Kako obnoviti neshranjene datoteke Excel (vse možnosti + previdnostni ukrepi)

Če želite obnoviti neshranjeno datoteko Excel, kliknite tukaj, da skočite na vse možne možnosti, ki jih potrebujete za vrnitev datoteke.

Naj vam povem najkrajšo grozljivko doslej.

Excel se je zrušil!

Predstavljajte si, da delate na tem nujnem poročilu ali na tisti izjemno pomembni nadzorni plošči, kjer ste opravili tako fantastično delo. Ponosni ste nase in na vse trdo delo, ki ste ga vložili.

Vendar ste pozabili na ključni korak.

Datoteke Excel niste shranili (zadihano !!!)

V redu, naj skrajšam dramatiko in takoj preidem na bistvo.

Excel se ponavadi zruši, še posebej, če tega ne potrebujete. Nekako se to zgodi v najhujšem možnem času (ne da je za to kdaj pravi čas).

V takem primeru je vaša edina možnost, da poskusite obnoviti neshranjene datoteke Excel.

V nekaterih primerih se vam bodo Excelovi bogovi nasmehnili in dobili boste datoteko, v nekaterih primerih pa ne.

V tem članku bom povedal vse, kar je treba vedeti, ko gre za obnovitev neshranjenih datotek Excel. Pokazal vam bom tudi varnostne ukrepe in preventivne ukrepe, ki jih morate sprejeti.

In če se želite popolnoma prepričati, da nič ne bo narobe, bom delil tudi kodo VBA, ki bo shranila kopijo vaše Excelove datoteke s časovnim žigom, kadar koli shranite obstoječo datoteko.

Začnimo!

Vsi možni načini za obnovitev neshranjenih Excelovih datotek / podatkov

Excel (in celo Windows) je zelo nepredvidljiv. Kadar koli se lahko zruši in z njim lahko datoteke Excel.

Slaba situacija je biti v…

… vendar obstajajo načini, kako se tega lotiti.

Excel ima nekaj funkcij, kjer vam lahko v nekaterih primerih pomaga obnoviti neshranjene Excelove datoteke ali podatke.

Tu so trije scenariji, v katerih vam lahko vgrajeni Excelovi pregledi pomagajo obnoviti datoteke/podatke:

1. Delate na novi datoteki (ki je še niste shranili) in sistem/Excel se zruši.
2. Posodobili ste datoteko, ki je bila shranjena prej, in Excel se zruši, preden ste jo lahko shranili.
3. Naredili ste napako in shranili spremembe, zdaj pa se želite vrniti na prejšnjo različico.

Poglejmo, kako se lotiti vsakega od teh.

Obnovite novo neshranjeno datoteko Excel (ki še nikoli ni bila shranjena)

Če delate na nečem in se Excel zruši (ali sistem zruši), lahko to neshranjeno datoteko še vedno obnovite.

Opomba: Ta metoda deluje, saj ima Excel vgrajene funkcije samodejnega shranjevanja in samodejnega obnavljanja. Privzeto je omogočeno, zato bi morali uporabiti te metode za obnovitev datotek. Če ni omogočeno, boste morali to narediti, če želite uporabljati te funkcije. V nadaljevanju tega članka je opisano, kako omogočiti samodejno shranjevanje in samodejno obnovo.

Spodaj so navedeni koraki za obnovitev neshranjene datoteke Excel:

1. Odprite nov delovni zvezek Excel.
2. Kliknite zavihek »Datoteka«
3. Kliknite na "Odpri"
4. Kliknite možnost Nedavni delovni zvezek (zgoraj levo)
5. Kliknite gumb »Obnovi neshranjene delovne zvezke« na dnu
6. V pogovornem oknu, ki se odpre, se pomaknite po seznamu neshranjenih delovnih zvezkov in odprite želenega.
7. Shranite datoteko (z možnostjo »Shrani kot«) z drugim imenom na izbrani lokaciji.

Excel privzeto shrani kopijo vseh neshranjenih datotek na naslednjem mestu:

C: \ Uporabniki \[YourSystemName]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

Na zgornjem naslovu morate [YourSystemName] zamenjati z imenom vašega sistema (kar je v mojem primeru "Sumit").

Prav tako lahko greste neposredno v to mapo (kjer so shranjene neshranjene kopije Excelovih datotek), tako da odprete kateri koli brskalnik in naslov kopirate vanj (namesto URL-ja).

Ko odprete katero koli datoteko iz te mape, se prikaže vrstica z obvestili, ki vas bo pozvala, da jo shranite.

Kliknite nanjo in jo shranite na novo mesto z imenom po vaši izbiri.

Opomba: Vse obnovljene neshranjene datoteke so privzeto v obliki »XLSB«. Ko ga shranite, ga shranite v želeni obliki.

S to metodo lahko obnovite datoteke, ki ste jih ustvarili, vendar jih nikoli niste shranili.

Obnovitev posodobljenih datotek Excel (prejšnja različica je bila shranjena)

To metodo lahko uporabite za datoteke, ki ste jih shranili prej, in Excel se je zrušil (ali se je sistem zrušil ali je izklopil napajanje), ko ste delali na tem.

Torej imate še vedno shranjeno datoteko, vendar ste izgubili spremembe, ki ste jih naredili.

Spodaj so navedeni koraki za obnovitev posodobljene datoteke Excel:

1. Odprite kateri koli obstoječi delovni zvezek Excel.
2. Takoj, ko se odpre, boste videli podokno za obnovitev dokumenta, v katerem so navedene vse neshranjene datoteke. Kliknite vsa imena datotek, da naložite podatke.
3. Ko dobite želene podatke, shranite datoteko z drugim imenom.

Druga možnost je, da odprete tudi Excelovo aplikacijo in videli boste možnost »Pokaži obnovljene datoteke« (kot je prikazano spodaj).

Lahko ga kliknete in odprlo se bo isto podokno za obnovitev dokumentov.

Obnovitev prepisanih Excelovih datotek / prej shranjene različice (v Excelu)

Medtem ko lahko pri zgornjih dveh metodah za zrušitev ali izpad električne energije krivite Excel ali Windows, je ta izključno na vas.

To je v primeru, ko imate shranjeno datoteko Excel in posodobite podatke ter jih znova shranite.

Na koncu pa naredite nekaj sprememb, ki jih zdaj ne želite (kar se mi veliko dogaja).

V resnici si želite povrniti prejšnjo različico.

Čeprav se v življenju ne morete vrniti in popraviti napak (razen če seveda nimate časovnega stroja), lahko to storite v čudovitem svetu preglednic Excel.

V Excelu 2010 in različicah po tem je Excel dobil vgrajeno funkcijo, ki vam bo pomagala pridobiti prejšnje različice.

Spodaj so navedeni koraki za vrnitev na prejšnjo različico Excela (tudi če ste jo posodobili in shranili):

1. Kliknite zavihek Datoteka.
2. Na strani z informacijami kliknite Upravljanje delovnega zvezka in našli boste vse prejšnje različice te datoteke.
3. Kliknite različico, ki jo želite obnoviti
4. Shranite datoteko (po možnosti z novim imenom).

Ko izberete predhodno shranjeno različico in jo odprete, vam Excel prikaže poziv, kot je prikazano spodaj. Lahko kliknete Obnovi, da dobite prejšnjo različico, ki ste jo izbrali, ali pa jo shranite kot novo datoteko z drugim imenom.

Upoštevajte, da morate za to delo poskrbeti, da je omogočena možnost AutoRecover. Čeprav je običajno privzeto omogočeno, lahko to preverite in zagotovite. V nadaljevanju te vadnice bom obravnaval, kako omogočiti samodejno obnovo.

Ko gre za obnovitev neshranjenih datotek ali podatkov Excel, so to tri vgrajene možnosti v Excelu, ki jih je mogoče uporabiti.

Drug način (ki ga zelo priporočam) je shranjevanje datotek v oblak (OneDrive ali DropBox). To jemlje veliko skrbi, saj storitve v oblaku hranijo prejšnje različice vaših datotek.

Obnovitev prepisanih Excelovih datotek / prej shranjene različice (iz oblaka - OneDrive / DropBox)

Če imate navado shraniti svoje Excelove datoteke v oblak - z uporabo storitev, kot sta OneDrive ali DropBox, se vam ni treba v celoti zanašati na Excel, ki vam bo pomagal obnoviti neshranjene datoteke ali izgubljene podatke.

Te storitve v oblaku hranijo tudi prejšnje različice datotek Excel.

Naj vam pokažem, kako pridobiti prejšnje različice iz OneDrive in DropBox. Prepričan sem, da mora biti takšnih storitev s to funkcionalnostjo še veliko.

Pridobivanje prejšnje različice datoteke Excel iz storitve OneDrive

Če želite dobiti prejšnjo različico datoteke Excel, z desno miškino tipko kliknite trenutno različico v Onedrive in kliknite Zgodovina različic.

S tem se odpre datoteka, v podoknu na levi pa si lahko ogledate vse prejšnje različice datoteke.

Kliknite želeno različico. Prikazal vam bo vsebino datoteke in vam dal tudi možnost, da datoteko prenesete ali obnovite.

Pridobivanje prejšnje različice datoteke Excel iz DropBox -a

Tako kot OneDrive tudi DropBox hrani pretekle različice Excelovih datotek, ki jih lahko znova obiščete in naložite.

Če želite dobiti prejšnje različice, pojdite na datoteko na spletnem portalu Dropbox in kliknite tri pike za datoteko, za katero želite videti prejšnje različice.

Kliknite možnost Zgodovina različic.

To vam bo pokazalo vse različice te datoteke. To različico lahko odprete in naložite iz DropBox -a.

Če ste v sistem namestili mapo DropBox in tam hranili datoteke, lahko preprosto z desno tipko miške kliknete katero koli datoteko in kliknete Zgodovina različic.

S tem boste preusmerjeni na spletno različico DropBox -a, kjer si lahko ogledate in naložite vse različice datoteke.

Previdnostni ukrepi za enostavno obnovitev neshranjenih datotek

Čeprav ima Excel nekaj privzetih nastavitev, ki zagotavljajo dobre možnosti za obnovitev Excelovih datotek, je še vedno dobra praksa, da se prepričate, da je vse omogočeno.

Omogočite samodejno shranjevanje in samodejno obnovitev

Če želite, da Excel samodejno shrani vaše datoteke in prikaže možnosti obnovitve, jih morate omogočiti.

Čeprav bi moralo biti privzeto omogočeno, lahko to storite ročno, če ni.

Spodaj so navedeni koraki za omogočanje funkcij samodejnega shranjevanja in samodejnega obnavljanja v Excelu:

1. Kliknite zavihek »Datoteka«
2. Kliknite »Možnosti«
3. V pogovornem oknu Možnosti Excela kliknite Shrani (to je v levem podoknu pogovornega okna).
4. Prepričajte se, da so naslednje nastavitve omogočene (kot je prikazano spodaj).

Naj na hitro razložim, kaj pomenijo te možnosti:

• Shranite podatke o samodejnem obnavljanju vsakih X minut: Ta možnost bo zagotovila, da se vaše datoteke shranijo vsakih 5 minut (ali katero koli časovno vrednost, ki jo navedete tukaj). To je privzeto 10 minut in to sem spremenil na 5 minut. Če želite, lahko to dodatno zmanjšate.
• Zadržite zadnjo različico AutoRecovered, če zaprem brez shranjevanja: To bo zagotovilo, da se v primeru zrušitve vašega Excela/sistema ali če datoteko zaprete brez shranjevanja, shrani različica, ki jo je mogoče samodejno obnoviti.
• Samodejno obnovi lokacijo datoteke: To je privzeto mesto za shranjevanje samodejno obnovljenih datotek. Če želite, lahko to spremenite.

Opomba: Če imate veliko datoteko z veliko formulami in grafikoni, bo shranjevanje vsakih 5 minut povzročilo ponovni izračun in nekaj možnega zamrznitve sistema. Če tega ne želite, lahko izberete daljše časovno obdobje (ali spremenite način izračuna v ročni).

Samodejno ustvari varnostno kopijo shranjene datoteke Excel

Medtem ko sta možnosti samodejnega shranjevanja in samodejnega obnavljanja uporabni, ko pozabite shraniti datoteke in zrušitve sistema, je samodejno varnostno kopiranje nekaj, kar ustvari kopijo datoteke, kadar koli jo shranite.

Če na primer delam na datoteki z imenom Test.xlsx in jo shranim v mapo, bi to samodejno ustvarilo kopijo z imenom - »Varnostna kopija testa.xlk«

Zdaj, ko shranim preskusno datoteko, se vse spremembe shranijo tudi v varnostno kopijo.

To je lahko koristno, če v shranjeni datoteki naredite nekaj sprememb in jih želite razveljaviti. V tem primeru lahko namesto tega uporabite varnostno kopijo.

Če pa se datoteka zruši ali poškoduje, boste imeli varnostno kopijo z zadnjo shranjeno vsebino.

Spodaj so navedeni koraki za omogočanje funkcije samodejnega varnostnega kopiranja za delovni zvezek:

1. Kliknite zavihek Datoteka.
2. Kliknite »Shrani kot«
3. Kliknite Prebrskaj, da odprete pogovorno okno »Shrani kot«.
4. V pogovornem oknu Shrani kot kliknite možnost Orodja (v spodnjem desnem delu pogovornega okna).
5. Kliknite »Splošne možnosti«.
6. V pogovornem oknu »Splošne možnosti« preverite možnost »Vedno ustvari varnostno kopijo«.
7. Kliknite V redu.
8. Shranite datoteko v želeno mapo/lokacijo.

Zdaj, ko shranite to datoteko, bo shranjena natančna kopija s predhodno popravljeno »Varnostno kopijo«.

Tukaj je nekaj pomembnih stvari, ki jih morate vedeti o uporabi te funkcije samodejnega varnostnega kopiranja v Excelu:

• To je nastavitev ravni delovnega zvezka. To pomeni, da če ga omogočite za en delovni zvezek, bo deloval le za ta delovni zvezek. Če želite, da deluje tudi pri drugih, ga boste morali ročno omogočiti.
• To se razlikuje od možnosti Samodejno obnavljanje in Samodejno shranjevanje. To so neodvisne nastavitve in konfiguracija ene ne vpliva na drugo. Tako lahko imate delovni zvezek, v katerem delujejo samodejno obnavljanje, samodejno shranjevanje in samodejno varnostno kopiranje.
• Varnostna datoteka se shrani s pripono .XLK. To je razširitev za varnostne kopije datotek, ko odprete to datoteko, boste morda videli poziv. Samo kliknite Da in odprla se bo varnostna kopija.
• Datoteka varnostne kopije je vedno ena različica za vašo glavno datoteko (razen časa, ko ga shranite prvič). Če na primer ustvarite novo datoteko in v njej omogočite varnostno kopiranje ter naredite nekaj sprememb in jo shranite. Tako boste shranili novo datoteko in njeno varnostno kopijo. Na tej točki bosta obe datoteki (glavna datoteka in varnostna kopija) popolnoma enaki. Zdaj, če naredite nekaj sprememb v glavni datoteki in jo enkrat shranite, ne bo shranjena v varnostno kopijo. Če pa ga znova shranite, bo to storjeno tudi v varnostni datoteki.

Samodejno varnostno kopiranje je dobra lastnost, saj vam daje zadnjo shranjeno različico datoteke, če naredite nekaj neželenih sprememb in datoteko shranite. Z varnostno kopijo lahko dobite različico pred zadnjo shranjeno različico.

Samodejno shrani časovno označeno kopijo delovnega zvezka Excel

Medtem ko se vse doslej obravnavane metode opirajo na vgrajene funkcije programa Excel, lahko uporabite tudi kratko kodo VBA, da nikoli ne izgubite dela.

S kodo VBA shranite časovno označeno kopijo datoteke Excel takoj, ko jo shranite (ali zaprete).

To zagotavlja, da imate vedno vse prejšnje različice in se lahko vrnete in obnovite datoteko, če se zapletete. Ker so te časovno označene, lahko preprosto ugotovite, katero različico želite (ali kje ste se zmotili).

Spodaj je koda, ki bo ustvarila časovno označeno kopijo delovnega zvezka, takoj ko ga shranite:

Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI Kot Boolean, Prekliči kot Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now," dd-mm-yyyy hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Upoštevajte, da morate določiti lokacijo mape, kamor želite shraniti varnostne kopije (spremenite pot, označeno krepko v zgornji kodi).

To lahko pomeni, da boste na koncu dobili veliko izvodov, vendar pa vam lahko pri reševanju kritičnih projektov ogromno reši življenje.

Podobno kodo lahko uporabite za shranjevanje kopije, preden zaprete delovni zvezek (namesto da shranite kopijo vsakič, ko shranite).

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now, "dd-mm-yyyy hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Naziv Konec pod

To kodo morate vnesti v okno s kodo ThisWorkbook.

Če želite to narediti, odprite urejevalnik VB (bližnjica na tipkovnici - ALT + F11) in dvokliknite predmet Ta delovni zvezek v raziskovalcu projektov.

Popravljanje poškodovanih datotek Excel

Če imate poškodovano datoteko Excel, lahko naredite nekaj stvari.

V prvi vrsti lahko uporabite možnost popravila, ki je vgrajena v Excelu.

Spodaj so navedeni koraki za obnovitev poškodovane datoteke s popravljanjem:

1. Odprite aplikacijo Excel.
2. Kliknite »Datoteka« in nato »Odpri« (ali uporabite bližnjico na tipkovnici Control + O).
3. Kliknite gumb Prebrskaj.
4. V pogovornem oknu, ki se odpre, izberite poškodovano datoteko.
5. Kliknite na majhen navzdol usmerjen trikotnik v gumbu »Odpri« (kot je prikazano spodaj).
6. Kliknite Odpri in popravi.
7. Excel vam bo pokazal poziv, kot je prikazano spodaj. Kliknite Popravi.

Če imate srečo, bi vse potekalo gladko in svoje podatke boste lahko obnovili iz poškodovane datoteke.

Če možnost popravila ne deluje, sledite zgornjim korakom do 5. koraka in nato namesto Popravite kliknite »Izvleči podatke«. Excel vas bo vprašal, ali želite »Pretvori v vrednosti« ali »Obnovi formule«.

Lahko poskusite uporabiti katero koli možnost, ki vam ustreza. Excel bo poskušal izvleči čim več podatkov in ustvariti nov delovni zvezek z izvlečenimi podatki.

Če tudi to ne deluje. za obnovitev poškodovanih Excelovih datotek se boste morda morali zanašati na orodja drugih proizvajalcev.