7 neverjetnih trikov v obliki zapisa Excel po meri (morate vedeti)

Oblikovanje številk Excel po meri je oblačilo za podatke v celicah Excel. Lahko jih oblečete tako, kot želite. Vse kar potrebujete je nekaj znanja o tem, kako deluje Excelov format številk po meri.

Z oblikovanjem številk po meri v Excelu lahko spremenite način prikaza vrednosti v celicah, hkrati pa ohranite prvotno vrednost nedotaknjeno.

Na primer, lahko nastavim, da se vrednost datuma prikaže v različnih oblikah datuma, medtem ko osnovna vrednost (številka, ki predstavlja datum) ostane enaka.

V tej vadnici bom zajel vse o obliki številk po meri v Excelu in vam pokazal tudi nekaj resnično uporabnih primerov, ki jih lahko uporabite pri svojem vsakodnevnem delu.

Pa začnimo!

Excel Konstrukcija oblike številke po meri

Preden vam pokažem izjemnost tega, naj na kratko razložim, kako oblikovanje številk po meri deluje v Excelu.

Po zasnovi lahko Excel v celico sprejme naslednje štiri vrste podatkov:

• Pozitivno število
• negativno število
• 0
• Besedilni nizi (to lahko vključuje tudi čiste besedilne in alfanumerične nize)

Druga vrsta podatkov, ki jih Excel lahko sprejme, so datumi, ker pa so vse vrednosti datuma in časa shranjene kot številke v Excelu, bi bile te zajete kot del pozitivnega števila.

Za katero koli celico na delovnem listu v Excelu lahko določite, kako naj bo vsaka od teh vrst podatkov prikazana v celici.

Spodaj je sintaksa, v kateri lahko določite to obliko.

;;;

Upoštevajte, da so vse te ločene s podpičjem (;).

Vse, kar vnesete v celico v Excelu, bi spadalo v eno od teh štirih kategorij, zato je zanj mogoče določiti obliko po meri.

Če omenjate le:

• En format: Uporablja se za vse štiri oddelke. Če na primer napišete samo Splošno, bo to veljalo za vse štiri razdelke.
• Dva formata: Prva se uporablja za pozitivna števila in ničle, druga pa za negativna števila. Oblika besedila privzeto postane Splošna.
• Trije formati: Prva se uporablja za pozitivna števila, druga se uporablja za negativna števila, tretja se uporablja za nič, besedilo pa izgine, ker za besedilo ni določeno nič.

Če želite izvedeti več o oblikovanju številk po meri, toplo priporočam razdelek Office Help.

Kako to deluje in kje vnesti te oblike, je opisano v nadaljevanju te vadnice. Zaenkrat ne pozabite, da je to sintaksa za obliko katere koli celice

Kako oblika zapisa števil po meri deluje v Excelu

Nato odprete nov Excelov delovni zvezek, privzeto imajo vse celice na vseh delovnih listih v tem delovnem zvezku splošno obliko, kjer:

• Pozitivne številke so prikazane kot so (poravnane levo)
• Negativne številke so prikazane z znakom minus (in poravnane levo)
• Nič je prikazano kot 0 (in poravnano levo)
• Besedilo je prikazano kot je (poravnano desno)

Če vnesete datum, se prikaže na podlagi vaše regionalne nastavitve (v obliki DD-MM-LLLL ali MM-DD-LLLL).

Tako je privzeto oblikovanje številke celice:

Splošno; Splošno; Splošno; Splošno

Kadar je vsak tip podatkov oblikovan kot Splošno (in upoštevajte zgoraj omenjena pravila glede na to, ali gre za pozitivno število, negativno število, 0 ali besedilo)

Zdaj je privzeta nastavitev v redu, kako pa spremenite obliko. Na primer, če želim, da so moje negativne številke prikazane v rdeči barvi ali da se moji datumi prikažejo v določeni obliki, kako to storim.

Z uporabo spustnega menija Format na traku

Nekatere pogosto uporabljene oblike številk najdete na zavihku Domov v skupini Številka.

To je spustni meni, ki prikazuje številne pogosto uporabljene oblike, ki jih lahko uporabite za celico, tako da preprosto izberete celico in nato izberete obliko s tega seznama.

Na primer, če želite pretvoriti številke v odstotke ali pretvoriti datume v obliko kratkega datuma ali obliko datuma v dolgi obliki, lahko to preprosto storite z uporabo možnosti v spustnem meniju.

Uporaba pogovornega okna Oblikuj celice

Pogovorna okna Oblikovanje celic, kjer boste dobili največjo prilagodljivost pri uporabi oblik v celici v Excelu.

Že ima veliko vnaprej pripravljenih oblik, ki jih lahko uporabite, ali če želite ustvariti lastno obliko številke po meri, lahko to storite tudi vi.

Tukaj je opisano, kako odprete pogovorno okno Oblikuj celice;

1. Kliknite zavihek Domov
2. V skupini Število kliknite ikono zaganjalnika pogovornega okna (majhna nagnjena puščica v spodnjem desnem kotu skupine).

S tem se odpre pogovorno okno Oblikovanje celic. V njem boste našli vse oblike na zavihku Številka (skupaj z možnostjo ustvarjanja oblik celic po meri)

Za odpiranje pogovornega okna celic za oblikovanje lahko uporabite tudi to bližnjico na tipkovnici:

CONTROL + 1 (vse tipke Control in nato pritisnite tipko 1).

Če uporabljate Mac, lahko uporabite CMD + 1

Zdaj pa imejmo nekaj praktičnih primerov, kjer bomo ustvarili lastne oblike številk po meri.

Primeri uporabe oblikovanja številk po meri v Excelu

Zdaj pa imejmo nekaj praktičnih primerov, kjer bomo ustvarili lastne oblike številk po meri.

Skrij vrednost celice (ali skrij vse vrednosti v obsegu celic)

Včasih boste morda morali skriti vsebino celice (ne da bi skrili vrstico ali stolpec, ki vsebuje celico).

Praktičen primer tega je, ko ustvarjate Excelovo nadzorno ploščo in obstaja nekaj vrednosti, ki jih uporabljate na nadzorni plošči, vendar ne želite, da jih uporabniki vidijo. zato lahko te vrednosti preprosto skrijete

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite skriti vse številske vrednosti:

Evo, kako to storiti z oblikovanjem po meri v Excelu:

1. Izberite celico ali obseg celic, za katere želite skriti vsebino celice
2. Odprite pogovorno okno Oblikovanje celic (bližnjica na tipkovnici Control + 1)
3. Na zavihku Številka kliknite Po meri
4. V polje Vrsta vnesite naslednjo obliko:

   ;;;

Kako to deluje?

Oblika štirih različnih tipov podatkov je razdeljena s podpičjem v naslednji obliki:

;;;

Pri tej tehniki smo odstranili obliko in podali samo podpičje, kar pomeni, da ne želimo nobenega oblikovanja celic. To je znak, da Excel skrije vso vsebino v celici.

Upoštevajte, da čeprav to skriva vsebino celice, je še vedno tam. zato, če imate skrite številke, jih lahko še vedno uporabite pri izračunih (zaradi česar je to odličen trik za Excelove nadzorne plošče in poročila).

Prikaz negativnih števil v rdeči barvi

Privzeto se negativne številke prikažejo z znakom minus (ali v oklepaju v nekaterih regionalnih nastavitvah).

Z oblikovanjem številk po meri lahko spremenite barvo negativnih števil in jih prikažete v rdeči barvi.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite poudariti vse negativne vrednosti v rdeči barvi.

Spodaj so navedeni koraki za to:

1. Izberite obseg celic, kjer želite prikazati negativna števila v rdeči barvi
2. Odprite pogovorno okno Oblikovanje celic (bližnjica na tipkovnici Control + 1)
3. Na zavihku Številka kliknite Po meri
4. V polje Vrsta vnesite naslednjo obliko:

Splošno; [Rdeče] -Splošno

Zgornja oblika bo vaše celice z negativnimi vrednostmi prikazala v rdeči barvi.

Kako to deluje?

Ko kot obliko številke po meri navedete samo dve obliki zapisa, se prva upošteva za pozitivna števila in 0, druga pa za negativna števila (naslednja vrednost privzeto postane splošna oblika).

V zgornji obliki, ki smo jo uporabili, smo v oglatih oklepajih določili barvo, ki jo želimo prevzeti.

Negativna števila imajo torej splošno obliko, vendar so prikazana v rdeči barvi s predznakom minus.

Če želite, da se negativna števila ustavijo v rdeči barvi v oklepaju (namesto znaka minus), lahko uporabite spodnjo obliko:

Splošno; [Rdeče] (Splošno)

Dodajte besedilo številkam (na primer milijoni/milijarde)

Pri oblikovanju številk po meri je neverjetno, da lahko številki dodate predpono ali priponsko besedilo, pri tem pa ohranite prvotno številko v celici.

Na primer, lahko se "100" prikaže kot "100 milijonov dolarjev", hkrati pa imam prvotno vrednost v celici, tako da jo lahko uporabim pri izračunih.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite te številke prikazati z znakom dolarja in besedo milijon pred njim.

Spodaj so navedeni koraki za to:

1. Izberite nabor podatkov, kamor želite številkam dodati besedilo
2. Odprite pogovorno okno Oblikovanje celic (bližnjica na tipkovnici Control + 1)
3. Na zavihku Številka kliknite Po meri
4. V polje Vrsta vnesite naslednjo obliko:

Splošni "milijon dolarjev"

Upoštevajte, da bo ta oblika številk po meri vplivala samo na številke. Če vnesete besedilo v isto celico, bo prikazano tako, kot je.

Kako to deluje?

V tem primeru sem splošni obliki dodal besedo milijon v dvojnih narekovajih. karkoli, kar dodam v dvojne narekovaje obliki, je prikazano, kot je v celici.

Pred splošno obliko sem dodal tudi znak za dolar, tako da vse moje številke pred številko prikazujejo tudi znak za dolar.

Opomba: Če se sprašujete, zakaj znak dolarja ni v dvojnih narekovajih, medtem ko je beseda Milijon v dvojnih narekovajih, je to zato, ker Excel prepozna dolar kot simbol, ki se pogosto uporablja pri oblikovanju številk po meri, in vas ne zahteva dodati dvojne narekovaje. Lahko nadaljujete z dodajanjem dvojnih narekovajev znaku za dolar, ko pa zaprete pogovorno okno celic za oblikovanje in ga znova odprete, boste opazili, da ga je Excel odstranil

Prikrivanje številk in besedila

S oblikovanjem številk po meri lahko ocenite največ dva pogoja in na podlagi teh pogojev lahko uporabite obliko za celico.

Recimo, da imate seznam rezultatov za nekatere študente, želite prikazati besedilo Uspeh ali Neuspeh na podlagi ocene (kjer bi morala biti ocena, manjša od 35, označena z »Neuspešno«, drugače pa bi morala pokazati »Prepustite«).

Spodaj so navedeni koraki za prikaz rezultatov kot uspešni ali neuspešni namesto vrednosti v obliki zapisa števil po meri:

1. Izberite nabor podatkov, kjer imate ocene
2. Odprite pogovorno okno Oblikovanje celic (bližnjica na tipkovnici Control + 1)
3. Na zavihku Številka kliknite Po meri
4. V polje Vrsta vnesite naslednjo obliko:

   [<35] "Neuspešno"; "Uspešno"

Spodaj je prikazano, kako bi izgledali vaši podatki, potem ko ste uporabili zgornjo obliko.

Upoštevajte, da to ne spremeni vrednosti v celicah. Celica ima še naprej ocene v številskih vrednostih, medtem ko prikazuje "Pass" ali "Fail", odvisno od vrednosti celice.

Kako to deluje?

V tem primeru je treba pogoj podati v oglatih oklepajih. oblikovanje številk po meri nato ovrednoti vrednost v celici in ustrezno uporabi obliko.

Torej, če je vrednost v celici manjša od 35, je številka skrita in namesto tega je prikazano besedilo »Neuspešno«, pri čemer se dodajo še drugi primeri, prikaže se »Pass«.

Podobno, če želite pretvoriti obseg celic, ki imajo 0 in 1 v TRUE in FALSE, lahko uporabite spodnjo obliko:

[= 0] "FALSE"; [= 1] "TRUE"

Ne pozabite, da lahko pri oblikovanju številk po meri uporabite le dva pogoja. Če poskusite uporabiti več kot dva pogoja, bo vaš poziv tako obvestil, da ne more sprejeti te oblike.

Skrij besedilo, vendar prikaže številke

Včasih, ko prenesete svoje podatke iz baz podatkov, ker so prazni, so napolnjeni z vrednostmi, kot so Ni na voljo ali NA ali -

Z oblikovanjem številk po meri lahko skrijete vse besedilne vrednosti, hkrati pa ohranite številke takšne, kot so. to tudi zagotavlja, da so vaši prvotni podatki nedotaknjeni (ker ne izbrišete besedilne vrednosti, preprosto jo skrijete)

Recimo, da imate niz podatkov, kot je prikazano spodaj, kjer želite skriti vse besedilne vrednosti:

Spodaj so navedeni koraki za to:

1. Izberite nabor podatkov, kjer imate podatke
2. Odprite pogovorno okno Oblikovanje celic (bližnjica na tipkovnici Control + 1)
3. Na zavihku Številka kliknite Po meri
4. V polje Vrsta vnesite naslednjo obliko:

Splošno; -Splošno; Splošno;

Upoštevajte, da sem za številke uporabil splošno obliko. Izberete lahko poljubno obliko (na primer 0, 0. #, #0.0%). Upoštevajte tudi, da je pred drugo splošno obliko negativni znak (-), saj predstavlja obliko negativnih števil.

Kako to deluje?

V tem primeru, ker smo želeli skriti vse besedilne vrednosti, preprosto nismo podali oblike zanj.

In ker smo določili obliko za ostale tri vrste podatkov (pozitivno število, negativno število in nič), je Excel razumel, da smo namenoma pustili obliko besedilne vrednosti prazno in ne bi smela prikazati ničesar, če ima celica besedilo vrvica.

Prikaži številke kot odstotke (%)

Z oblikovanjem številk po meri lahko spremenite tudi številke in jih prikažete v odstotkih.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite te številke pretvoriti v ekvivalentno odstotno vrednost:

Spodaj so navedeni koraki za to:

1. Izberite celice, kjer imate številke (ki jih želite pretvoriti v odstotke)
2. Odprite pogovorno okno Oblikovanje celic (bližnjica na tipkovnici Control + 1)
3. Na zavihku Številka kliknite Po meri
4. V polje Vrsta vnesite naslednjo obliko:

0%

S tem se bodo številke spremenile v njihove odstotke. Na primer, spremeni se z 0,11 na 11%.

Če želite le pretvoriti številko v njeno ekvivalentno vrednost v odstotkih, je bolje, da to storite z možnostjo odstotka v pogovornem oknu za oblikovanje celic.

Oblikovanje po meri je lahko koristno, če želite več nadzora nad tem, kako želite prikazati vrednost v odstotkih.

Na primer, če želite prikazati dodatno besedilo z odstotkom, vse, kar želite, da negativne odstotke prikažete v rdeči barvi, je bolje uporabiti oblikovanje po meri

Prikažite številke v različnih enotah (milijoni kot milijarde ali grami kot kilogrami)

Če delate z velikimi številkami, jih boste morda želeli prikazati v drugi enoti. na primer, če imate podatke o prodaji nekaterih podjetij, boste morda želeli prikazati prodajo v milijonih ali milijardah (pri tem pa ohraniti prvotno prodajno vrednost v celicah)

Na srečo lahko to preprosto storite s oblikovanjem številk po meri.

Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite te vrednosti prodaje prikazati v milijonih.

Spodaj so navedeni koraki za to:

1. Izberite celice, v katerih so številke
2. Odprite pogovorno okno Oblikovanje celic (bližnjica na tipkovnici Control + 1)
3. Na zavihku Številka kliknite Po meri
4. V polje Vrsta vnesite naslednjo obliko:

0.0,,

Zgornje bi vam dalo rezultat, kot je prikazano spodaj (vrednosti v milijonih v eni števki za decimalko):

Kako to deluje?

V zgornji obliki ničla pred decimalko pomeni, da mora Excel prikazati celotno število (točno tako, kot je v celici), 0 pa za decimalko pomeni, da mora za decimalno vejico prikazati samo eno pomembno številko.

Tako bi bilo 0.0 vedno število z eno števko za decimalno vejico.

Ko dodate vejico po 0.0, bo izbrisala zadnjo trimestno številko. Na primer, 123456 bi postalo 123,4 (zadnje tri številke se odstranijo, in ker mora za decimalno vejico prikazati 1 številko, prikazuje 4)

Če pomislite na to, je to podobno deljenju števila s 1000. Če torej želite prikazati številko v enoti 'milijoni', morate dodati 2 vejici, tako da bo izbrisala zadnjih 6 mest.

Če želite za številko prikazati tudi besedo milijon ali abecedo M, uporabite spodnjo obliko

0,0 ,, "M"