10 Excelovih namigov za vnos podatkov, ki si jih ne smete privoščiti

Excel je neverjetno orodje s fascinantnimi zmogljivostmi za analizo podatkov (pa naj gre za funkcije, grafikone ali nadzorne plošče). Zaradi enostavnosti vnosa in shranjevanja podatkov v Excelu je to prepričljiva izbira.

V tem prispevku na spletnem dnevniku sem navedel 10 uporabnih nasvetov za vnos podatkov Excel, s katerimi boste učinkovitejši in prihranili veliko časa.

#1 Uporabite obrazec za vnos podatkov Excel

Obrazec za vnos podatkov Excel omogoča dodajanje zapisov v obstoječi nabor podatkov. Ponuja pojavni obrazec, ki ga lahko izpolni uporabnik. To je še posebej priročno, če ima nabor podatkov veliko stolpcev in bi morali med vnosom podatkovnih točk vedno znova pomikati desno in levo.

Funkcija podatkovnega obrazca še ni na voljo v Excelovem traku. Najprej ga moramo dati na voljo z dodajanjem v orodno vrstico za hitri dostop.

Dodajanje obrazca za vnos podatkov Excel v orodno vrstico za hitri dostop

1. Pojdite na orodno vrstico za hitri dostop, z desno tipko miške kliknite in izberite Prilagodi orodno vrstico za hitri dostop.
   
2. V pogovornem oknu Možnosti programa Excel izberite Vse ukaze in pojdite na Obrazec. Izberite Obrazec in pritisnite Dodaj. S tem boste v orodno vrstico za hitri dostop dodali ikono podatkovnih obrazcev.
   

Uporaba obrazca za vnos podatkov Excel

1. Izberite poljubno celico v obsegu podatkov in kliknite ikono podatkovnega obrazca v orodni vrstici za hitri dostop.
2. V obrazcu pojavnih podatkov so vsi naslovi stolpcev navpično navedeni. Izpolnite podatke v sosednjem besedilnem polju za vsak naslov.
3. Ko vnesete podatke, pritisnite Enter.
4. Če želite dodati nov zapis, kliknite Novo.

Z obrazcem za vnos podatkov v Excelu se lahko pomikate tudi po obstoječih podatkih (vrstica za vrstico) ali poiščete podatke tako, da določite merila (poskusite s klikom na gumb meril).

#2 Hitro vnesite številke s fiksnimi decimalnimi števili

Če ste v situaciji, ko morate ročno vnesti podatke v excelu, ki imajo tudi decimalni del, bi bil ta trik lahko zelo koristen. Recimo, da morate za študente vnesti ocene v odstotkih z največ dvema decimalnima mestoma. Omogočite lahko funkcijo, pri kateri preprosto vnesete številke, ne da bi se ob vsakem pritisku na tipko pika. Če želite to omogočiti:

1. Pojdite v Datoteka -> Možnosti.
2. V pogovornem oknu Excel Options izberite Advanced.
3. V naprednih možnostih potrdite možnost »Samodejno vstavi decimalno vejico«.
4. Določite želeno število decimalnih mest (v tem primeru na primer 2).

Zdaj, ko vnesete poljubno število, Excel samodejno postavi zadnji 2 števki za decimalko. Tako 1 postane 0,01, 10 postane 0,1, 100 postane 1, 2467 postane 24,67 in tako naprej …

Ko končate z vnosom podatkov, ga preprosto izklopite tako, da počistite isto možnost.

#3 Samodejno dodajte redne številke

Da, lahko uporabite kombinacijo Excelovih funkcij (na primer VALUE, RIGHT, IF, OR) za dodajanje ordinalov ("st" v 1., "nd" v 2. itd. Itd.).

Tukaj je formula:

= A1 & IF (ALI (VALUE (RIGHT (A1,2)) = {11,12,13}), "th", IF (OR (VALUE (RIGHT (A1)) = {1,2,3}), CHOOSE (DESNO (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))

#4 Izpolnite s tipkama Control + D

To je odličen trik za vnos podatkov v Excelu. Če morate kopirati zgornjo celico, pritisnite Control + D.

Kopira vsebino in oblikovanje. Če je v zgornji celici formula, se formula kopira (s prilagojenimi referencami).

To deluje tudi za več celic. Če torej želite kopirati celotno zgornjo vrstico, izberite trenutno vrstico in pritisnite Control + D.

Če izberete več celic/celic, se celica nad izborom kopira v vse celice.

Poglej tudi: 200+ bližnjic na tipkovnici Excel.

#5 Hitro vnesite datum/čas v celice Excel

Se ne spomnite trenutnega datuma? Ne skrbite, samo pritisnite Control +; (ključ z podpičjem) in v celico bo vnesel trenutni datum.

Podobno lahko z bližnjico vnesete trenutni čas Control + Shift +: (ključ z dvopičjem)

Ne pozabite, da so to absolutne vrednosti in se ne spremenijo, če se datum ali čas spremenita. Če želite imeti dinamično vrednost datuma in časa, ki se spreminja vsakič, ko odprete delovni zvezek ali ob ponovnem izračunu, uporabite funkciji TODAY in NOW.

Glej tudi: Kako samodejno vstaviti datum in časovni žig v Excelu.

#6 Control + Enter, da zapolnite celoten izbor z vsebino v aktivni celici

Ko v Excelu izberete več celic, je ena od celic s svetlo senco (v primerjavi s preostalimi izbranimi celicami) aktivna celica. Če ob izbiri vnesete nekaj v aktivno celico in pritisnete Control + Enter, se vrednost vstavi v vse izbrane celice.

To velja tudi za formule. Če vnesete formulo v aktivno celico in pritisnete Control + Enter, bodo vse celice dobile to formulo (s prilagojenimi referencami).

#7 Alt + puščica navzdol, da dobite seznam vseh edinstvenih vrednosti v tem stolpcu

Ta lahko prihrani nekaj časa, ki ga sicer izgubite pri tipkanju. Recimo, da vnašate podatke v stolpec s stanjem dejavnosti (Dokončano, Dokončano). Namesto da znova in znova vnašate stanje, ga morate vnesti v nekaj celic, nato pa lahko uporabite bližnjico na tipkovnici Alt + puščica dol. Seznam vsebuje vse edinstvene vnose, ki jih lahko hitro izberete s seznama.

Če želite izbrati med vnaprej določenimi možnostmi, lahko ustvarite spustni seznam.

#8 Hitro prelistajte več zavihkov delovnega lista v delovnem zvezku

Ta prihrani tone časa. Preprosto uporabite bližnjico na tipkovnici Control + Page Up/Page Down za krmarjenje po več zavihkih delovnega lista v delovnem zvezku.

Glejte tudi: 200+ bližnjic na tipkovnici Excel.

#9 Z okrajšavami vnesite dolgo besedilo

Če morate v svoj delovni list vedno znova vpisati dolga imena ali ključne besede, bi ta trik prišel prav.

Morda boste na primer želeli, da ga Excel vsakič, ko vnesete ABC, samodejno zamenja z ABC Technology Corporation Limited.

Nekaj, kot je prikazano spodaj:

To funkcijo lahko omogočite z možnostmi samodejnega popravljanja. Preberite, kako ga omogočite.

#10 Vnesite podatke v nesledna območja

Recimo, da imate predlogo, kot je prikazano spodaj, in morate vnesti podatke v vse celice, označene z rdečo barvo, v vrstnem redu, ki ga določajo puščice.

Tukaj je hiter način za to:

• Izberite vse celice, kamor morate vnesti podatke (pritisnite control in nato izberite eno za drugo).
  • Začnite z drugo celico v zaporedju vnosa podatkov (začnite z D3). Na koncu izberite prvo celico B3 (kjer se začne vnos podatkov).
• Ko ste izbrani, pojdite v polje z imenom (ki je na levi strani vrstice s formulami).
• Vnesite poljubno ime brez presledkov.
• To je To !! Izberite Named Range s klikom na spustni meni Name Box. Zdaj začnite vnašati svoje podatke in jih uporabljati Enter/Tab za skok v naslednjo celico.

Preberite več o tem triku.

To je mojih deset najboljših nasvetov za vnos podatkov v Excelu, ki lahko znatno izboljšajo vašo produktivnost in prihranijo čas.

Morda vam bodo všeč tudi naslednji Excelovi nasveti:

• 10 izjemno čistih načinov za čiščenje podatkov v Excelovih preglednicah.
• 24 dnevnih težav v Excelu in njihovi hitri popravki.
• Kako slediti spremembam v Excelu.
• Kako obnoviti neshranjene datoteke Excel.
• Kako omogočiti pogojni vnos podatkov v Excelu.
• Trpite zaradi počasnih Excelovih preglednic? 10 nasvetov, kako pospešiti svoj Excel.
• Izkoristite prednosti Find and Replace v Excelu (4 neverjetni nasveti).
• Kako uporabljati Excelove podokne za zamrznitev v Excelu.
• 100+ vprašanj za intervju v Excelu
• Izpolnite prazne celice do naslednje vrednosti v Excelu