Čeprav se Excel večinoma uporablja za vnos in analizo podatkov, ima tudi nekaj odličnih vrst grafikonov, s katerimi lahko izboljšate poročila/nadzorne plošče.
Poleg privzetih grafikonov, ki so na voljo v Excelu, obstaja še veliko naprednih grafikonov, ki jih lahko preprosto ustvarite in uporabite pri vsakodnevnem delu.
V tej vadnici bom navedel primer naprednih grafikonov, ki so lahko uporabni pri ustvarjanju poročil/nadzornih plošč v Excelu.
Kaj je napredni grafikon?
Za namene te vadnice razmišljam o kateri koli vrsti grafikona Excel, ki privzeto ni na voljo kot napreden grafikon.
Če na primer odprete zavihek za vstavljanje, vsi grafikoni, ki jih vidite in jih od tam neposredno vstavite, niso zajeti kot napredni grafikoni. Če želite ustvariti napreden grafikon, boste morali narediti nekaj dodatnega dela (in malo čarobnosti čarovništva).
Opomba: Nekatere vrste grafikonov (kot so histogram, Pareto, prodajni lijak itd.) So bile dodane kot privzete vrste grafikonov v Excelu 2016. Te sem še vedno vključil kot napredne grafikone, ko sem pokazal, kako jih ustvariti v Excelu 2013 in prejšnjih različicah.Kako uporabljati to vadnico?
Tukaj je nekaj napotkov, ki bi lahko pomagali narediti to vadbo bolj uporabno.
- Ker je v tem članku veliko naprednih grafikonov, vam v tej vadnici ne bom mogel natančno pokazati, kako jih narediti. Povezala pa se bom do vaj, kjer natančno pokažem, kako so narejene te napredne lestvice.
- Za nekatere lestvice imam tudi video vadnico. Te video posnetke sem vdelal v to vadnico.
- Za vsak napredni grafikon sem navedel scenarije, v katerih ga lahko uporabite, in nekatere njegove pomembne funkcije.
- V večini primerov sem zagotovil tudi datoteko za prenos, s katero lahko vidite, kako je ta napredni grafikon narejen v Excelu.
Začnimo in se naučimo nekaj odličnih trikov z grafikoni.
Primeri naprednih grafikonov v Excelu
Spodaj je seznam vseh naprednih grafikonov, zajetih v tej vadnici. Lahko kliknete katero koli od njih in takoj skočite na ta razdelek.
Dejanski grafikoni ciljev proti VS
Dejanski grafikoni Vs Target so uporabni, če morate poročati o podatkih, ki imajo ciljno vrednost in dejansko ali doseženo vrednost.
To lahko velja, če želite prikazati doseženo prodajo v primerjavi s ciljem ali oceno zadovoljstva zaposlenih v primerjavi s ciljno oceno.
Privzeto ne morete ustvariti takega grafikona, lahko pa to storite tako, da ustvarite kombinirane grafikone in se igrate z vrsto grafikona in oblikovanjem.
Čeprav sem prikazal le dva načina za ustvarjanje tega grafikona, obstaja veliko drugih načinov. Ideja je imeti ciljno vrednost, ki izgleda vidno in jasno prikazuje, ali je bil cilj dosežen ali ne.
Spodaj je videoposnetek o tem, kako v Excelu ustvariti dejanski in ciljni grafikon:
Kliknite tukaj, če želite prebrati več o dejanskih ciljnih grafikonih Vs | Prenesite datoteko z vzorcem
Mejnik
Mejnik vam omogoča, da na časovni premici narišete mejnike. Ta vrsta grafikona je lahko uporabna, ko načrtujete nov projekt in želite vizualno prikazati načrtovane mejnike v določenem obdobju (ali narisati mejnike, ki so bili doseženi v preteklosti).
Grafikon mejnikov vizualno prikazuje mejnike in razdaljo med posameznimi mejniki (kot je prikazano spodaj).
Ko sem delal vsak dan, smo pri načrtovanju novega projekta ustvarjali mejnik, poročali pa smo o vmesnih posodobitvah in rezultatih. Prikazali smo datume, ko smo načrtovali prijavo in vmesne/končne rezultate.
Čeprav lahko te podatke hranite v dolgočasni tabeli, jih prikažete kot mejnik, ki pomaga vizualno videti napredek (pa tudi čas med mejniki).
Spodaj je videoposnetek, v katerem sem pokazal, kako ustvariti mejnik v Excelu:
Kliknite tukaj, če želite prebrati več o mejniku v Excelu | Prenesite primer datoteke
Gantogram
Ganttov grafikon je zelo priljubljen pri vodji projektov.
Uporablja se za ustvarjanje urnika za projekt ali sledenje napredku.
Z Ganttovim grafikonom lahko vizualno vidite:
- Katere so vse naloge/dejavnosti urniki
- Na kateri dan se opravilo začne in konča
- Število dni, potrebnih za dokončanje vsake naloge
- Vsako prekrivanje na datum z drugimi dejavnostmi.
Spodaj je primer Ganttovega grafikona (ki govori o Alfredu - strežniku - ki je ustvaril obleko za Batmana).
Največja prednost uporabe Ganttovega grafikona je, da vam pokaže, ali obstajajo dnevi, ko se več dejavnosti/nalog prekriva. To vam lahko pomaga pri boljšem načrtovanju vašega projekta.
Druga dobra uporaba te vrste Ganttovega grafikona je lahko narisati liste, ki so jih vzeli člani vaše ekipe. Prikazal vam bo datume, ko je na dopustu več kot en član ekipe, in lahko načrtujete vnaprej.
Kliknite tukaj, če želite prebrati več o Gantovem grafikonu v Excelu | Prenesite primer datoteke
Bell Curve
Zvončasta krivulja (znana tudi kot normalna porazdelitvena krivulja) je način za risanje in analizo podatkov, ki izgledajo kot zvončasta krivulja.
Pogosto se uporablja pri ocenjevanju zaposlenih ali v šolah/fakultetah za ocenjevanje učencev.
Medtem ko krivulja zvonca ni nič drugega kot "razpršeni grafikon črt", ki ga lahko vstavite z enim klikom, je razlog, da sem ga dodal kot enega od naprednih grafikonov, ta, da je pred ustvarjanjem tega grafikona potrebno nekaj dela.
Če imate podatke o ocenah zaposlenih ali podatke o študentskih ocenah, jih ne morete neposredno prikazati kot zvono.
Izračunati morate povprečne vrednosti in vrednosti standardnega odklona ter jih nato uporabiti za ustvarjanje zvončne krivulje.
Kliknite tukaj, če želite prebrati, kako narediti krivuljo zvonca v Excelu
Tabela prodajnega toka
V vsakem prodajnem procesu obstajajo faze. Tipična stopnja prodaje bi lahko izgledala tako, kot je prikazano spodaj:
Ugotovljena priložnost -> Potrjeno -> Kvalificirano -> Predlog -> Zmagaj
Če pomislite na številke, bi ugotovili, da to tvori prodajni lijak.
Številne priložnosti so "identificirane", le del pa je v kategoriji "potrjeno", še manj pa se konča kot potencialna prednost.
Na koncu je le nekaj kupljenih poslov.
Če ga poskusite vizualizirati, bo videti nekako tako, kot je prikazano spodaj:
Če imate te številke v Excelu, lahko preprosto ustvarite grafikon prodajnega lijaka. Če uporabljate Excel 2016, lahko grafikon prodajnega toka vstavite neposredno z zavihka za vstavljanje.
Toda za različice pred Excelom 2016 boste morali uporabiti nekaj trikov.
Spodaj je videoposnetek, v katerem sem pokazal, kako ustvariti grafikon prodajnega lijaka v Excelu 2013 ali prejšnjih različicah:
Kliknite tukaj, če želite prebrati vadnico o ustvarjanju grafikona prodajnega lijaka | Prenesite primer datoteke
Paretov grafikon
Tabela Pareto temelji na principu Pareto (znanem tudi kot pravilo 80/20), ki je dobro znan koncept pri vodenju projektov.
V skladu s tem načelom lahko ~ 80% težav pripišemo približno 20% težav (ali ~ 80% vaših rezultatov je lahko neposreden rezultat približno 20% vaših prizadevanj itd.).
Ta vrsta grafikona je uporabna, če želite prepoznati 20% stvari, ki povzročajo 80% rezultata. Na primer, v hotelu lahko ustvarite grafikon Pareto, da preverite 20% težav, ki vodijo do 80% pritožb strank.
Če pa ste vodja projektov, lahko to uporabite za prepoznavanje 20% projektov, ki ustvarjajo 80% prihodkov.
Če uporabljate Excel 2016, lahko grafikon Pareto vstavite na zavihku Vstavljanje, če pa uporabljate Excel 2013 ali starejše različice, morate narediti nekaj dodatnih korakov.
Spodaj je videoposnetek, v katerem sem pokazal, kako ustvariti grafikon Pareto v Excelu 2013 in prejšnjih različicah:
Kliknite tukaj, če želite prebrati vadnico o ustvarjanju Paretovega grafikona v Excelu | Prenesite primer datoteke
Bullet Chart
Tabela znakov je zelo primerna za nadzorne plošče, saj lahko vnese veliko informacij in zavzame zelo malo prostora.
Bullet grafikone je oblikoval strokovnjak za nadzorno ploščo Stephen Few in od takrat je bil splošno sprejet kot eden najboljših grafičnih predstavitev, kjer morate prikazati uspešnost proti tarči.
Ta enojni stolpčni grafikon je opremljen z analizo. Ima:
- Kvalitativni pasovi: Ti pasovi pomagajo pri prepoznavanju ravni uspešnosti. Na primer, 0-60% je slaba zmogljivost (prikazana kot temno modra pasova), 60-75% je poštena, 75-90% dobra in 90-100% odlična.
- Oznaka ciljne uspešnosti: To prikazuje ciljno vrednost. Na primer, v zgornjem primeru je 90% ciljna vrednost.
- Dejanski označevalec zmogljivosti: Ta stolpec prikazuje dejansko zmogljivost. V zgornjem primeru črni stolpec označuje, da je uspešnost dobra (glede na njen položaj v kakovostnih pasovih), vendar ne dosega cilja.
Spodaj je videoposnetek o tem, kako ustvariti grafični grafikon v Excelu
Kliknite tukaj, če želite prebrati vadnico o ustvarjanju grafikona v Excelu | Prenesite primer datoteke
Koračni diagram
Koračni diagram je lahko uporaben, če želite prikazati spremembe, ki se pojavljajo v nepravilnih časovnih presledkih. Na primer dvig cen mlečnih izdelkov, bencina, davčne stopnje, obrestne mere itd.
Čeprav Excel nima vgrajene funkcije za ustvarjanje stopničastega grafikona, ga je mogoče enostavno ustvariti s preureditvijo nabora podatkov.
Spodaj je primer grafikona korakov.
Zdaj, če razmišljate, zakaj ne uporabite črtnega grafikona, si oglejte spodnje grafikone.
Oba grafikona sta si podobna, vendar je črtni grafikon nekoliko zavajajoč. Daje se vam vtis, da so se cene bencina v maju 2015 in juniju 2015 konstantno zviševale (glej sliko spodaj). Če pa pogledate grafikon korakov, boste opazili, da se je cena zvišala le dvakrat.
Spodaj je videoposnetek, v katerem sem pokazal, kako ustvariti stopničasto shemo v Excelu.
Kliknite tukaj, če želite prebrati, kako ustvariti grafikon korakov v Excelu | Prenesite primer datoteke
Vafljeva lestvica
Vafljev grafikon je alternativa tortnega grafikona, ki se pogosto uporablja na nadzornih ploščah. Imenuje se tudi kvadratni tortni grafikon.
Sorodni članek: Ustvarjanje tortnega grafikona v Excelu
Kar zadeva grafikone Excela, grafikon vafljev v resnici ne uporablja nobenega orodja za grafikone. Ustvarjen je z uporabo celic na delovnih listih in pogojnim oblikovanjem.
Kljub temu je videti kot pravi grafikon in z njim lahko popestrite svoje nadzorne plošče.
Spodaj je primer grafikona vafljev v Excelu.
Kaj mi je všeč na grafikonu vafljev?
- Vafljeva lestvica izgleda kul in lahko popestri vašo armaturno ploščo.
- Res je preprosto brati in razumeti. V zgoraj prikazanem grafikonu KPI je vsak grafikon opremljen z eno podatkovno točko in hiter pogled bi vam povedal obseg cilja, doseženega na KPI.
- Pritegne pozornost bralcev in se lahko učinkovito uporablja za označevanje določene metrike/KPI.
- Ne zavaja ali izkrivlja podatkovne točke (kar je včasih kriv tudi tortni grafikon).
Kakšne so pomanjkljivosti?
- V smislu vrednosti ni več kot podatkovna točka (ali nekaj podatkovnih točk). To je skoraj enakovredno vrednosti v celici (brez vseh barv in jazza).
- Za njegovo ustvarjanje v Excelu je potrebno nekaj dela (ni tako enostavno kot stolpec/stolpec ali tortni grafikon).
- Lahko poskusite uporabiti več kot eno podatkovno točko na grafikonu vafljev, kot je prikazano spodaj, vendar takoj, ko presežete nekaj podatkovnih točk, postane zmedeno.
Kliknite tukaj, če želite prebrati, kako ustvariti vafljevo karto v Excelu | Prenesite primer datoteke
Tabela termometra
Diagram termometra je še en primer, kjer lahko prikažete uspešnost glede na ciljno vrednost (podobno grafikonu Dejansko v primerjavi s tarčo ali grafikonu).
Imenuje se diagram termometra, saj lahko izgleda kot termometer.
Opomba: Tabelo termometra lahko uporabite, ko merite zmogljivost samo enega KPI. Če morate analizirati več KPI -jev ali meritev, morate ustvariti več grafikonov termometrov ali se odločiti za običajen dejanski v primerjavi s ciljnim grafikonom, ki sem ga obravnaval prej.
Spodaj je videoposnetek, v katerem sem pokazal, kako ustvariti tabelo termometra v Excelu.
Kliknite tukaj, če želite prebrati, kako narediti diagram termometra v Excelu | Prenesite primer datoteke
To je nekaj naprednih grafikonov, ki jih lahko preprosto ustvarite in uporabite pri svojem vsakodnevnem delu. Uporaba teh grafikonov lahko resnično popestri vaša poročila ali nadzorne plošče, hkrati pa pomaga tudi pri posredovanju več informacij v primerjavi z običajnim grafikonom Excel.
Če uporabljate katero koli vrsto grafikona (in se lahko šteje za napredni grafikon), mi to sporočite v razdelku za komentarje. Na podlagi vaših povratnih informacij bom vadnicam dodajal naprednejše grafikone.
Morda vam bodo všeč tudi naslednji Excelovi nasveti in vaje:
- Excel Sparklines - Popoln vodnik s primeri.
- Kako ustvariti toplotni zemljevid v Excelu.
- Kako shraniti Excelove grafikone kot slike
