Excel je neverjetno orodje za shranjevanje in analizo podatkov. Velikokrat se boste morali ukvarjati z besedilnimi vrstami podatkov, kot so imena, regije, oddelki ali imena izdelkov.
V takih primerih je dobro vedeti, kako manipulirati z besedilnimi podatki in doseči želeni rezultat.
Ena najpogostejših nalog, ki jih mora opraviti večina uporabnikov Excela, je delo z nizom imen. Pogosto boste ugotovili, da sta ime in priimek v ločenih stolpcih, zato boste morda morali združiti ta imena in priimke ter jih dobiti kot združeno ime v celici.
V tej vadnici Excel vam bom pokazal več različnih načinov združevanja imena in priimka v Excelu.
To lahko preprosto storite s preprostimi formulami (na primer Concatenate ali TextJoin) in funkcijami, kot sta Flash Fill in Power Query
4 načini za združevanje imena in priimka v Excelu
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite združiti ime v stolpcu A in priimek v stolpcu B.
Oglejmo si nekaj načinov za to.
Uporaba funkcije CONCATENATE (ali znaka Ampersand)
Združevanje različnih besedilnih nizov iz različnih celic je v Excelu precej preprosto. V Excelu je vgrajena formula Concatenate, ki je narejena samo za ta namen.
Spodaj je formula, ki bo združevala ime in priimek (ločena s presledkom):
= CONCAT (A2, "", B2)
CONCAT je nova funkcija, ki je bila predstavljena v Excelu 2016 in je namenjena zamenjavi funkcije CONCATENATE. Toda zaenkrat sta obe funkciji še vedno na voljo in lahko delujete.
Spodaj je formula CONCATENATE, če jo želite uporabiti:
= ZDRUŽITE (A2, "", B2)
Zgornja formula preprosto vzame ime in priimek ter ju združi. In ker želim, da so ti ločeni s presledkom, sem kot drugi argument uporabil ”” (presledek v dvojnih narekovajih).
Za povezovanje lahko uporabite tudi operator ampersand.
Ob predpostavki, da imate isti nabor podatkov, lahko uporabite spodnjo formulo za združevanje imena in priimka:
= A2 & "" & B2
Operater ampersand združuje besedilo pred in po njem. V zgornjem primeru sem združil tri dele - ime, presledek in priimek.
Zdaj, ko razumete koncept, lahko imena kombinirate v različnih oblikah, če želite. Na primer, morda želite imeti priimek in nato ime ali vejico namesto presledka med imeni.
Če želite samo kombinirano ime in se želite znebiti imena in priimka, morate najprej pretvoriti vrednosti formule v statične vrednosti. Ko končate, lahko odstranite/izbrišete ime in priimek.
Uporaba funkcije TEXTJOIN
TEXTJOIN je funkcija, ki je na voljo v Excelih 2021-2022 in Office 365.
Če imate dostop do te funkcije, jo je najbolje uporabiti za združevanje celic in stolpcev (saj je veliko boljša od zgornjih metod CONCATENATE in ampersand).
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite združiti ime in priimek.
Spodaj je formula za to:
= TEXTJOIN ("", TRUE, A2: B2)
Zgornja funkcija TEXTJOIN ima tri argumente:
- Ločilo, ki je v tem primeru presledek v dvojnih narekovajih (ker želimo, da sta ime in priimek ločena s presledkom)
- Logična vrednost, kjer je TRUE, pomeni, da jo formula v primeru praznih celic ne upošteva
- Obseg, ki vsebuje celice, ki jih želite združiti
Je hitrejši od običajne združene formule in ga je tudi lažje ustvarjati in upravljati. Torej, če imate dostop do funkcije TEXTJOIN v Excelu, je bolje, da jo uporabite prek katere koli druge formule.
Uporaba Flash Fill
Flash Fill je pametna funkcija, ki poskuša razumeti vzorec in vam dati rezultat.
Naj razložim, kako deluje.
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite združiti ime in priimek.
Spodaj so navedeni koraki, ki jih lahko uporabite za uporabo Flash Fill
- V celico C2 vnesite želeni rezultat. V našem primeru bi to bil 'Bobby Baker'
- V celico C3 začnite vnašati pričakovani rezultat. Opazili boste, da vam Excel prikaže pričakovani rezultat v vseh celicah (v svetlo sivem besedilu). To je Flash Fill v akciji
- Pritisnite tipko Enter
Zgornji koraki bi takoj napolnili vse celice s kombiniranim imenom.
V nekaterih primerih je možno, da med tipkanjem v drugi celici ne boste videli zapolnitve bliskavice.
Ne skrbite, včasih se zgodi.
V takem scenariju lahko spodnje korake uporabite za delovanje Flash Fill:
- V celico C2 vnesite želeni rezultat. V našem primeru bi to bil 'Bobby Baker'
- Izberite izberite C3
- Kliknite zavihek Domov
- V skupini Urejanje kliknite ikono Izpolni
- Kliknite na Flash Fill
Zgornji koraki bi takoj izbrali vzorec iz zgornje celice in napolnili celoten stolpec s kombiniranim imenom.
Če Flash fill ne more izbrati pravega vzorca in daje napačen rezultat, ročno napolnite dve celici in nato izvedite zgornje korake.
Uporabite lahko tudi bližnjico na tipkovnici Control + E za izpolnjevanje z uporabo Flash fill.
Združevanje imena in priimka (ali celo imena, srednjega in priimka) je preprosta operacija, ki jo Flash Fill zlahka obvlada.
Upoštevajte, da Flash Fill ni popoln. Deluje tako, da identificira vzorce in z istim vzorcem zapolni vse celice v stolpcu. Čeprav najverjetneje deluje po pričakovanjih, je dobro, da dvakrat preverite rezultat Flash Fill.
Uporaba Power Query
Power Query je neverjetno orodje, ki se uporablja za pridobivanje in preoblikovanje podatkov.
To lahko uporabite tudi za hitro združevanje stolpcev ter združevanje imena in priimka.
Če želite, da Power Query deluje, morajo biti vaši podatki v Excelovi tabeli (ali vsaj imenovanem obsegu).
Za namene te vadnice bom niz podatkov, ki imata 1. in priimek, pretvoril v Excelovo tabelo.
Recimo, da imate niz podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite združiti oba stolpca, da dobite polno ime.
Spodaj so navedeni koraki za pretvorbo podatkov v Excelovo tabelo:
- Izberite katero koli celico v naboru podatkov
- Kliknite na zavihek Vstavi
- Kliknite ikono tabele
- V pogovornem oknu Ustvari tabelo se prepričajte, da je obseg pravilen
- Kliknite V redu
Zgornji koraki bi pretvorili obseg podatkov v Excelovo tabelo.
Zdaj pa poglejmo, kako združiti ime in priimek z uporabo Power Query:
- Izberite katero koli celico v tabeli
- Kliknite zavihek Podatki
- V skupini Get & Transform Data kliknite možnost »From Sheet«. S tem se odpre urejevalnik Power Query Editor
- V urejevalniku Power Query Editor se prepričajte, da je v levem podoknu izbrana desna tabela. Če imate samo eno tabelo, boste v levem podoknu videli samo eno možnost
- Izberite stolpce, ki jih želite združiti (pridržite tipko Control in nato kliknite glavo stolpca, da izberete stolpec)
- Z desno tipko miške kliknite in nato kliknite možnost »Združi stolpce«
- V pogovornem oknu Združi stolpce, ki se odpre, izberite razmik kot ločilo (na spustnem seznamu)
- Vnesite ime za nov združeni stolpec. Šel bom s polnim imenom
- Kliknite V redu. S tem bi odstranili dva stolpca, ki jih že imamo, in jih zamenjali z novim stolpcem s polnim imenom.
- Kliknite zavihek Datoteka in nato kliknite Zapri in naloži.
Zgornji koraki bi v delovni zvezek vstavili nov delovni list s tabelo, ki ima en stolpec s polnim imenom.
Če želite izvirne stolpce in nov stolpec, ki vsebuje polno ime, namesto da izberete stolpce in jih združite, najprej izberite zavihek Dodaj stolpec v urejevalniku poizvedb Power, nato izberite stolpce in nato kliknite Združi Stolpci. To bo dodalo nov stolpec, ki bo imel polno ime.
Power Query je v primerjavi z metodami formule in Flash Fill zagotovo nekoliko daljši.
Prednost uporabe te metode pa je v tem, da lahko v primeru spreminjanja izvirnih podatkov poizvedbo hitro osvežite in nastali podatki se bodo samodejno posodobili.
Power Query se pogosto uporablja tudi za združevanje različnih tabel in podatkov iz več delovnih listov in delovnih zvezkov. Torej, če imate podatke o imenih, ki jih želite združiti, je to en sam korak v vašem že obstoječem poteku poizvedbe porabe energije.
V tej vadnici sem opisal, kako ime in priimek združite v Excelu. Če pa imate ime, priimek in priimek, lahko za to uporabite iste metode.
Upam, da vam je bila ta vadnica koristna.
