10 izjemno čistih načinov za čiščenje podatkov v Excelovih preglednicah

Oglejte si video - 10 načinov za čiščenje podatkov v Excelu

Podatki so hrbtenica vseh analiz, ki jih izvajate v Excelu. Ko gre za podatke, je na stotine stvari, ki bi lahko šle narobe - naj bo to struktura, umestitev, oblikovanje, dodatni presledki itd.

V tem prispevku na spletnem dnevniku vam bom pokazal 10 preprostih načinov čiščenja podatkov v Excelu.

#1 Znebite se dodatnih prostorov

Dodatne prostore je težko opaziti. Čeprav lahko nekako opazite dodatne presledke med besedami ali številkami, zadnji presledki sploh niso vidni. Tukaj je lep način, da se znebite teh dodatnih prostorov - uporabite funkcijo TRIM.

Sintaksa: TRIM (besedilo)

Excel TRIM funkcija vnese sklic na celico (ali besedilo) kot vhod. Odstrani začetni in zadnji razmik ter dodatne presledke med besedami (razen posameznih presledkov).

#2 Izberite in obdelajte vse prazne celice

Prazne celice lahko povzročijo opustošenje, če jih ne zdravimo vnaprej. Pogosto se srečujem s težavami s praznimi celicami v nizu podatkov, ki se uporablja za ustvarjanje poročil/nadzornih plošč.

Vse prazne celice boste morda želeli napolniti z »0« ali »Ni na voljo« ali pa jih preprosto želite označiti. Če obstaja ogromen nabor podatkov, lahko to ročno traja nekaj ur. Na srečo lahko naenkrat izberete vse prazne celice.

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Pritisnite F5 (odpre se pogovorno okno Pojdi na)
3. Kliknite gumb Special… (spodaj levo). Odpre se pogovorno okno Pojdi na posebno
   
4. Izberite Prazno in kliknite V redu
   

S tem izberete vse prazne celice v naboru podatkov. Če želite vnesti 0 ali Ni na voljo v vseh teh celicah, samo vnesite in pritisnite Control + Enter (ne pozabite, če pritisnete samo enter, se vrednost vstavi samo v aktivno celico).

#3 Pretvorite številke, shranjene kot besedilo, v številke

Včasih, ko uvozite podatke iz besedilnih datotek ali zunanjih baz podatkov, se številke shranijo kot besedilo. Nekateri imajo tudi navado, da pred številko uporabijo apostrof ('), da jo oblikujejo. To lahko povzroči resne težave, če te celice uporabljate pri izračunih. Tukaj je neumen način, kako te številke, shranjene kot besedilo, pretvoriti nazaj v številke.

1. V katero koli prazno celico vnesite 1
2. Izberite celico, v katero ste vnesli 1, in pritisnite Control + C
3. Izberite celico/obseg, ki ga želite pretvoriti v številke
4. Izberite Prilepi -> Posebno lepljenje (Bližnjica na tipkovnici - Alt + E + S)
5. V pogovornem oknu Prilepi posebno izberite Več (v kategoriji operacij)
   
6. Kliknite V redu. To pretvori vse številke v besedilni obliki nazaj v številke.

Z možnostmi posebnih operacij prilepite lahko še veliko več. Tu so različni drugi načini množenja v Excelu s pomočjo posebne paste.

#4 - Odstranite dvojnike

Z podvojenimi podatki lahko storite 2 stvari - Označite ga ali Zbriši.

• Označite podvojene podatke:
  • Izberite podatke in pojdite na Domov -> Pogojno oblikovanje -> Pravila za označevanje celic -> Podvojene vrednosti.
  • Določite oblikovanje in vse podvojene vrednosti bodo označene.
    
• Izbriši podvojene podatke:
  • Izberite podatke in pojdite na Podatki -> Odstrani podvojene podatke.
  • Če imajo vaši podatki glave, potrdite polje v zgornjem desnem kotu.
  • Izberite stolpce, iz katerih želite odstraniti dvojnike, in kliknite V redu.
    

S tem odstranite podvojene vrednosti s seznama. Če želite, da je izvirni seznam nedotaknjen, kopirajte in prilepite podatke na drugo mesto in nato to storite.

Povezano: Končni vodnik za iskanje in odstranjevanje podvojenih datotek v Excelu.

#5 Označite napake

Napake v podatkih v Excelu lahko označite na dva načina:

Uporaba pogojnega oblikovanja

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Pojdite na dom -> Pogojno oblikovanje -> Novo pravilo
3. V pogovornem oknu Novo pravilo oblikovanja izberite »Oblikuj samo celice, ki vsebujejo«
4. V opisu pravila v spustnem meniju izberite Napake
5. Nastavite obliko in kliknite V redu. Ta označuje vsako vrednost napake v izbranem naboru podatkov
   

Uporaba možnosti Pojdi na posebno

1. Izberite celoten nabor podatkov
2. Pritisnite F5 (odpre se pogovorno okno Pojdi na pogovor)
3. Kliknite na poseben gumb spodaj levo
4. Izberite formule in počistite vse možnosti razen napak
   

S tem se izberejo vse celice, v katerih je napaka. Zdaj jih lahko ročno označite, izbrišete ali vnesete karkoli.

#6 Spremenite besedilo v spodnje/zgornje/pravilne črke

Ko podedujete delovni zvezek ali uvozite podatke iz besedilnih datotek, pogosto imena ali naslovi niso skladni. Včasih je lahko vse besedilo z malimi/velikimi črkami ali pa zmes obojega. Z vsemi tremi funkcijami lahko preprosto naredite vse skladno:

LOWER () - pretvori vse besedilo v male črke.
ZGORNJE () - pretvori vse besedilo v velike črke.
PROPER () - pretvori vse besedilo v prave črke.

#7 Razčlenite podatke z uporabo besedila v stolpec

Ko dobite podatke iz zbirke podatkov ali jih uvozite iz besedilne datoteke, se lahko zgodi, da je vse besedilo utesnjeno v eni celici. To besedilo lahko razčlenite v več celic s funkcijo Besedilo v stolpec v Excelu.

1. Izberite podatke/besedilo, ki jih želite razčleniti
2. Pojdite na Podatki -> Besedilo v stolpec (odpre se čarovnik Besedilo v stolpce)
   • 1. korak: Izberite vrsto podatkov (izberite Razmejeno, če vaši podatki niso enako razmaknjeni in so ločeni z znaki, kot so vejica, vezaj, pika …). Kliknite Naprej
     
   • 2. korak: Izberite Delimiter (znak, ki ločuje vaše podatke). Z možnostjo Drugo lahko izberete vnaprej določen ločilnik ali karkoli drugega
     
   • 3. korak: Izberite obliko podatkov. Izberite tudi ciljno celico. Če ciljna celica ni izbrana, se trenutna celica prepiše
     

Sorodno: Izvlecite uporabniško ime iz e -poštnega ID -ja z uporabo besedila v stolpec.

#8 Preverjanje črkovanja

Nič ne zmanjšuje verodostojnosti vašega dela kot pravopisna napaka.

Z bližnjico na tipkovnici F7 zaženite preverjanje črkovanja za svoj nabor podatkov.

Tukaj je podrobna vadnica o uporabi preverjanja črkovanja v Excelu.

#9 Izbriši vse oblikovanje

Pri svojem delu sem za pridobivanje podatkov v Excelu uporabljal več zbirk podatkov. Vsaka baza podatkov je imela svoje oblikovanje podatkov. Ko imate na voljo vse podatke, lahko naenkrat izbrišete vse oblikovanje:

1. Izberite nabor podatkov
2. Pojdite na Domov -> Počisti -> Počisti oblike
   

Podobno lahko počistite tudi samo komentarje, hiperpovezave ali vsebino.

#10 Za čiščenje podatkov v Excelu uporabite funkcijo Najdi in zamenjaj

Poišči in zamenjaj je nepogrešljivo pri čiščenju podatkov. Na primer, lahko izberete in odstranite vse ničle, spremenite sklice v formulah, poiščete in spremenite oblikovanje itd.

Preberite več o tem, kako lahko funkcijo »Najdi in zamenjaj« uporabite za čiščenje podatkov.

To je mojih 10 najboljših tehnik za čiščenje podatkov v Excelu. Če bi se radi naučili še nekaj tehnik, je tukaj vodnik ekipe MS Excel - Čisti podatki v Excelu.

Če uporabljate še kakšno tehniko, jo delite z nami v razdelku za komentarje!