Kako vklopiti samodejno shranjevanje v Excelu (enostaven vodnik)

Čeprav se je Excel z vsako novo različico nenehno izboljševal, se lahko včasih zgodi, da se občasno zruši (še posebej, če delate z velikim naborom podatkov).

Včasih je lahko to tudi dejavnik zunaj Excela - na primer izpad električne energije ali pa sistem visi zaradi težave, ki ni Excel.

V takih primerih, da ne izgubite podatkov, ima Excel funkcijo samodejnega shranjevanja - ki, kot že ime pove, samodejno shrani vaše delo.

Z omogočenim samodejnim shranjevanjem bo Excel v rednih časovnih presledkih shranil vaše delo, s čimer boste zagotovili, da ne boste izgubili veliko svojega dela (največ nekaj minut dela lahko izgubite).

V tej vadnici vam bom pokazal, kako vklopite samodejno shranjevanje v Excelu in vse pomembne stvari, ki jih morate vedeti o tem.

Opomba: Samodejno shranjevanje je nova funkcija v sistemu Office365, kjer omogoča shranjevanje v realnem času, ko se datoteke shranijo v OneDrive ali SharePoint. Če uporabljate prejšnje različice (Excel 2010/2013/2016/2019), imate možnost Shrani podatke o samodejnem obnavljanju, ki niso v realnem času, ampak shranijo vaše delo v rednih časovnih presledkih.

Samodejno shranjevanje proti samodejnemu obnavljanju

Samodejno shranjevanje je nova funkcija v Excelu Office 365, medtem ko je bilo samodejno obnavljanje tudi v prejšnjih različicah.

Samodejno shranjevanje vam omogoča, da svoje delo shranite v realnem času, ko datoteke Excel shranite v OneDrive ali SharePoint.

Nasprotno, "Shrani podatke o samodejnem obnavljanju" je možnost, ki samodejno shrani vaše delo vsakih 10 minut (ali katero koli časovno obdobje, ki ga določite). Če je ta možnost omogočena, bo hranila začasno kopijo vašega dela in jo shranila vsakih 10 minut.

Če se sistem nepričakovano izklopi, boste še vedno lahko obnovili začasno shranjeno datoteko (s funkcijo samodejnega obnavljanja).

V tej vadnici bom obravnaval obe funkciji.

V pogovornem oknu Možnosti vklopite samodejno shranjevanje v Excelu

V pogovornem oknu Možnosti lahko v Excelu omogočite samodejno shranjevanje in shranite podatke za samodejno obnovitev (to je, da datoteke shranite samodejno v določenem časovnem intervalu). Ko končate, bo to vklopljeno za vse delovne zvezke, ki jih delate v tem sistemu.

Ne pozabite, da je samodejno shranjevanje na voljo samo uporabnikom Office365. Če nimate O365, lahko uporabite samo samodejno obnovitev.

Spodaj so navedeni koraki za vklop samodejnega shranjevanja v Excelu:

1. Kliknite zavihek Datoteka
2. Kliknite Možnosti
3. V pogovornem oknu Možnosti programa Excel na levi kliknite možnost Shrani
4. Potrdite polje »Shrani podatke o samodejnem obnavljanju vsak«. Privzeto je vrednost 10 minut, vendar lahko po želji izberete nižjo ali višjo vrednost.
5. Preverite možnost - »Samodejno shrani datoteke OneDrive in SharePoint Online privzeto v Excelu«. Ta možnost deluje samo za Office 365 in shrani vaše delo v realnem času (vsakih nekaj sekund)
6. Kliknite V redu

Zgornji koraki bi zagotovili, da se vaše delo samodejno shrani po vsakih 10 minutah.

Upoštevajte, da morajo biti datoteke »Samodejno shranjevanje datotek OneDrive in SharePoint Online privzeto v Excelu« datoteke v najnovejši obliki datoteke (tj. XLSX in ne XLS).

Druge uporabne možnosti, ki jih lahko uporabite:

• Zadržite zadnjo različico AutoRecovered, če zaprem brez shranjevanja: Čeprav Excel shrani vaše delo vsakih 10 minut (ko je samodejno shranjevanje vklopljeno), bo omogočanje te možnosti zagotovilo, da v teh 10 minutah ne izgubite niti dela (v primeru, da se je vaš sistem zrušil ali je prišlo do izpada električne energije). Ko je omogočeno, vam bo Excel pokazal možnost, da samodejno obnovite vse neshranjene datoteke/podatke.
• Samodejno obnovi lokacijo datoteke: To je mesto, kjer Excel shrani neshranjene datoteke. Če želite, lahko spremenite to lokacijo. Če niste skrbnik, tega morda ne boste mogli spremeniti.

Ko je samodejno shranjevanje omogočeno (z datotekami, shranjenimi v Onedrive ali SharePointu), ko zaprete datoteko, se ne prikaže poziv za shranjevanje neshranjenih sprememb (ker se te spremembe shranijo vsakih nekaj sekund).

Če v datoteko dodate kodo VB (makro), bi se samodejno shranjevanje ustavilo in prikazalo se bo poziv, da to datoteko shranite kot datoteko, ki podpira makre (format .xlsm)

Samodejno shranjevanje zdaj uporabnikom Excela omogoča skupno rabo datotek in spreminjanje v realnem času. Prav tako si lahko ogledate zgodovino različic in se po želji vrnete na katero koli prejšnjo različico. Ko odprete staro datoteko z zgodovino različic, se bo odprla kot samo za branje in jo lahko shranite z novim imenom, če želite.

Dodajanje samodejnega shranjevanja v QAT (za Office 365)

Če uporabljate OneDrive ali SharePoint, lahko v orodno vrstico za hitri dostop dodate tudi možnost Samodejno shranjevanje (na voljo samo v storitvi Office 365).

To vam omogoča, da z enim klikom omogočite samodejno shranjevanje (v SharePointu ali OneDrive) (to je preklopni gumb).

Čeprav sem ugotovil, da je privzeto na voljo v moji naročnini na Office365, lahko v primeru, da ga nimate, dodate samodejno shranjevanje v orodno vrstico za hitri dostop s spodnjimi koraki:

1. Kliknite ikono Prilagodi orodno vrstico za hitri dostop
2. Kliknite možnost Samodejno shrani

Če v spustnem meniju ne vidite možnosti »Samodejno shrani«, kliknite Ukaz Več in v pogovornem oknu Možnosti Excela dodajte možnost Samodejno shranjevanje v QAT.

Težava s samodejnim shranjevanjem (Shrani kot vs. Shrani kopijo)

Ko omogočite samodejno shranjevanje in datoteko shranite v OneDrive ali SharePoint, boste opazili, da ne vidite več možnosti »Shrani kot«. Namesto tega vidite možnost »Shrani kopijo« (več o tem tukaj)

Ko je samodejno shranjevanje omogočeno in se vaše delo shrani vsakih nekaj sekund, ne bo mogoče narediti nekaterih sprememb in ga shraniti kot novo datoteko.

Če na primer začnete s staro datoteko, delate na njej 20 minut in shranite kopijo, boste imeli staro datoteko in novo datoteko z 20 minutami najnovejšega dela. Toda to ni mogoče z omogočenim samodejnim shranjevanjem, kjer vsakih nekaj sekund shrani vaše delo.

Zato imate zdaj 'Shrani kopijo‘Možnost, s katero lahko ustvarite kopijo in nato izvedete spremembe.

Če datoteke Excel niso v storitvi OneDrive ali SharePoint, boste še vedno videli možnost »Shrani kot«.

Uporaba orodij tretjih oseb, kot sta DropBox ali Google Drive

Prav tako lahko dobite možnosti zgodovine različic za datoteke Excel z možnostmi shranjevanja, kot sta Dropbox in Google Drive.

Ta orodja preprosto preverijo, ali je prišlo do sprememb v datoteki, in shranijo prejšnjo različico. Po želji se lahko vrnete na te različice.

Ena od prednosti uporabe teh orodij drugih proizvajalcev je, da lahko preprosto sodelujete z ljudmi, ki ne uporabljajo storitve OneDrive.

Ker imajo mnogi običajno prednost pred Googlom Drive in Dropbox pred OneDriveom, to pomaga pri delu z skupinami/odjemalci, ki uporabljajo te možnosti.

Edino opozorilo je, da v teh storitvah za shranjevanje v oblaku ne hranite zaupnih podatkov.

Samodejno shrani datoteko pred zapiranjem z uporabo VBA

Samodejno shranjevanje je neverjetna funkcija, zaradi česar je delo z Excelom brez stresa - saj veste, da podatki ne bodo izgubljeni.

Če nimate Office 365 (kar pomeni, da tudi nimate funkcije samodejnega shranjevanja), se boste morali zanašati na Excelovo funkcijo samodejnega obnavljanja.

Druga možnost, ki jo lahko uporabite, je, da namestite preprosto kodo VBA, ki poskrbi, da se datoteka shrani, preden jo zaprete. To zagotavlja, da ne boste izgubili dela, ker ste datoteko zaprli, preden ste jo shranili.

Opomba: uporaba tega bi bila smiselna le, če Office 365 ne uporabljate s storitvijo OneDrive ali SharePoint. Če ste, se lahko vedno vrnete na prejšnje različice in datoteke se vseeno samodejno shranijo.

Spodaj so navedeni koraki, s katerimi VBA shranite datoteko, preden zaprete delovni zvezek:

1. Preden zaprete, odprite delovni zvezek, v katerem želite omogočiti shranjevanje te kode VBA.
2. Držite tipko ALT in pritisnite tipko F11 (ali Command + Option + F11 v Macu). S tem se odpre urejevalnik VB.
3. Dvokliknite predmet ThisWorkbook (za datoteko, v katero želite dodati to kodo) v Raziskovalcu
4. Kopirajte in prilepite spodnjo kodo v okno s kodo ThisWorkbook:

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Zaprite urejevalnik VB

Ko se v delovnem zvezku kaj spremeni in ga pred shranjevanjem zaprete, bo najprej zagnala to kodo (saj je to dogodek VBA, ki se izvaja na podlagi dogodka - v tem primeru se delovni zvezek zapre). Ta koda bo najprej shranila delovni zvezek in ga nato zaprla.

Če datoteke še niste shranili, se bo prikazal poziv, ki vas bo prosil, da določite lokacijo, kamor želite shraniti datoteko.

Če ne želite prepisati obstoječe datoteke, lahko spremenite tudi kodo, tako da datoteko shrani s časovnim žigom. Tako se vaše delo ne izgubi, lahko pa se vrnete tudi na prejšnjo različico.

Spodaj je koda VBA, ki bo shranila datoteko z datumom in časovnim žigom v imenu datoteke:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname End Sub

To bo shranilo novo datoteko s časovnim žigom v imenu na istem mestu, kjer je shranjena stara datoteka. Če želite, da se datoteka shrani v določeno mapo, jo lahko v kodi navedete.

To je vse, kar morate vedeti o omogočanju samodejnega shranjevanja v Excelu in njegovi učinkoviti uporabi. Če ne uporabljate Office 365 in zato nimate samodejnega shranjevanja, lahko še vedno konfigurirate možnosti samodejnega obnavljanja in obnovite vse neshranjene datoteke. Kodo VBA lahko uporabite tudi za zagotovitev, da se datoteke samodejno shranijo kot kopija, ko jo zaprete.

Upam, da vam je bila ta vadnica koristna!