrhu prikazane tudi možnosti, kot je na primer Dodaj izbrano barvo celice/Barvo pisave/Ikona oblikovanja.

Ta možnost se mi zdi precej uporabna, saj mi omogoča, da hitro združim vse barvne celice (ali celice z drugačno barvo pisave) na vrhu. Pogosto imam podatke o mesečnih stroških, ki jih pregledam, in ročno označim nekatere celice. Nato lahko s to možnostjo hitro združim vse te celice na vrhu.

Zdaj, ko sem zajel vse načine dostopa do možnosti razvrščanja v Excelu, poglejmo, kako jih uporabiti za razvrščanje podatkov v različnih scenarijih.

Razvrščanje podatkov v Excelu (besedilo, številke, datumi)

Opozorilo: V večini primerov razvrščanje deluje tudi, če v nizu podatkov izberete eno celico. V nekaterih primerih pa lahko pride do težav (če imate v naboru podatkov prazne celice/vrstice/stolpce). Pri razvrščanju podatkov je najbolje izbrati celoten nabor podatkov in ga nato razvrstiti - samo zato, da se izognete morebitnim težavam.

Glede na vrsto podatkov, ki jih imate, lahko uporabite možnosti razvrščanja v Excelu.

Razvrščanje po besedilu

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite vse te zapise razvrstiti glede na ime učenca po abecednem vrstnem redu.

Spodaj so navedeni koraki za razvrščanje teh besedilnih podatkov po abecednem vrstnem redu:

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono Razvrsti. S tem se odpre pogovorno okno Razvrsti.
4. V pogovornem oknu Razvrsti preverite, ali so izbrani moji podatki. Če vaši podatki nimajo naslovov, lahko to počistite.
5. V spustnem meniju »Razvrsti po« izberite »Ime«
6. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« preverite, ali je izbrana možnost »Vrednosti celic«
7. V spustnem meniju Naročilo izberite A-Z
8. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bi razvrstili celoten nabor podatkov in dali rezultat, kot je prikazano spodaj.

Zakaj preprosto ne uporabite gumbov na traku?

Zgornji način razvrščanja podatkov v Excelu je lahko videti kot veliko korakov v primerjavi s klikom na ikono razvrščanja na traku.

In to je res.

Zgornja metoda je daljša, vendar obstaja ni možnosti napake.

Ko uporabljate gumbe za razvrščanje na traku, je lahko nekaj stvari narobe (to pa je težko opaziti, če imate velik nabor podatkov.

Medtem ko kasneje v tej vadnici razpravljam o slabostih uporabe gumbov, naj vam na hitro pokažem, kaj lahko gre narobe.

V spodnjem primeru, ker Excel ne more prepoznati, da obstaja vrstica z glavo, razvrsti celoten nabor podatkov, vključno z glavo.

Tej težavi se izognete s pogovornim oknom za razvrščanje, saj vam izrecno daje možnost, da določite, ali imajo vaši podatki glave ali ne.

Ker uporaba pogovornega okna Razvrsti odpravlja možnosti napak, vam priporočam, da ga uporabite namesto vseh drugih načinov razvrščanja v Excelu

Razvrščanje po številkah

Predvidevam, da ste že spoznali, kako deluje razvrščanje besedila (zajeto nad tem razdelkom).

Druge vrste razvrščanja (na primer glede na številke ali datume ali barve) bodo uporabljale skoraj enake korake z manjšimi spremembami.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in jih želite razvrstiti glede na ocene, ki jih je dosegel vsak učenec.

Spodaj so navedeni koraki za razvrščanje teh podatkov glede na številke:

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono Razvrsti. S tem se odpre pogovorno okno Razvrsti.
4. V pogovornem oknu Razvrščanje preverite, ali so izbrani moji podatki. Če vaši podatki nimajo naslovov, lahko to počistite.
5. V spustnem meniju »Razvrsti po« izberite »Ime«
6. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« preverite, ali je izbrana možnost »Vrednosti celic«
7. V spustnem meniju Naročilo izberite »Od največjega do najmanjšega«
8. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bi razvrstili celoten nabor podatkov in dali rezultat, kot je prikazano spodaj.

Razvrščanje po datumu/času

Čeprav sta datum in čas morda drugačna, nista nič drugega kot številke.

V Excelu bi bila na primer številka 44196 vrednost datuma za 31. december 2021-2022. To številko lahko oblikujete tako, da je videti kot datum, vendar v zaledju v Excelu še vedno ostaja številka.

To vam omogoča tudi obravnavo datumov kot številk. Tako lahko celici z datumom dodate 10, ki vam bo dala številko za datum 10 dni kasneje.

Enako velja za čas v Excelu.

Na primer, številka 44196.125 predstavlja 3. uro 31. decembra 2021-2022. Medtem ko celoštevilčni del števila predstavlja cel dan, vam decimalni del poda čas.

Ker sta datum in čas številki, jih lahko razvrstite kot številke.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite te podatke razvrstiti glede na datum oddaje projekta.

Spodaj so navedeni koraki za razvrščanje teh podatkov glede na datume:

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono Razvrsti. S tem se odpre pogovorno okno Razvrsti.
4. V pogovornem oknu Razvrsti preverite, ali so izbrani moji podatki. Če vaši podatki nimajo naslovov, lahko to počistite.
5. V spustnem meniju »Razvrsti po« izberite »Datum oddaje«
6. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« preverite, ali je izbrana možnost »Vrednosti celic«
7. V spustnem meniju Naročilo izberite »Najstarejše do najnovejše«
8. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bi razvrstili celoten nabor podatkov in dali rezultat, kot je prikazano spodaj.

Upoštevajte, da čeprav sta datum in čas številki, je Excel še vedno ugotovil, da se razlikujeta v načinu prikaza. Ko torej razvrščate po datumu, so prikazana merila za razvrščanje »Od najstarejšega do najnovejšega« in »Od najnovejšega do najstarejšega«, ko pa uporabite številke, pa od »Od največjega do najmanjšega« ali »Od najmanjšega do največjega«. Tako majhne stvari, zaradi katerih je Excel odlično orodje za preglednice (PS: Google Preglednice ne prikazujejo toliko podrobnosti, le nežno razvrščanje po A-Z ali Z-A)

Razvrščanje po barvi celice / barvi pisave

Ta možnost je neverjetna in jo uporabljam ves čas (morda malce preveč).

Pogosto imam nabore podatkov, ki jih ročno analiziram in označim celice. Na primer, pregledoval sem seznam člankov na tem spletnem dnevniku (ki jih imam v Excelovem listu) in izpostavil tiste, ki jih moram izboljšati.

Ko končam, lahko te podatke hitro razvrstim glede na barve celic. To mi pomaga pri združevanju vseh teh označenih celic/vrstic na vrhu.

Če želite dodati neverjetnost, lahko razvrstite glede na več barv. Če torej označim celice z imeni člankov, ki potrebujejo takojšnjo pozornost z rdečo barvo, nekatere pa lahko pozneje obravnavamo z rumeno, lahko podatke razvrstim tako, da bodo prikazane vse rdeče vrstice, ki jim sledi rumena.

Če vas zanima več, sem pred kratkim napisal ta članek o razvrščanju na podlagi več barv. V tem razdelku vam bom hitro pokazal, kako razvrščati samo na podlagi ene barve

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in ga želite razvrstiti po barvi ter dobiti vse rdeče celice na vrhu.

Spodaj so navedeni koraki za razvrščanje po barvah:

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono Razvrsti. S tem se odpre pogovorno okno Razvrsti.
4. V pogovornem oknu Razvrsti preverite, ali so izbrani moji podatki. Če vaši podatki nimajo naslovov, lahko to počistite.
5. V spustnem meniju »Razvrsti po« izberite »Datum oddaje« (ali kateri koli stolpec, kjer imate obarvane celice). Ker imamo v tem primeru barvne celice v vseh stolpcih, lahko izberete katero koli.
6. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« izberite »Barva celice«.
7. V spustnem meniju Naročilo izberite barvo, s katero želite razvrstiti. Če imate v naboru podatkov več barv celic, bodo tukaj prikazane vse te barve
8. V zadnjem spustnem meniju izberite »Na vrhu«. Tu določite, ali želite, da so barvne celice na vrhu nabora podatkov ali na dnu.
9. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bi razvrstili vaš nabor podatkov po barvi in ​​dobili boste rezultat, kot je prikazano spodaj.

Tako kot smo te podatke razvrstili glede na barvo celice, lahko to storite tudi glede na barvo pisave in ikono pogojnega oblikovanja.

Razvrščanje podatkov na več ravneh

V resnici so nabori podatkov redko tako preprosti, kot jih uporabljam v tej vadnici.

Vaše se lahko razširijo na tisoče vrstic in na stotine stolpcev.

In ko imate nabore podatkov tako velike, je potrebno tudi več podatkovnih rezin in kock. Razvrščanje podatkov na več ravneh je ena izmed stvari, ki jih boste morda potrebovali, če imate velik nabor podatkov.

Razvrščanje podatkov na več ravneh pomeni, da lahko nabor podatkov razvrstite na podlagi vrednosti v enem stolpcu in ga nato znova razvrstite na podlagi vrednosti v drugih stolpcih.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite te podatke razvrstiti na podlagi dveh meril:

1. Regija
2. Prodaja

Rezultat tega razvrščanja na podlagi zgornjih dveh meril vam bo dal niz podatkov, kot je prikazano spodaj.

V zgornjem primeru imamo podatke najprej razvrščene po regijah, nato pa znotraj vsake regije, podatki so nadalje razvrščeni glede na prodajno vrednost.

To nam hitro omogoča, da vidimo, kateri prodajni predstavniki so v vsaki regiji odlični ali kateri slabši.

Spodaj so navedeni koraki za razvrščanje podatkov na podlagi več stolpcev:

1. Izberite celoten nabor podatkov, ki ga želite razvrstiti.
2. Kliknite zavihek Podatki.
3. Kliknite ikono za razvrščanje (spodaj prikazano). S tem se odpre pogovorno okno Razvrsti.
4. V pogovornem oknu Razvrsti preverite, ali so izbrani moji podatki. Če vaši podatki nimajo naslovov, lahko to počistite.
5. V pogovornem oknu Razvrsti izberite naslednje
   • Razvrsti po (stolpec): Regija (to je prva stopnja razvrščanja)
   • Razvrsti na: Vrednosti celic
   • Naročilo: od A do Ž
6. Kliknite Dodaj raven (to bo dodalo drugo raven možnosti razvrščanja).
7. Pri drugi stopnji razvrščanja izberite naslednje:
   • Nato po (stolpec): Prodaja
   • Razvrsti na: Vrednosti
   • Vrstni red: Od največjega do najmanjšega
8. Kliknite V redu

Nasvet za profesionalce: V pogovornem oknu Razvrstitev je funkcija »Kopiraj raven«. To hitro kopira izbrano raven razvrščanja, nato pa jo lahko preprosto spremenite. Dobro je poznati to funkcijo in vam lahko prihrani čas, če morate razvrstiti na podlagi več stolpcev.

Spodaj je videoposnetek, v katerem sem pokazal, kako narediti večstopenjsko razvrščanje v Excelu:

Razvrščanje na podlagi seznama po meri

Čeprav Excel že ima nekatera skupna merila za razvrščanje (na primer razvrščanje po abecedi z besedilom, najmanjše do največje ali največje do najmanjše s številkami, najstarejše do najnovejše ali najnovejše do najstarejše z datumi), to morda ne bo dovolj.

Za primer, recimo, da imam naslednji nabor podatkov:

Zdaj, če jih razvrstim glede na regijo po abecedi, imam dve možnosti - od A do Z ali od Z do A. Spodaj je tisto, kar dobim, ko te podatke razvrstim po abecedi od A do Z s pomočjo stolpca regije.

Kaj pa, če želim, da je ta vrstni red vzhod, zahod, sever, jug?

Seveda lahko podatke razvrstite po razvrščanju, vendar to ni učinkovit način.

Pravilen način za to bi bil uporaba seznamov po meri.

Seznam po meri je seznam, ki ga Excel lahko ustvari in nato uporabi tako kot vgrajene sezname (na primer imena mesecev ali imena delavnikov). Ko ustvarite seznam po meri, ga lahko uporabite v funkcijah, kot so razvrščanje podatkov ali ročaj za izpolnjevanje.

Nekaj ​​primerov, kjer so lahko seznami po meri uporabni, je:

• Razvrščanje podatkov glede na ime regije/mesta
• Razvrščanje glede na velikosti majic - majhne, ​​srednje, velike, zelo velike
• Razvrščanje na podlagi odgovorov na anketo - popolnoma se strinjam, se strinjam, nevtralno, se ne strinjam
• Razvrščanje glede na verjetnost - visoka, srednja, nizka

Prvi korak pri razvrščanju na podlagi meril po meri je ustvariti seznam po meri.

Koraki za ustvarjanje seznama po meri v Excelu:

1. Kliknite zavihek Datoteka
2. Kliknite Možnosti
3. V pogovornem oknu za Excelove možnosti na seznamu v levem podoknu izberite »Napredno«.
4. V možnosti Napredno se pomaknite navzdol in izberite »Uredi seznam po meri«.
5. V pogovorno okno Seznami po meri vnesite svoja merila v polje z naslovom Vnosi na seznam. Vnesite svoja merila, ločena z vejico (vzhod, zahod, sever, jug) [lahko tudi uvozite svoja merila, če so na seznamu].
6. Kliknite Dodaj
7. Kliknite V redu

Ko dokončate zgornje korake, bo Excel ustvaril in shranil seznam po meri, ki ga lahko uporabite za razvrščanje podatkov.

Upoštevajte, da je vrstni red postavk na seznamu po meri tisti, ki določa, kako bo vaš seznam razvrščen.

Ko ustvarite seznam po meri v enem Excelovem delovnem zvezku, postane na voljo vsem delovnim zvezkom v vašem sistemu. Torej ga morate ustvariti le enkrat in ga lahko znova uporabite v vseh delovnih zvezkih.

Koraki za razvrščanje s pomočjo seznama po meri

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in ga želite razvrstiti glede na regije (vrstni red razvrščanja je vzhod, zahod, sever in jug)

Ker smo že ustvarili seznam po meri, ga lahko uporabimo za razvrščanje podatkov.

Tu so koraki za razvrščanje nabora podatkov s seznamom po meri:

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono Razvrsti. S tem se odpre pogovorno okno Razvrsti.
4. V pogovornem oknu Razvrsti preverite, ali so izbrani moji podatki. Če vaši podatki nimajo naslovov, lahko to počistite.
5. V spustnem meniju »Razvrsti po« izberite »Regija« (ali kateri koli stolpec, kjer imate obarvane celice)
6. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« izberite »Vrednosti celic«.
7. V spustnem meniju Naročilo izberite »Seznam po meri«. Takoj, ko ga kliknete, se odpre pogovorno okno Seznami po meri.
8. V pogovornem oknu Seznami po meri v levem podoknu izberite že ustvarjen seznam po meri.
9. Kliknite V redu. Ko to storite, boste v spustnem polju za razvrščanje videli merila razvrščanja po meri
10. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bodo razvrstili vaš nabor podatkov na podlagi meril razvrščanja po meri.

Opomba: Za razvrščanje podatkov na podlagi podatkov vam ni treba vnaprej ustvariti seznama po meri. Ustvarite ga lahko tudi v pogovornem oknu Razvrsti. Ko kliknete Seznam po meri (v zgornjem koraku 7), se odpre pogovorno okno seznama po meri. Tam lahko ustvarite tudi seznam po meri.

Seznami po meri ne razlikujejo med velikimi in malimi črkami. Če želite narediti razvrščanje glede na velike in male črke, si oglejte ta primer.

Razvrščanje od leve proti desni

Čeprav boste v večini primerov verjetno razvrstili glede na vrednosti stolpcev, boste včasih morda morali razvrstiti tudi glede na vrednosti vrstic.

Na primer, v spodnjem nizu podatkov ga želim razvrstiti glede na vrednosti v vrstici Region.

Čeprav ta vrsta podatkovne strukture ni tako pogosta kot stolpčni podatki, sem še vedno videl veliko ljudi, ki delajo s tovrstno konstrukcijo.

Excel ima vgrajeno funkcionalnost, ki vam omogoča razvrščanje od leve proti desni.

Spodaj so navedeni koraki za razvrščanje teh podatkov od leve proti desni:

1. Izberite celoten nabor podatkov (razen glav)
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono Razvrsti. S tem se odpre pogovorno okno Razvrsti.
4. V pogovornem oknu Razvrsti kliknite Možnosti.
5. V pogovornem oknu Možnosti razvrščanja izberite »Razvrsti od leve proti desni«
6. Kliknite V redu.
7. V spustnem meniju »Razvrsti po« izberite vrstico 1. S tem določimo, da je treba razvrščanje opraviti na podlagi vrednosti v 1. vrstici
8. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« izberite »Vrednosti celic«.
9. V spustnem meniju Naročilo izberite A-Z (če želite, lahko uporabite tudi seznam razvrščanja po meri)
10. Kliknite V redu.

Zgornji koraki bi razvrstili podatke od leve proti desni glede na vrednosti 1. vrstice.

Excel pri razvrščanju od leve proti desni ne prepozna (ali celo dovoli, da določite) glave. Zato morate pri razvrščanju podatkov zagotoviti, da celice glave niso izbrane. Če izberete tudi celice z glavo, bodo te razvrščene glede na vrednost v njih.

Opomba: Drug način razvrščanja podatkov od desne proti levi je lahko prenos podatkov in njihovo pridobivanje v obliki stolpca. Ko ga imate, lahko uporabite katero koli od doslej zajetih metod razvrščanja. Ko je razvrščanje končano, lahko dobljene podatke prekopirate in prilepite kot prenesene podatke.

Spodaj je videoposnetek, v katerem sem pokazal, kako razvrstiti podatke od leve proti desni v Excelu

Razvrščanje glede na velike in male črke v Excelu

Doslej je bilo v vseh zgornjih primerih razvrščanje neodvisno od malih in velikih črk.

Kaj pa, če želite razvrščanje razlikovati med velikimi in malimi črkami.

Na srečo vam Excel omogoča, da določite, ali želite razvrščanje razlikovati med velikimi in malimi črkami ali ne.

Opomba: Čeprav vam večinoma ni treba skrbeti za razvrščanje glede na velike in male črke, je to lahko v pomoč, če podatke dobite iz zbirke podatkov, kot je Salesforce, ali če podatke ročno zberete in različni ljudje vnesejo isto besedilo v različne primere. Razvrstitev glede na velike in male črke vam lahko pomaga voditi vse zapise iste osebe/zbirke podatkov.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite razvrstiti te podatke glede na stolpec regije:

Spodaj so navedeni koraki za razvrščanje podatkov po abecedi in za razliko med velikimi in malimi črkami:

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Kliknite zavihek Podatki
3. Kliknite ikono Razvrsti. S tem se odpre pogovorno okno Razvrsti.
4. V pogovornem oknu Razvrsti preverite, ali so izbrani moji podatki. Če vaši podatki nimajo naslovov, lahko to počistite.
5. Kliknite gumb Možnosti
6. V pogovornem oknu Možnosti razvrščanja preverite možnost »Občutljivo na velike in male črke«
7. Kliknite V redu.
8. V spustnem meniju »Razvrsti po« izberite »Regija«
9. V spustnem meniju »Razvrsti vklopljeno« izberite »Vrednosti celic«.
10. V spustnem meniju za naročilo izberite od A do Ž
11. Kliknite V redu.

Zgornji koraki ne bi le razvrstili podatkov po abecedi glede na regijo, ampak bi tudi povečali razliko med velikimi in malimi črkami.

Rezultate boste dobili, kot je prikazano spodaj:

Ko razvrščate od A do Z, je majhno besedilo postavljeno nad velikimi črkami.

Pridobivanje izvirnega vrstnega reda razvrščanja

Pogosto se pri razvrščanju podatkov v Excelu morda želite vrniti na prejšnji ali prvotni vrstni red razvrščanja in začeti znova,

Čeprav lahko funkcijo razveljavitve v Excelu (z uporabo Control Z) uporabite za korak nazaj, je lahko zmedeno, če ste po razvrščanju podatkov že naredili več stvari.

Razveljavitev deluje tudi, dokler delovni zvezek ni odprt, ko pa shranite in zaprete, pozneje pa ga odprete, se ne boste mogli vrniti v prvotni vrstni red razvrščanja.

Tu sta dva preprosta načina, da zagotovite, da ne izgubite prvotnega vrstnega reda razvrščanja in ga vrnete tudi po razvrščanju podatkov:

1. Naredite kopijo izvirnega nabora podatkov. To je nekaj, kar vam priporočam, tudi če ne potrebujete izvirnega vrstnega reda razvrščanja. Lahko imate delovni zvezek z vsemi podatki in nato preprosto ustvarite kopijo delovnega zvezka in delate na kopiji. Ko delam na kritičnih naborih podatkov, vsak dan naredim kopijo (z datumom ali številko različice kot delom imena delovnega zvezka).
2. Dodajte stolpec z vrsto številk. Ta vrsta števil se zmeša, ko razvrstite podatke, če pa se želite vrniti na prvotne podatke, lahko razvrstite na podlagi te serije številk.

V tem razdelku vam bom na hitro pokazal, kaj pomeni z dodajanjem serije in njeno uporabo za vrnitev izvirnega vrstnega reda razvrščanja.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:

Če želite zagotoviti, da lahko po razvrščanju pridobite nazaj te podatke, dodajte stolpec za pomoč in v njem imejte niz številk (kot je prikazano spodaj).

Tukaj je vadnica z različnimi načini za hitro dodajanje stolpca s številkami

Ko imate pomožni stolpec, ga vključite med razvrščanjem tega nabora podatkov.

Recimo, da razvrstim te podatke glede na regijo in na koncu dobim podatke, kot je prikazano spodaj:

Če se želim vrniti k prvotnemu naboru podatkov, lahko te podatke preprosto znova razvrstim, vendar na podlagi stolpca pomočnikov (od nizkega do visokega).

Enostavno … kajne?

Če ne želite, da se stolpec za pomoč prikaže, ga lahko skrijete ali ustvarite varnostno kopijo in jo nato izbrišete.

Nekatere pogoste težave pri razvrščanju podatkov v Excelu

Na začetku tega članka sem vam pokazal različne načine razvrščanja podatkov v Excelu (vključno z gumbi za razvrščanje na traku, možnostmi desnega klika, možnostjo filtriranja in pogovornim oknom za razvrščanje).

Ponovimo še enkrat: pogovorno okno za razvrščanje zmanjša možnosti ali morebitne težave ali napake.

Zdaj pa naj vam pokažem, kaj lahko gre narobe, ko uporabite gumb za razvrščanje na traku (tisti, prikazani spodaj)

Ne identificiranje naslovov stolpcev

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:

To izgleda kot dostojno oblikovan niz podatkov z jasno oblikovanimi glavami z barvo celice in krepko pisavo.

Ko torej razvrščate te podatke glede na imena (z uporabo gumbov za razvrščanje na traku), bi pričakovali, da bo glava ostala na vrhu, preostali podatki pa bodo razvrščeni.

Kaj pa se zgodi, ko to storite - glava velja tudi za običajne podatke in se razvrsti (kot je prikazano spodaj).

Čeprav je Excel dovolj pameten, da prepozna glave, tega v tem primeru ni uspel. Ko uporabljate gumbe za ikone razvrščanja na traku, niste mogli ročno določiti, da imajo ti podatki glave.

Opomba: Ta težava se pojavi, ko imam nabor podatkov in dodam ter oblikujem glave in jih razvrstim. Običajno bi bil Excel dovolj pameten, da bi ugotovil, da so v nizu podatkov glave (še posebej, če se vrsta podatkov glave in podatki v stolpcu razlikujejo). Toda v tem primeru mi ni uspelo, ko sem dodal glavo in takoj razvrstil. Če shranim ta delovni zvezek, ga zaprem in znova odprem, Excel nekako uspe prepoznati prvo vrstico in glavo.

Čeprav to v večini primerov morda ne bo težava, obstaja še vedno možnost, da uporabite ikone za razvrščanje na traku, vendar z uporabo pogovornega okna odpravite to težavo, saj lahko določite, da imate glave.

Ne identificira praznih vrstic/stolpcev

To vprašanje razvrščanja je nekoliko bolj zapleteno - in veliko pogostejše, kot si mislite.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj. Upoštevajte, da je vrstica številka 6 skrita (in to je prazna vrstica).

Če izberem katero koli celico v prvih štirih vrsticah podatkov (tiste nad skrito prazno vrstico) in razvrstim te podatke z gumbi ikone za razvrščanje, bi razvrstil samo prve štiri zapise v nizu podatkov (od 2. vrstice do 5). Podobno, če izberem katero koli celico v naboru podatkov pod skrito prazno vrstico, bo razvrstila le zadnjih sedem vrstic.

In če tega ne iščete posebej, boste verjetno zamudili to grozljivo napako.

Kako se prepričati, da ne boste naredili te napake pri razvrščanju?

Če želite zagotoviti, da ne boste postali žrtev te težave, morate pred razvrščanjem preveriti nabor podatkov.

Pred razvrščanjem podatkov izberite celoten nabor podatkov.

To lahko storite tako, da izberete poljubno celico v naboru podatkov in nato uporabite bližnjico na tipkovnici - Control + A.

Če so v naboru podatkov prazne vrstice/stolpci, ne bo izbran celoten nabor podatkov. To lahko ugotovite s hitrim skeniranjem orisa izbora.

Če vidite, da je zunaj izbora ostalo nekaj podatkov, jih lahko izberete ročno.

Če se želite izogniti tej težavi, je najbolje, da najprej razkrijete vse skrite vrstice in stolpce in nato nadaljujete z razvrščanjem podatkov tako, da izberete celoten nabor podatkov ali najprej izbrišete prazne vrstice.

Delno razvrščanje (glede na priimek)

Včasih imate morda nabor podatkov, ki ga želite razvrstiti glede na del besedila.

Recimo, da imam nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in jih želim razvrstiti glede na priimek.

Če želite to narediti, moram te podatke ločiti, tako da imam v enem stolpcu samo priimke. Ko ga imam, lahko uporabim ta stolpec za razvrščanje podatkov.

Spodaj je formula, ki mi lahko da priimek:

= DESNO (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

Tako boste dobili rezultat, kot je prikazano spodaj.

Zdaj lahko uporabite stolpec Priimek za razvrščanje teh podatkov.

Ko končate, lahko stolpec s priimkom izbrišete ali skrijete.

Upoštevajte, da zgornja formula deluje, če imate imena samo z imenom in priimkom in vmes nimate dvojnih presledkov. Če imate podatke o imenih, ki so drugačni, boste morali prilagoditi formulo. Besedilo v stolpec lahko uporabite tudi za hitro razdelitev imen na podlagi presledka kot ločila.

To je le en primer razvrščanja na podlagi delnih podatkov. Drugi primeri lahko vključujejo razvrščanje glede na mesta po naslovu ali ID zaposlenega na podlagi kod oddelkov.

Če je besedilo, na podlagi katerega morate razvrstiti, na začetku besedila, lahko uporabite samo običajno funkcijo razvrščanja.

Drugi primeri razvrščanja (z uporabo formule in VBA)

Doslej sem v tej vadnici obravnaval primere, v katerih smo uporabili vgrajeno funkcijo razvrščanja v Excelu.

Samodejno razvrščanje po formuli

Ko uporabite vgrajeno funkcijo razvrščanja in nato spremenite kakršen koli podatek v naboru podatkov, ga morate znova razvrstiti. Funkcija razvrščanja ni dinamična.

Če želite dobiti nabor podatkov, ki se samodejno razvrsti ob vsaki spremembi, lahko to storite s formulami.

Upoštevajte, da morate za to ločiti izvirni nabor podatkov in razvrščeni nabor podatkov (kot je prikazano spodaj)

Imam podrobno vadnico, kjer obravnavam, kako razvrščati po abecednem redu s formulami. Prikazuje dva načina za to - uporabo pomožnih stolpcev in uporabo matrične formule.

Excel je predstavil tudi formulo za dinamično matriko SORT, ki to enostavno naredi (brez pomožnega stolpca ali zapletene formule matrike). Ker pa je to precej novo, v svoji različici Excela morda do njega nimate dostopa.

Razvrščanje z uporabo VBA

In končno, če želite zaobiti vse pogovorno okno za razvrščanje ali druge možnosti razvrščanja, lahko za razvrščanje podatkov uporabite VBA.

V spodnjem primeru imam nabor podatkov, ki razvrsti podatke, ko dvakrat kliknem na glavo stolpca. To olajša razvrščanje in ga lahko uporabite na nadzornih ploščah, da bo uporabniku prijaznejše.

Tukaj je podrobna vadnica, kjer obravnavam, kako razvrstiti podatke z uporabo VBA in ustvariti nekaj, kot je prikazano zgoraj.

Poskušal sem zajeti veliko primerov, da bi vam pokazal različne načine razvrščanja podatkov v Excelu in vse stvari, ki jih morate upoštevati pri tem.

Upam, da se vam je ta vadnica zdela uporabna.