Kako vstaviti / izbrisati komentarje v Excelu (vključno z bližnjicami)

Komentarji so zelo uporabni, če želite dodati nekaj informacij o celici/podatkovni točki, ne da bi spremenili vsebino celice.

Te pogosto uporabljam, ko uporabljam formule, in moram določiti, kaj formula naredi in kaj pomeni vrednost celice. Če sodelujete z drugimi, lahko dodate tudi komentarje za sklicevanje drugih.

V tej vadnici vam bom pokazal vse, kar morate vedeti o komentarjih - vključno z vnosom komentarjev v Excel, urejanjem/brisanjem komentarjev, brisanjem komentarjev s celotnega lista ali delovnega zvezka itd.

Preden pa vam pokažem, kako v Excel vstavljate komentarje (ali brišete/urejate komentarje), morate vedeti nekaj pomembnega.

V Office-365 ima Microsoft preimenovala funkcijo Komentar v Opombe. Tako se tradicionalni komentarji, ki jih poznate (tisti, ki prikazuje rumeno polje in majhen rdeč trikotnik v celici zgoraj desno), zdaj imenujemo Opombe. Komentarji se zdaj nanašajo na novo funkcijo, ki omogoča ustvarjanje pogovorov z nitmi. Tukaj je članek o razliki med opombami in komentarji

Spodnja črta - Če NE uporabljate Office 365, vam ni treba skrbeti za nič in komentar ostane nespremenjen. Če uporabljate Office 365, se komentarji zdaj imenujejo Opombe

Kako vstaviti komentarje v Excel (bližnjica)

Če želite v celico v Excelu vstaviti komentar, lahko uporabite spodnjo bližnjico na tipkovnici:

SHIFT + F2 v sistemu Windows

in

Command + F2 v Macu

Takole lahko z bližnjico vstavite komentar:

1. Izberite celico, kamor želite vstaviti komentar
2. Držite tipko Shift (ali tipko Command, če uporabljate Mac)
3. Pritisnite tipko F2

Zgornji koraki bi takoj dodali komentar izbrani celici.

Zdaj lahko v komentar vnesete poljubno besedilo in nato pritisnete tipko Escape ali kliknete kjer koli na delovnem listu, da se komentar shrani v celico.

Če izberete obseg celic in uporabite zgornjo bližnjico, bi vstavil komentar samo v aktivno celico.

Če ne želite metode bližnjice, je spodaj še en način za dodajanje komentarja:

1. Z desno miškino tipko kliknite celico, v katero želite dodati komentar
2. Kliknite Nov komentar (ali Nova opomba, če uporabljate Office 365)

Pokaži vse komentarje/opombe

Če želite, da se vsi komentarji razširijo in prikažejo besedilo v njem, lahko to preprosto storite z enim klikom:

1. Pojdite na zavihek Pregled
2. V skupini Komentarji kliknite Pokaži vse komentarje

To bo takoj prikazalo vse komentarje na delovnem listu.

To deluje kot preklopni gumb. Če torej znova kliknete nanjo, bodo skrite vse pripombe na delovnem listu.

Če uporabljate Office 365, morate klikniti možnost Opombe in nato kliknite Pokaži vse zapiske

Krmarjenje po komentarjih (prejšnje/naslednje)

Če želite pregledati vsak komentar enega za drugim, lahko to storite tudi vi. To je lahko koristno, če imate veliko komentarjev in se želite prepričati, da med temi komentarji ne zamudite nobenega.

Spodaj so navedeni koraki za pregledovanje komentarjev enega za drugim:

1. Kliknite zavihek Pregled
2. V skupini Komentarji kliknite možnost Naprej, da se pomaknete na Naslednji komentar (in Naprej, da se pomaknete na prejšnji komentar).

Med krmarjenjem po teh komentarjih bodo prikazani samo aktivni komentarji. Ostalo bo skrito. Ko kliknete Naprej, vas popelje na naslednji komentar in skrije vse ostale komentarje.

Če uporabljate Office 365 (kjer se komentarji zdaj imenujejo Opombe), morate klikniti zavihek Pregled, nato možnost Opombe in nato možnosti Naprej/Prejšnja opomba. To je bilo nekoliko oteženo, če morate to možnost pogosto uporabljati (saj zdaj potrebuje več klikov). Eden od načinov za reševanje tega je lahko dodajanje možnosti Naslednje/Prejšnje opombe v QAT (do te možnosti pride, ko z desno miškino tipko kliknete možnosti Naslednja/Prejšnja opomba).

Kopiraj komentarje

Ko naredite preprosto copy-paste, bo kopiralo vse, vključno z vrednostmi, formulami, oblikovanjem in komentarji. Torej, če želite kopirati in prilepiti vse, potrebujete le običajni Control-C in Control-V

Kaj pa, če morate le kopirati komentarje (in nič drugega).

Excel vam to omogoča z možnostmi Prilepi posebno.

Spodaj so navedeni koraki za kopiranje in lepljenje komentarjev samo v Excelu:

1. Izberite vse celice s komentarji, ki jih želite kopirati
2. Z desno miškino tipko kliknite katero koli celico v izboru in nato kliknite Kopiraj (ali uporabite bližnjico na tipkovnici Control + C)
3. Pojdite v celico, kamor želite prilepiti komentarje.
4. Z desno tipko miške kliknite in izberite Posebno lepljenje.
5. V pogovornem oknu Prilepi posebno kliknite Komentarji (če uporabljate Office 365, bo to »Komentarji in opombe«)
6. Kliknite V redu

Zgornji koraki bi prilepili samo komentarje in ne vrednosti/oblikovanje/formule.

To je lahko koristno, če imate dve različici iste datoteke z različnimi komentarji. Vse komentarje v najnovejši različici lahko kopirate in prilepite, da se prepričate, da imate vse na enem mestu.

Izbriši komentarje

Za brisanje komentarjev v Excelu lahko uporabite različne načine. Izbrana metoda bo odvisna od tega, katere komentarje želite izbrisati.

Če na primer želite izbrisati komentarje le v izbranem ali na celotnem delovnem listu, lahko uporabite preprost način - bližnjico ali možnost na traku.

Če pa želite naenkrat izbrisati komentarje iz vseh delovnih listov, morate uporabiti VBA.

Poglejmo oba scenarija.

Izbrišite komentarje iz izbranega obsega ali celotnega delovnega lista

Ta je preprost.

Če želite izbrisati vse komentarje v izboru, sledite spodnjim korakom:

1. Z desno miškino tipko kliknite kjer koli v izboru
2. Kliknite Izbriši komentar (ali »Izbriši opombo«, če uporabljate Office 365)

Če želite odstraniti komentarje s celotnega delovnega lista, sledite spodnjim korakom:

1. Kliknite na sivi trikotnik v zgornjem levem kotu aplikacije Excel. S tem boste izbrali celoten delovni list (ali pa ga uporabite Control + A + A)
2. Kliknite zavihek Domov
3. V skupini Urejanje kliknite Počisti
4. Kliknite Počisti komentarje

Zgornji koraki bi odstranili vse komentarje na delovnem listu.

Upoštevajte, da ko izberete celoten delovni list in nato z desno miškino tipko kliknete katero koli celico, ne boste dobili možnosti, da izbrišete vse komentarje (ali zapiske)

Izbrišite komentarje z vseh delovnih listov naenkrat

Brisanje komentarjev iz celotnega delovnega zvezka je nekoliko težavno. Lahko greš na vsak list in izbrišeš vse komentarje na vsakem listu, vendar to lahko postane dolgočasno, če imaš v delovnem zvezku veliko listov.

Preprosta koda VBA lahko v tem primeru naredi vse, kar je težko.

Spodaj je koda, ki bo šla na vsak list v delovnem zvezku in izbrisala komentarje s celotnega lista:

Za vsak ws v delovnih listih: ws.cells.ClearComments: Naslednji ws

Zgornja koda uporablja zanko Za vsak naslednji za pregled vsakega delovnega lista v delovnem zvezku. Za vsak list uporablja metodo ClearComments, da naenkrat odstrani vse komentarje.

Ker je Microsoft v Office 365 preimenoval komentarje v zapiske, lahko v prihodnje zgornja koda izbriše komentarje (nova funkcija v O365), zato boste morda morali uporabiti spodnjo kodo za brisanje zapiskov (komentarji v prejšnjih različicah)

Za vsak ws v delovnih listih: ws.cells.ClearNotes: Naslednji ws

Zaenkrat obe kodi delujeta in brišeta komentarje iz navedenih celic.

Zdaj pa naj vam pokažem, kako uporabljati to kodo.

1. Z desno miškino tipko kliknite kateri koli zavihek lista
2. Kliknite Ogled kode. S tem se odpre urejevalnik VB (lahko odprete tudi bližnjico na tipkovnici ALT + F11)
3. Če v urejevalniku VB ne vidite takojšnjega okna, kliknite možnost Pogled v meniju in nato Neposredno okno
4. Kopirajte in prilepite zgornjo kodo makra VBA v neposredno okno.
5. Kazalec postavite na konec vrstice v neposrednem oknu
6. Pritisnite tipko Enter

Zgornji koraki bodo izbrisali vse komentarje v celotnem delovnem zvezku.

Kopirajte vse komentarje na ločen delovni list

Lepo bi bilo imeti seznam vseh komentarjev in vse besedilo v vsakem komentarju kot seznam na delovnem listu. Tako boste olajšali pregledovanje komentarjev enega za drugim (namesto krmarjenja in skakanja po celicah na listu).

Čeprav z vgrajeno funkcijo tega ne morete storiti, lahko to storite z uporabo VBA.

Tukaj je podrobna vadnica, ki prikazuje, kako dobiti seznam vseh komentarjev na ločenem delovnem listu.

Pretvori opombe v komentarje (samo za Office 365)

Ta funkcija je na voljo samo uporabnikom sistema Office 365.

Ker zdaj obstajata dve vrsti komentarjev - komentarji in opombe, vam omogoča, da opombe spremenite v komentarje (ne obratno).

Če imate torej tradicionalne komentarje (ki se zdaj imenujejo opombe v O365), jih lahko preprosto pretvorite v komentarje po spodnjih korakih:

1. Kliknite zavihek Pregled
2. Kliknite možnost Notes
3. Kliknite Pretvori v komentarje
4. V pogovornem oknu, ki se odpre, kliknite »Pretvori vse zapiske«

Zgornji koraki bi vse komentarje pretvorili v opombe.

Upoštevajte, da če imate v komentarjih oblikovanje ali slike, bodo samodejno odstranjeni.

Prav tako se ne morete odločiti, da nekatere zapiske pretvorite v komentarje, druge pa pustite takšne, kot so. Zgornji koraki bi spremenili vse zapiske v komentarje na celotnem delovnem listu.

To je vse, kar morate vedeti o vstavljanju in brisanju komentarjev v Excelu.

Upam, da vam je bila ta vadnica koristna!