Pri delu s podatki v Excelu boste pogosto morali kopirati nekatere tabele iz Excela v dokument MS Word.
Čeprav v Excelu ni vgrajene možnosti za pretvorbo celotne Excelove datoteke v Word, lahko preprosto kopirate in prilepite podatke iz Excelovega dokumenta v Word.
V tej vadnici vam bom pokazal več načinov kopirajte podatke z Excelovega delovnega lista v Wordov dokument.
Kopiraj prilepi Excelovo tabelo kot navadno besedilo v MS Word
Če želite le kopirati in prilepiti tabelo iz Excela v Word, lahko to storite s preprosto kopijo.
Omogoča vam, da dobite statično tabelo v Wordu, kjer jo lahko nato formatirate (in spremenite, če želite).
Slaba stran te metode je, da v primeru, da so v podatkih formule, to ne bo delovalo. Ker je to statična tabela, se vse spremembe, ki jih naredite v Excelu, ne bodo odrazile v tabeli, ki ste jo kopirali v Word.
Toda v večini primerov si želite ravno to.
Poglejmo, kako to storiti.
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, in želite te podatke kopirati iz Excela in jih vstaviti v Word.
Spodaj so navedeni koraki za to:
- Izberite podatke v Excelu, ki jih želite kopirati v Word
- Z desno tipko miške kliknite in nato kliknite Kopiraj (ali uporabite bližnjico na tipkovnici Control + C v sistemu Windows ali Command + C v sistemu Mac)
- Odprite Wordov dokument, kamor želite vnesti te podatke
- Kazalec postavite na mesto, kjer želite te podatke v dokumentu Word
- Pojdite na zavihek Domov v Wordu in kliknite Prilepi (ali uporabite bližnjico na tipkovnici Control + V)
Zgornji koraki bi kopirali podatke iz Excela in jih prilepili kot statično tabelo v dokumentu Word.
Ko imate tabelo v Wordu, jo lahko oblikujete in delate tako kot katero koli drugo tabelo, ki jo vstavite v Word.
Pri uporabi te metode je treba upoštevati nekaj stvari:
- Če so v tabeli v Excelu formule, se ne bodo kopirale. V mojem primeru imam formule v vrstici Skupaj, vendar so pri kopiranju v Word to statične vrednosti. Če spremenite podatke, boste morali ročno prilagoditi tudi vrednosti formule
- Če ne želite kopirati oblikovanja iz Excela in bi raje uporabili oblikovanje Wordovega dokumenta, lahko uporabite možnost Uporabi ciljni slog. Prikaže se, ko kliknete ikono možnosti prilepitve, potem ko ste prilepili tabelo v Word.
Vdelajte Excelovo tabelo v Word (kot povezan predmet)
Pri zgornji metodi smo podatke kopirali iz Excela in jih vstavili kot statično tabelo v Word.
Druga možnost, ki jo lahko uporabite, je, da kopirate in prilepite tabelo v Wordov dokument in ohranite dve tabeli povezani.
Na ta način, če naredite kakršne koli spremembe v Excelovi tabeli, ki ste jo kopirali, boste videli, da se te v realnem času odražajo tudi v tabeli v Wordu.
To je zelo uporabno, če obstaja možnost, da boste morda morali posodobiti podatke v Excelu, prav tako pa jih bo treba posodobiti v Wordu. Če imate povezano tabelo, morate samo spremeniti podatke v Excelu, ki se bodo samodejno odrazili v tabeli, ki ste jo kopirali v Word.
Naj vam pokažem, kako to deluje.
Recimo, da imate tabelo, kot je prikazano spodaj, in jo želite kopirati iz Excela v MS Word in ohraniti to povezavo.
Spodaj so navedeni koraki za to:
- Izberite podatke v Excelu, ki jih želite kopirati v Word
- Z desno tipko miške kliknite in nato kliknite Kopiraj (ali uporabite bližnjico na tipkovnici Control + C)
- Odprite Wordov dokument, kamor želite vnesti te podatke
- Kazalec postavite na mesto, kjer želite te podatke v dokumentu Word
- Pojdite na zavihek Domov v Wordu in kliknite spustni meni Prilepi (kliknite majhno obrnjeno puščico pod ikono Prilepi posebno)
- V prikazanih možnostih kliknite Posebno prilepi
- V pogovornem oknu Prilepi posebno izberite možnost »Prilepi povezavo«
- Na seznamu možnosti izberite Predmet delovnega lista Microsoft Excel
- Kliknite V redu
Zgornji koraki bi kopirano tabelo vstavili v Word, kjer je še vedno povezana s prvotno tabelo v Excelu.
Če zdaj naredite kakršne koli spremembe v tabeli v Excelu, boste videli, da se to odraža v tabeli v Wordu (v realnem času).
Če se vaši podatki iz nekega razloga ne posodobijo v realnem času, z desno miškino tipko kliknite tabelo in kliknite možnost »Posodobi povezavo«
Nekaj stvari, ki jih morate vedeti o tej metodi:
- Ker sta dve datoteki med seboj povezani, ju boste morali hraniti skupaj. Če nekomu pošiljate datoteko Word, jim boste morali poslati tudi datoteko Excel, sicer bi bila povezava prekinjena in se podatki v Wordu ne bodo posodobili.
- Kadar koli se odpre datoteka Word, bo preverila, ali so v tabeli Excel posodobitve. To deluje, tudi če je datoteka Excel zaprta.
Ta metoda je najbolj primerna za situacije, ko imate veliko datoteko Excel, ki vsebuje veliko izračunov/podatkov/nadzornih plošč. S to metodo lahko kopirate le majhen del datoteke Excel, hkrati pa lahko tabelo posodobite, ko se vrednosti v Excelu spremenijo.
Vdelajte Excelovo tabelo v Word
To je zelo uporabna funkcija, ki jo ponuja MS Word. Omogoča vdelavo dokumenta Excel kot dela dokumenta Word.
Pri zgornji metodi sem vam pokazal, kako ohraniti datoteke Excel in Word skupaj ter ju povezati.
V tem razdelku vam bom pokazal, kako vdelati datoteko Excel v dokument Word, zato vam ne bo treba hraniti obeh datotek (in hraniti samo datoteko Word).
Laično povedano, kot da lahko odprete in delate na Excelovem delovnem listu iz dokumenta Word.
Naj vam pokažem, kaj mislim.
Recimo, da imate tabelo v Excelu, kot je prikazano spodaj, ki jo želite kopirati v Word.
Spodaj so navedeni koraki za vstavljanje tega kot vdelanega Excelovega predmeta v Word:
- Izberite podatke v Excelu, ki jih želite kopirati v Word
- Z desno tipko miške kliknite in nato kliknite Kopiraj (ali uporabite bližnjico na tipkovnici Control + C)
- Odprite Wordov dokument, kamor želite vstaviti te podatke
- Kazalec postavite na mesto, kjer želite te podatke v Wordovem dokumentu
- Pojdite na zavihek Domov v Wordu in kliknite spustni meni Prilepi (kliknite majhno obrnjeno puščico pod ikono Prilepi posebno)
- V prikazanih možnostih kliknite Posebno prilepi
- V pogovornem oknu Prilepi posebno preverite, ali je izbrana možnost »Prilepi«
- Na seznamu možnosti izberite Predmet delovnega lista Microsoft Excel
- Kliknite V redu
Zgornji koraki bi kopirali podatke iz Excela v MS Word.
Toda tisto, kar v MS Wordu dejansko veseli, je, da ustvari novo Excelovo datoteko (ki je del samega Wordovega dokumenta) in vam prikaže tabelo iz te datoteke.
Če dvokliknete tabelo, boste opazili, da odpre datoteko Excel (v dokumentu Word). Znani vmesnik Excel lahko vidite, ko ste še vedno v dokumentu Word.
Lahko naredite kakršno koli spremembo in uporabite tudi funkcije, kot je pogojno oblikovanje, kar se odraža v tabeli. Prav tako bodo vse formule, ki jih imate, še naprej delovale.
Največja prednost uporabe te metode je, da vam ni treba skrbeti za dve ločeni datoteki. Za razliko od prejšnje metode je pri tej metodi datoteka Excel del dokumenta Word.
Če torej shranite datoteko Word ali jo delite z nekom drugim, bo datoteka Excel ostala pri njej, podatki pa bodo ostali nedotaknjeni.
Nasprotno, če uporabljate več tabel ali če so podatki veliki, bo to privedlo do težkega Wordovega dokumenta (saj mora nositi tudi težo vdelane datoteke Excel).
Kopirajte Excelovo tabelo kot Saticovo sliko
Če pripravljate poročilo in želite le enostaven način prikaza nekaterih tabel (brez potrebe po spreminjanju podatkov), lahko te podatke vstavite kot sliko.
To je zelo enostavno, slike pa je tudi lažje upravljati v Wordu (na primer umestitev in spreminjanje velikosti).
S kopiranjem slik imate tudi možnost, da sliko povežete s tabelo v Excelu. Na ta način, če naredite kakršne koli spremembe v Excelovi tabeli, se bo to odrazilo na sliki tabele v Wordu.
Vstavljanje kopirane tabele kot statične slike v Wordu
Recimo, da imate tabelo, kot je prikazano spodaj v Excelu:
Spodaj so navedeni koraki za kopiranje te tabele in jo vstavite kot sliko v MS Word:
- Izberite podatke v Excelu, ki jih želite kopirati v Word
- Z desno tipko miške kliknite in nato kliknite Kopiraj (ali uporabite bližnjico na tipkovnici Control + C)
- Odprite Wordov dokument, kamor želite vnesti te podatke
- Kazalec postavite na mesto, kjer želite te podatke v dokumentu Word
- Pojdite na zavihek Domov v Wordu in kliknite spustni meni Prilepi (kliknite majhno obrnjeno puščico pod ikono Prilepi posebno)
- V prikazanih možnostih kliknite Posebno prilepi
- V pogovornem oknu Posebno lepljenje preverite, ali je izbrana možnost »Prilepi«
- Na seznamu možnosti izberite »Slika«
- Kliknite V redu
Zgornji koraki bi v Wordov dokument vstavili sliko tabele.
To je tako kot katera koli druga slika in jo lahko spremenite in oblikujete.
Vstavljanje kopirane tabele kot povezane slike v Wordu
Če vam je všeč prilagodljivost upravljanja slik v Wordu in še vedno želite, da je tabela povezana z izvirno datoteko Excel, lahko to storite tudi vi.
Recimo, da imate tabelo, kot je prikazano spodaj v Excelu:
Spodaj so navedeni koraki za kopiranje te tabele in jo vstavite kot povezano sliko v MS Word:
- Izberite tabelo v Excelu
- Z desno tipko miške kliknite in nato kliknite Kopiraj (ali uporabite bližnjico na tipkovnici Control + C)
- Odprite Wordov dokument, kamor želite vstaviti te podatke
- Kazalec postavite na mesto, kjer želite te podatke v dokumentu Word
- Pojdite na zavihek Domov v Wordu in kliknite Posebno lepljenje
- V pogovornem oknu Prilepi posebno izberite možnost »Prilepi povezavo«
- Na seznamu možnosti izberite »Slika«
- Kliknite V redu
Zgornji koraki bi vam znova dali sliko, ki jo lahko preprosto spremenite in oblikujete.
Ker pa je to povezano z izvirno tabelo v Excelu, bi se v prvotni tabeli spremenile tudi te, kar bi se odrazilo tudi na sliki.
Ne pozabite tudi, da je ta slika povezana z izvirnimi podatki, če nameravate ta Wordov dokument dati v skupno rabo z nekom drugim, delite tudi Excelovo datoteko (če želite, da povezava ostane takšna, kot je)
V primeru, da datoteka Excel ni na voljo ali se ime spremeni, bi bila slika podobna kateri koli drugi običajni sliki.
To je torej nekaj načinov, s katerimi lahko kopirate tabelo za Excel in jo vstavite v Word. V večini primerov raje kopiram in prilepim Excelove tabele kot slike, saj jih je lažje upravljati. V nekaterih primerih imam raje tudi metodo vdelave, ki mi omogoča odpiranje datoteke Excel iz samega Worda.
Upam, da vam je bila ta vadnica koristna!
