Omogočite pogojni vnos podatkov v Excelu s preverjanjem podatkov

Excel je več kot orodje za vnos podatkov. Če pa govorite samo o vnosu podatkov v Excelu, je to prekleto dobro. Z validacijo podatkov lahko omogočite vnos podatkov v celice na podlagi vnaprej določenega pogoja.

Pogojni vnos podatkov v Excelu z validacijo podatkov

Tu je nekaj primerov pogojnih pravil za vnos podatkov:

• Dovoli vnos podatkov samo iz vnaprej določenega seznama (z uporabo spustnih seznamov).
• Dovoli vnos podatkov samo, ko so določene celice zapolnjene.
• Dovoli vnos DATE samo med dvema določenima datumoma.

Če želite ustvariti pravilo za vnos podatkov, lahko kombinirate tudi več pogojev.

To vrsto pogojnega vnosa podatkov v Excelu lahko izvedete s funkcijo preverjanja podatkov v Excelu. Omogoči lahko vnos podatkov v podane celice le, če so izpolnjeni določeni pogoji, sicer prikaže napako.

Dovoli vnos podatkov s vnaprej določenega seznama

Uporabniku lahko omejite izbiro s seznama tako, da ustvarite spustni seznam. Recimo, da imate seznam držav, kot je prikazano spodaj, in želite dovoliti vnos samo enega od teh imen v celico C1:

Ustvarite lahko spustni seznam, ki bo omejil vnose samo na tiste, ki so omenjeni na seznamu. Če poskusite vnesti kateri koli drug besedilni niz, bo prikazan napaka (kot je prikazano spodaj):

Spustni seznam lahko ustvarite tako:

• Izberite celico, v kateri želite prikazati spustni seznam. V tem primeru gre za celice C1.
• Pojdite na Podatki -> Podatkovna orodja -> Preverjanje podatkov.
  
• V pogovornem oknu za preverjanje podatkov izberite zavihek z nastavitvami in naredite te spremembe:
  • Dovoli: seznam
  • Vir: $ A $ 1: $ A $ 6 (lahko uporabite obseg, kjer imate podatke).
  • Prezri prazno: označeno (počistite to polje, če ne želite, da uporabnik vnese prazno).
  • Spustni meni v celici: Preverjeno (to bi omogočilo spustni meni).
    

To bo ustvarilo spustni seznam v izbrani celici.

Zdaj jih lahko izberete s spustnega seznama ali ročno vnesete podatke vanj. Če vnesete podatke, ki niso iz izvornih podatkov, se prikaže napaka.

POZOR: Če kopirate in prilepite celico s pravili preverjanja veljavnosti podatkov, pravila preverjanja podatkov izginejo.

Vnos podatkov, ko je izpolnjena odvisna celica

To bi lahko bil primer, ko želite, da uporabnik sledi zaporedju in izpolni obrazec/vprašalnik/anketo.

Recimo, da imam nekaj, kot je prikazano spodaj:

V tem nizu podatkov želim, da uporabnik najprej vnese ime (ime in priimek sta obvezna), nato pa nadaljuje z izpolnjevanjem datuma. Če uporabnik preskoči vnos imena, želim prikazati napako (kot je prikazano spodaj):

To je mogoče enostavno narediti s preverjanjem podatkov. Storiti to:

• Izberite celico, v kateri želite uporabiti ta pogoj. V zgornjem primeru je celica B5.
• Pojdite na Podatki -> Podatkovna orodja -> Preverjanje podatkov
  V pogovornem oknu za preverjanje podatkov izberite zavihek z nastavitvami in naredite te spremembe:
  • Dovoli: po meri
  • Formula: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
  • Prezri prazno: Nepotrjeno (preverite, če to polje ni označeno, sicer ne bo delovalo).

V tem primeru smo uporabili funkcijo AND, ki preveri, ali sta oba B1 in B3 že izpolnjena. Če ne, se prikaže napaka.

POZOR: Če kopirate in prilepite celico s pravili preverjanja veljavnosti podatkov, pravila preverjanja podatkov izginejo.

Vnos datuma med dvema določenima datumoma

V validacijo podatkov je vgrajena funkcija, ki vam to omogoča. Določite lahko zgornjo in spodnjo omejitev datuma in če uporabnik vnese datum, ki je zunaj tega območja, bo dobil napako.

Storiti to:

• Izberite celico, v kateri želite uporabiti ta pogoj. V zgornjem primeru je celica B5.
• Pojdite na Podatki -> Podatkovna orodja -> Preverjanje podatkov
  V pogovornem oknu za preverjanje podatkov izberite zavihek z nastavitvami in naredite te spremembe:
  • Dovoli: Datum
  • Podatki: Med
  • Začetni datum: Tukaj vnesite začetni datum (kateri koli datum pred tem datumom ne bo sprejet).
  • Končni datum: Tukaj vnesite končni datum (kateri koli datum po tem datumu ne bo sprejet).

Za določitev datuma lahko uporabite tudi sklic na celico ali formulo. Na primer, funkcijo TODAY () lahko uporabite kot eno od omejitev datuma (če želite spodnjo mejo za trenutni datum).

Ker Excel shranjuje datume kot številke, lahko namesto datumov uporabite tudi številke. Namesto 01.01.2015 lahko na primer uporabite številko 42005.

POZOR: Če kopirate in prilepite celico s pravili preverjanja veljavnosti podatkov, pravila preverjanja podatkov izginejo.

Pogoji za vnos več podatkov

Kombinirate lahko tudi več pogojev. Recimo, da želite v celico B5 vnesti datum z naslednjimi pogoji:

• Uporabnik je že vnesel ime in priimek.
• Vneseni datum je med 01.01.2015 in 10.10.2015.

Storiti to:

• Izberite celico, v kateri želite uporabiti ta pogoj. V zgornjem primeru je celica B5.
• Pojdite na Podatki -> Podatkovna orodja -> Preverjanje podatkov
• V pogovornem oknu za preverjanje podatkov izberite zavihek z nastavitvami in naredite naslednje spremembe:
  • Dovoli: po meri
  • Formula: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
  • Prezri prazno: Nepotrjeno (preverite, če to polje ni označeno, sicer ne bo delovalo)

Ta formula preverja štiri pogoje - ali sta dve celici (B1 in B3 že izpolnjeni in ali je datum, vnesen v celico B5, v navedenem časovnem obdobju).

POZOR: Če kopirate in prilepite celico s pravili preverjanja veljavnosti podatkov, pravila preverjanja podatkov izginejo.

Podobno lahko ustvarite in preizkusite več pogojev, hkrati pa dovolite vnos podatkov v Excelu.

Morda vam bodo všeč tudi naslednji Excelovi nasveti in vaje:

• Obrazec za vnos podatkov Excel.
• Uporaba spustnih seznamov v Excelu.
• 100+ vprašanj in odgovorov za intervju v Excelu.