Oglejte si video - Kako označiti prazne celice v Excelu
Ko dobim podatkovno datoteko od odjemalca/sodelavca ali jo prenesem iz zbirke podatkov, opravim nekaj osnovnih pregledov podatkov. To počnem, da se prepričam, da ni manjkajočih podatkovnih točk, napak ali podvojenih podatkov, ki bi lahko kasneje povzročili težave.
Eno takšnih preverjanj je iskanje in označevanje praznih celic v Excelu.
Obstaja veliko razlogov, ki lahko povzročijo prazne celice v nizu podatkov:
- Podatki niso na voljo.
- Podatkovne točke so bile pomotoma izbrisane.
- Formula vrne prazen niz, ki ima za posledico prazno celico.
Čeprav je te prazne celice enostavno opaziti v majhnem naboru podatkov, če imate ogromno z več sto vrsticami in stolpci, bi bilo to ročno zelo neučinkovito in nagnjeno k napakam.
V tej vadnici vam bom pokazal različne načine iskanja in označevanja praznih celic v Excelu.
Prazne celice označite s pogojnim oblikovanjem
Pogojno oblikovanje je odličen način za označevanje celic glede na njihovo vrednost, ko je izpolnjen dani pogoj.
Te primere bom predstavil z majhnim naborom podatkov. Vendar lahko te iste tehnike uporabite tudi pri velikih naborih podatkov.
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:
Vidite lahko, da so v tem naboru podatkov prazne celice.
Tu so koraki za označevanje praznih celic v Excelu (z uporabo pogojnega oblikovanja):
- Izberite podatke.
- Pojdite na zavihek Domov.
- V spustnem meniju Pogojno oblikovanje kliknite Novo pravilo.
- V pogovornem oknu »Nova pravila oblikovanja« izberite »Oblikuj samo celice, ki vsebujejo«.
- V spustnem meniju izberite »Praznine« (kot je prikazano spodaj):
- Določite oblikovanje (v katerem želite označiti prazna polja).
- Kliknite V redu.
S tem bi bile označene vse prazne celice v naboru podatkov.
Upoštevajte, da je pogojno oblikovanje dinamično. To pomeni, da če se uporabi pogojno oblikovanje in izbrišete podatkovno točko, bo ta celica samodejno označena.
Hkrati pa to dinamično vedenje prinaša režijske stroške. Pogojno oblikovanje je nestanovitno in če se uporablja za velike nabore podatkov, lahko upočasni vaš delovni zvezek.
Izberite in označite prazne celice v Excelu
Če želite hitro izbrati in označiti prazne celice, lahko uporabite tehniko »Pojdi na posebno«.
Tu so koraki za izbiro in označitev praznih celic v Excelu:
- Izberite podatke.
- Pritisnite tipko F5. Odprlo se bo pogovorno okno Pojdi na.
- V pogovornem oknu Pojdi na kliknite gumb Poseben.
- V pogovornem oknu Pojdi na posebno izberite Praznine.
- Kliknite V redu. S tem bodo izbrane vse prazne celice v naboru podatkov.
- Ko so izbrane vse prazne celice, jih označite z barvo celice.
Kot že omenjeno, je ta metoda uporabna, če želite hitro izbrati vse prazne celice in jo označiti. Z istimi koraki lahko izberete vse prazne celice in nato vnesete 0 ali NA ali katero koli drugo ustrezno besedilo.
Upoštevajte, da za razliko od pogojnega oblikovanja ta metoda ni dinamična. Če to storite enkrat, nato pa pomotoma izbrišete podatkovno točko, ne bo označena.
Uporaba VBA za označevanje praznih celic v Excelu
Za označevanje praznih celic v izbranem naboru podatkov lahko uporabite tudi kratko kodo VBA.
Ta metoda je bolj primerna, kadar morate v naborih podatkov pogosto iskati in označevati prazne celice. Spodnjo kodo lahko preprosto uporabite in ustvarite dodatek ali ga shranite v svoj osebni delovni zvezek makra.
Tu je koda VBA, ki bo označila prazne celice v izbranem naboru podatkov:
'Koda po Sumit Bansalu (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells () Dim Dataset As As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Tukaj je nekaj korakov za postavitev te kode VBA v ozadje in nato z njo označite prazne celice v Excelu:
- Pojdite na zavihek Razvijalec in kliknite Visual Basic (ali pritisnite ALT + F11).
- V urejevalniku Vb v Raziskovalcu projektov z desno miškino tipko kliknite katero koli ime lista (če ne vidite Raziskovalca, pritisnite CONTROL + R).
- Pojdite na Vstavi in kliknite Modul.
- V oknu Module code kopirajte in prilepite kodo VBA.
- Zaprite urejevalnik VB.
Kako zagnati kodo VBA (makro)?
Ko kopirate in prilepite ta makro, ga lahko uporabite na nekaj načinov.
Uporaba pogovornega okna Makro
Tu so koraki za zagon tega makra z uporabo pogovornega okna Makro:
- Izberite podatke.
- Pojdite na zavihek Razvijalec in kliknite Makri.
- V pogovornem oknu Makro izberite makro "HighlightBlankCells" in kliknite Zaženi.
Uporaba urejevalnika VB
Tu so koraki za zagon tega makra z urejevalnikom VB:
- Izberite podatke.
- Pojdite na zavihek Razvijalec in kliknite Visual Basic.
- V urejevalniku VB kliknite kjer koli v kodi.
- V orodni vrstici kliknite gumb Zeleni trikotnik (ali pritisnite tipko F5).
Kot sem že omenil, je uporaba makra VBA za označevanje praznih celic prava pot, če to morate pogosto početi. Poleg zgoraj prikazanih načinov izvajanja makra lahko ustvarite tudi dodatek ali kodo shranite v delovni zvezek Osebni makro. To vam bo omogočilo dostop do te kode iz katerega koli delovnega zvezka v vašem sistemu.
