Kot del mojega dela s polnim delovnim časom pred nekaj leti je bila ena izmed stvari, s katerimi sem se moral soočiti, združiti podatke iz različnih delovnih zvezkov, ki so jih delili drugi ljudje.
Ena od skupnih nalog je bila združiti podatke tako, da ni podvojenih zapisov.
Spodaj je na primer niz podatkov, ki vsebuje več zapisov za isto regijo.
Končni rezultat pa mora biti konsolidiran nabor podatkov, v katerem se o vsaki državi poroča le enkrat.
V tej vadnici vam bom pokazal, kako združiti podvojene vrstice in sešteti vrednosti, da ustvarite en sam konsolidiran nabor podatkov.
Združite in seštejte podatke z možnostjo konsolidacije
Če morate le konsolidirati podatke in dodati vse vrednosti za ponavljajoče se zapise, je najbolje, da uporabite funkcijo konsolidacije v Excelu.
Druga metoda je uporaba vrtilne tabele in povzemanje podatkov (obravnavano v nadaljevanju te vadnice).
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, kjer se ime države večkrat ponovi.
Čeprav so to edinstveni zapisi, saj je prodajna vrednost drugačna, boste za namene poročanja morda želeli odstraniti več primerkov iste države in prodajno vrednost prikazati kot eno konsolidirano vsoto.
Spodaj so navedeni koraki za to:
- Kopirajte glave izvirnih podatkov in jih prilepite tam, kjer želite konsolidirane podatke
- Izberite celico pod skrajno levo glavo
- Kliknite zavihek Podatki
- V skupini Orodja za podatke kliknite ikono Konsolidiraj
- V pogovornem oknu Konsolidacija izberite Vsota s spustnega menija funkcije (če privzeto še ni izbrano)
- Kliknite ikono za izbiro obsega v polju Reference.
- Izberite obseg A2: B9 (podatki brez glav)
- Potrdite polje Levi stolpec
- Kliknite V redu
Zgornji koraki bi konsolidirali podatke z odstranitvijo podvojenih vnosov in dodajanjem vrednosti za vsako državo.
Na koncu dobite edinstven seznam držav skupaj s prodajno vrednostjo iz prvotnega nabora podatkov.
Odločil sem se, da dobim SUM vrednosti iz vsakega zapisa. Izberete lahko tudi druge možnosti, kot so Število ali Povprečje ali Najvišja/Najmanjša.
V tem primeru sem vam pokazal, kako združiti podatke v en sam niz podatkov na delovnem listu. to funkcijo lahko uporabite tudi za združevanje podatkov z več delovnih listov v istem delovnem zvezku in celo iz več različnih delovnih zvezkov.
Združite in seštejte podatke s pomočjo vrtilnih tabel
Vrtilna tabela je švicarski vojaški nož za rezanje in rezanje podatkov v Excelu.
Z lahkoto vam lahko poda povzetek, ki je kombiniran nabor podatkov brez dvojnikov in vrednosti, ki so vsota vseh podobnih zapisov, in naredi veliko več.
Slaba stran te metode v primerjavi s prejšnjo je, da ta v primerjavi s prejšnjo vzame več klikov in nekaj sekund več.
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, kjer se ime države večkrat ponovi, in želite te podatke konsolidirati.
Spodaj so navedeni koraki za ustvarjanje vrtilne tabele:
- Izberite katero koli celico v naboru podatkov
- Kliknite zavihek Vstavi
- V skupini Tabele kliknite možnost Vrtilna tabela
- V pogovornem oknu Ustvari vrtilno tabelo se prepričajte, da je tabela/obseg pravilna
- Kliknite na obstoječi delovni list
- Izberite mesto, kamor želite vstaviti nastalo vrtilno tabelo.
- Kliknite V redu
Zgornji koraki bi v izbrano ciljno celico vstavili vrtilno tabelo.
Zdaj lahko z vrtilno tabelo počnemo vse vrste stvari - vključno s konsolidacijo nabora podatkov in odstranjevanjem dvojnikov.
Spodaj so navedeni koraki za to:
- Kliknite kjer koli na območju vrtilne tabele in odprlo se bo podokno vrtilne tabele na desni
- Povlecite polje za vnos države v območje vrstice
- Povlecite in postavite polje Prodaja v območje Vrednosti
Zgornji koraki povzemajo podatke in vam dajejo vsoto prodaje za vse države.
Če je to vse, kar želite, in nimate potrebe po vrtilni tabeli, lahko podatke kopirate in prilepite kot vrednosti nekje drugje ter izbrišete vrtilno tabelo.
To vam bo pomagalo tudi zmanjšati velikost delovnega zvezka v Excelu.
To sta torej dve hitri in enostavni metodi, ki ju lahko uporabite za konsolidacijo podatkov, kjer bi združili podvojene vrstice in sešteli vse vrednosti v teh zapisih.
Upam, da vam je bila ta vadnica koristna!
