100+ vprašanj in odgovorov za intervju v Excelu, da boste pripravljeni na delo

Microsoftove aplikacije, kot so Word, Excel, PowerPoint, uporabljajo skoraj vse velike organizacije, pa tudi milijoni malih podjetij, samostojnih podjetnikov in podjetnikov.

Za nekaj tako priljubljenega je smiselno imeti spodobno znanje o tem, kako učinkovito uporabljati te aplikacije. Na nekaterih delovnih mestih večji del dela vključuje vsakodnevno delo s temi aplikacijami.

Bil sem del mnogih panelov za razgovore, kjer sem videl, da kandidati omenjajo Excel kot eno od veščin, za katere so strokovni, a ko so jim postavili nekaj vprašanj o tem, je strokovno znanje izpadlo.

Če se pripravljate na naslednji intervju in ste Excel uvrstili med svoje spretnosti, si vzemite nekaj časa, da preučite ta pogosta vprašanja o intervjuju v Excelu.

Poskušal sem zajeti vsa priljubljena vprašanja za intervju v Excelu, ki sem jih videl, in nekatera, za katera sem mislil, da bi jih bilo dobro poznati.

Ta priročnik lahko uporabljajo tudi anketarji, ki želijo oceniti Excelovo znanje kandidatov na razgovoru.

Opomba: V ta priročnik bom še naprej dodajal nova vprašanja. To lahko dodate med zaznamke, da se lahko vrnete in pozneje preverite.

Kako uporabljati ta priročnik z vprašanji za intervju v Excelu

• Če imate čas, preglejte vsa vprašanja v Excelu.
• Če želite izvedeti o določenih temah, kliknite na ime teme v kazalu. Nato lahko preberete vsa vprašanja v Excelu za to temo.
• V večini vprašanj so predlagali nadaljnje branje in povezali ustrezne vaje. Če želite bolje razumeti temo, lahko preberete te vaje.
• Če želite le razumeti osnove, preglejte vsa vprašanja, razen tistih v modro označenih poljih. Vprašanja v Excelu v modrem polju so napredna.

Teme o vprašanjih za intervju v Excelu

Vprašanja o oblikovanju programa Excel

Spodaj je nekaj običajnih oblikovalskih vprašanj za intervju v Excelu (kliknite na vprašanje, če si želite ogledati odgovor nanj).

Kakšne so različne oblike zapisa podatkov v Excelu?

V Excelu so na voljo naslednje oblike:

• Oblika besedila - To lahko vključuje besedilo in alfanumerične nize (na primer ABC123). Besedilni niz lahko vsebuje tudi ločila in simbole.
• Oblika številk - Tudi v številkah so različne oblike. Na primer, lahko imate decimalke, ulomke, imate tisoč ločil itd. Ne glede na to, kakšen format ste uporabili, lahko pri izračunih, kot so seštevanje, odštevanje, deljenje in množenje, uporabite številke.
• Format datuma - Najpomembnejše, kar morate vedeti o datumih, je, da so ti shranjeni kot številke v Excelu. Lahko pa ga oblikujete tako, da bo prikazan kot datumi. Na primer, 01-01-2019 bi bilo v Excelu shranjeno kot 43466, kar je številka za določen datum. V Excelu lahko datume prikažete v različnih oblikah, na primer dolg zmenek (1. januar 2021-2022), kratek zmenek (01.01.2019) itd.
• Računovodstvo / valutna oblika - Ko za številko uporabite obračunsko obliko / obliko valute, Excel doda simbol valute skupaj z dvema decimalnima mestoma.
• Odstotni format - Številke lahko oblikujete v odstotkih. Če na primer uporabite odstotni format, lahko na primer nastavite 0,1, da se prikaže kot 10%.

Kako lahko zavijete besedilo v Excel?

Zavijanje besedila v Excelu vam omogoča, da se izognete prelivanju besedila iz celice. Z uporabo možnosti preloma besedila lahko zagotovite, da se vse besedilo lepo prilega v eno samo celico (kar pa lahko spremeni njeno višino).

Če želite zaviti besedilo, izberite celico, pojdite na zavihek Domov in kliknite možnost Zavijanje besedila v skupini Poravnava. Upoštevajte, da je to preklopni gumb, kar pomeni, da bo besedilo odstranilo, če ga znova kliknete.

Kako lahko združite celice v Excelu?

Če želite združiti celice, morate najprej izbrati celice, ki jih želite združiti, nato pojdite na zavihek Domov in kliknite možnost »Združi in središče« v skupini Poravnava.

Upoštevajte, da medtem ko uporaba funkcije »Združi in središče« opravi delo, to ni najučinkovitejši način za to. Težava pri uporabi možnosti "Združi in sredi" je, da nastale celice ne bi bile pravilno razvrščene. Pravi način združevanja celic je z možnostjo »Središče čez izbor«.

Več o združevanju celic na pravi način lahko preberete tukaj.

Za kaj se uporablja „Format Painter“?

„Slikar oblike“ vam omogoča kopiranje oblike iz celice in njeno uporabo v drugi celici (ali obsegu celic).

Več o slikarju oblik lahko preberete tukaj.

Kako bi počistili vse oblikovanje, ne da bi odstranili vsebino celice?

Včasih boste morda želeli odstraniti vse oblikovanje (barve, obrobe, slog pisave itd.) In imeti preprosto preproste podatke. To lahko storite tako, da počistite vse oblikovanje v Excelu.

Če želite to narediti, morate uporabiti možnost »Počisti oblike«, ki jo najdete na zavihku Domov v skupini za urejanje. To postane vidno, ko kliknete spustni meni »Počisti«.

Upoštevajte, da obstajajo tudi druge možnosti - na primer jasna vsebina, jasni komentarji in jasne hiperpovezave. Če želite počistiti vse - uporabite možnost »Počisti vse«.

Kaj je pogojno oblikovanje?

Pogojno oblikovanje omogoča oblikovanje celice glede na vrednost v njej. Na primer, če želite označiti vse celice, kjer je vrednost manj kot 30, z rdečo barvo, lahko to storite s pogojnim oblikovanjem.

Več o pogojnem oblikovanju si lahko preberete tukaj.

Kako bi označili celice z negativnimi vrednostmi?

To lahko storite s pogojnim oblikovanjem. Tu so koraki:

• Izberite celice, v katerih želite označiti celice z negativno vrednostjo.
• Pojdite na zavihek Domov in kliknite možnost Pogojno oblikovanje.
• Pojdite na Označi celična pravila in kliknite možnost »Manj kot«.
• V pogovornem oknu "Manj kot" podajte vrednost kot 0 in oblikovanje.

Kako bi označili celice z podvojenimi vrednostmi?

To lahko preprosto storite s pogojnim oblikovanjem. Tu so koraki:

• Izberite podatke, v katerih želite označiti podvojene celice.
• Pojdite na zavihek Domov in kliknite možnost Pogojno oblikovanje.
• Pojdite na Označi celična pravila in kliknite možnost »Podvojene vrednosti«.

Kako bi označili celice z napakami?

V Excelu so lahko različne vrste napak - na primer #N/A, #DIV/0 !, #VALUE !, #REF !, #NAME in #NUM.

S pogojnim oblikovanjem lahko označite vse celice, ki vsebujejo katero od teh napak.

Tu so koraki za označevanje celic z napakami:

• Izberite podatke, v katerih želite označiti celice z napakami.
• Pojdite na zavihek Domov in kliknite možnost Pogojno oblikovanje.
• Kliknite »Novo pravilo«.
• V pogovornem oknu Novo pravilo oblikovanja izberite možnost »Uporabi formulo za določitev celic, ki jih želite formatirati«.
• V polje za formulo vnesite = NAPAKA (A1), kjer je A1 aktivna celica v izboru.
• Kliknite gumb Oblika in določite barvo, v kateri želite označiti celice.
• Kliknite V redu.

Kako lahko naredite besedilo nevidno v Excelu?

To lahko storite na več načinov:

• Pisavo lahko preprosto naredite belo in videti bo, kot da je nevidna.
• [Boljša pot] Besedilo lahko spremenite tako, da spremenite obliko po meri. Tukaj so koraki za to. Izberite celico, pritisnite Control + 1 (držite tipko za upravljanje in pritisnite 1). S tem se odpre pogovorno okno Oblikovanje celic. V možnosti Po meri vnesite ;;; v polju možnosti po meri. Tako bo besedilo nevidno (vendar bo še vedno tam).

Vprašanja o formuli Excel

Spodaj je nekaj pogostih vprašanj formule Excel za pogovore (kliknite na vprašanje, če si želite ogledati odgovor nanj).

Kakšen je vrstni red operacij pri ocenjevanju formul v Excelu?

V Excelovih formulah je naslednji vrstni red:

• Parenteza (Bloparji)
• Exponentiation (^)
• Multikacija oz Division - oba imata enako prednost in se ocenjuje na podlagi tega, kar nastopi prej
• Addicija oz Subtraction - oba imata enako prednost in se ocenjuje na podlagi tega, kar nastopi prej

Enostaven način, da se tega spomnite, je kratica PEMDAS - ki je prva abeceda vsakega operaterja.

Kakšna je razlika med funkcijo in formulo v Excelu?

Formula je uporabniško definiran izraz, ki izračuna vrednost. Funkcija je vnaprej določena vgrajena operacija, ki lahko sprejme določeno število argumentov. Uporabnik lahko ustvari formule, ki so lahko zapletene in imajo lahko več funkcij.

Na primer, = A1+A2 je formula in = SUM (A1: A10) je funkcija.

Katere so po vašem mnenju prvih 5 funkcij v Excelu?

To vprašanje se pogosto postavlja za razumevanje udobja kandidata s funkcijami Excel. Čeprav je v Excelu več kot 450 funkcij in ni določenih meril za izbiro petih najboljših, so te po mojem mnenju vredne:

• VLOOKUP
• COUNTIF
• SUMIF
• NAPAKA
• INDEX / MATCH

Zgornje funkcije sem izbral, ker te niso zelo osnovne in so zelo uporabne za nekoga, ki analizira v Excelu. Upoštevate lahko tudi naslednje funkcije - SUMPRODUCT, BESEDILO, SUM, POVPREČNO, LEN/LEVO/DESNO/MID.

Tudi tokrat ni pravilnega ali napačnega odgovora. Prepričajte se le, da poznate funkcije, ki jih omenjate.

Podrobna pojasnila o najbolj priljubljenih funkcijah programa Excel najdete tukaj.

Kakšna je razlika med absolutnimi in relativnimi referencami celic?

V Excelu se sklic nanaša na sklic na celico - na primer A1 ali sklic na obseg - na primer A1: A10.

Relativne reference: To so sklice na celice, ki se spremenijo, ko kopirate in prilepite formulo, ki vsebuje sklice. Če želite navesti preprost primer, če v celico A1 vnesete = A10, nato pa kopirate celico A1 in jo prilepite v celico A2, se bo sklic spremenil v A11. To se zgodi, ker je to relativna referenca celice in se spreminja glede na celico, iz katere je kopiran.

Absolutne reference: To so sklice, ki ostanejo enake in ne spremenijo kopiranja in lepljenja formule, ki vsebuje reference. Če na primer v celico A1 vnesete = $ 10 USD, nato pa kopirate celico A1 in jo prilepite v celico A2, bo sklic še vedno ostal 10 USD. Znak $ pred abecedo stolpca in številka vrstice ga naredi absolutnega.

Več o absolutnih in relativnih referencah lahko preberete tukaj.

Na katere različne vrste napak lahko naletite v Excelu?

Pri delu z Excelom lahko naletite na naslednjih šest vrst napak:

1. #N/A Napaka: To se imenuje napaka »Vrednost ni na voljo«. To boste videli, ko uporabite iskalno formulo, vendar ne more najti vrednosti (zato ni na voljo).
2. #DIV/0! Napaka: To napako boste verjetno videli, če je število deljeno z 0. To se imenuje napaka pri delitvi.
3. #VREDNOST! Napakar: Napaka vrednosti se pojavi, ko v formuli uporabite napačen podatkovni tip.
4. #REF! Napaka: To se imenuje referenčna napaka in to boste videli, ko sklic v formuli ne bo več veljaven. To se lahko zgodi, ko se formula nanaša na sklic na celico in ta sklic na celico ne obstaja (zgodi se, ko izbrišete vrstico/stolpec ali delovni list, ki je bil naveden v formuli).
5. NAPAKA #NAME: Ta napaka je verjetno posledica napačno napisane funkcije.
6. #NUM. NAPAKA: Če poskusite izračunati zelo veliko vrednost v Excelu, se lahko pojavi številčna napaka. Na primer, = 194^643 bo vrnilo številčno napako.

Kako se lahko lotite napak pri delu z Excelovimi formulami?

Napake v Excelu lahko odpravite na različne načine:

1. Napake lahko označite s pogojnim oblikovanjem. To zahteva uporabo funkcije ISERROR pri pogojnem oblikovanju.
2. S funkcijo IFERROR v Excelu lahko dobite določeno vrednost, če formula vrne napako.
3. Če je napaka napačna, uporabite ISERROR, če pa ne, FALSE.
4. Za odpravo napake #N/A lahko uporabite funkcijo IFNA.

S katero funkcijo bi dobili trenutni datum in čas v Excelu?

Uporabite lahko naslednje funkcije:

• TODAY () - Ta funkcija ne sprejema argumentov in bi vrnila vrednost trenutnega datuma.
• NOW () - Ta funkcija ne sprejema argumentov in bi vrnila trenutno vrednost datuma in časa.

Ne pozabite, da sta ta datum in čas shranjena kot številki v Excelu. Tako lahko s temi datumi izvedete operacije, kot je seštevanje/odštevanje.

Kako lahko združite besedilo iz več celic s formulo?

Če želite združiti besedilo iz različnih celic, lahko uporabite katero koli od naslednjih treh metod:

1. Funkcija TEXTJOIN - Če uporabljate naročnino na Office 365, bo funkcija TEXTJOIN na voljo v vaši različici. Kliknite tukaj, če želite prebrati, kako deluje.
2. Funkcija CONCATENATE - Če želite združiti vrednosti v celici A1 in A2, lahko uporabite formulo = CONCATENATE (A1, A2)
3. Ampersand (&) operator: To deluje tako kot funkcija CONCATENATE. Če želite združiti besedilne nize v celicah A1 in A2, uporabite formulo = A1 & A2

Več o združevanju nizov v Excelu lahko preberete tukaj.

S katero formulo bi našli dolžino besedilnega niza v celici?

Dolžino niza v celici lahko najdete s funkcijo LEN.

Na primer, če želite izvedeti dolžino niza v celici A1, lahko uporabite formulo = LEN (A1)

Kakšna je skladnja funkcije VLOOKUP?

VLOOKUP je zagotovo ena izmed najbolj priljubljenih Excelovih funkcij. In to je tudi eno najpogostejših vprašanj v Excelu, ki sem jih videl v intervjujih.

Tukaj je sintaksa VLOOKUP:

= VLOOKUP (iskalna_vrednost, matrika_masov, stolpec_indeksa_številka, [obseg_ogled])

• lookup_value - to je vrednost iskanja, ki jo poskušate najti v skrajnem levem stolpcu tabele. Lahko je vrednost, sklic na celico ali besedilni niz. V primeru zapisnika je to vaše ime.
• matrika_maza - to je matrika tabel, v kateri iščete vrednost. To je lahko sklic na obseg celic ali imenovani obseg. V primeru ocenjevalnega lista je to celotna tabela, ki vsebuje ocene za vsakogar za vsak predmet
• col_index - to je številka indeksa stolpca, iz katere želite pridobiti ujemajočo se vrednost. V primeru ocenjevalnega lista, če želite ocene za matematiko (to je prvi stolpec v tabeli, ki vsebuje ocene), bi pogledali v stolpec 1. Če želite ocene za fiziko, bi pogledali v stolpec. 2.
• [range_lookup] - tukaj določite, ali želite natančno ali približno ujemanje. Če izpustite, je privzeto vrednost TRUE - približno ujemanje.

Če imate čas, priporočam, da si ogledate ta vodnik po funkcijah VLOOKUP, ki sem ga ustvaril z 10 praktičnimi primeri.

Kako bi se znebili vodilnih / končnih / dvojnih presledkov v besedilu v Excelu?

Če se želite znebiti vodilnih, končnih in dvojnih presledkov, morate uporabiti funkcijo TRIM.

Na primer, če imate v celici A1 besedilni niz in želite odstraniti presledke, lahko uporabite naslednjo formulo:

= TRIM (A1)

Upoštevajte, da ne odstrani posameznih presledkov med besedami.

Excel TRIM funkcija dobro odstrani presledke v Excelu, vendar ne uspe, če imate v naboru podatkov netiskane znake (na primer prelome vrstic). Če želite odstraniti znake, ki ne tiskajo, lahko uporabite kombinacijo funkcij TRIM in CLEAN.

Če imate v celici A1 nekaj besedila, iz katerega želite odstraniti presledke, uporabite spodnjo formulo:

= TRIM (ČISTO (A1))

Več o tem si lahko preberete tukaj.

Kakšne so znane omejitve funkcije VLOOKUP?

Funkcija VLOOKUP je zelo uporabna, vendar ima tudi nekaj omejitev:

• Ni ga mogoče uporabiti, če je iskalna vrednost na desni. Če želite, da VLOOKUP deluje, mora biti iskalna vrednost vedno v levem stolpcu. Zdaj je to omejitev mogoče premagati z uporabo z drugimi formulami, zaradi česar so formule zapletene.
• VLOOKUP bi dal napačen rezultat, če v svoje podatke dodate/izbrišete nov stolpec (saj se vrednost številke stolpca zdaj nanaša na napačen stolpec). Številko stolpca lahko naredite dinamično, če pa nameravate združiti dve ali več funkcij, zakaj ne uporabite INDEX/MATCH.
• Če se uporablja za velike nabore podatkov, lahko vaš delovni zvezek upočasni.

Lahko preberete mojo primerjavo VLOOKUP vs. INDEX/MATCH tukaj.

Tu je nekaj primerov uporabe kombinacije INDEX MATCH v Excelu.

Kdaj bi uporabili funkcijo SUBTOTAL?

Ko delate s tabelarnimi podatki, lahko s funkcijo SUBTOTAL pridobite različne vmesne vsote - na primer POVPREČNO, COUNT, MAX, MIN, STDEV.

Eden od vrhuncev funkcije SUBTOTAL je, da vam omogoča, da prezrete skrite/filtrirane celice. Če imate torej ogromen nabor podatkov in ga filtrirate na podlagi kriterija ali skrijete nekaj vrstic, se bo funkcija SUBTOTAL samodejno posodobila, tako da boste dobili rezultat samo iz vidnih celic.

Seveda, če ne želite, da se podatki filtriranih/skritih celic prezrejo, lahko to storite tudi vi.

Kaj so hlapne funkcije? Lahko naštejete nekaj?

Hlapna funkcija znova in znova preračuna formulo (kadar koli se na delovnem listu kaj spremeni). To lahko znatno upočasni delovni zvezek.

Zelo preprost primer hlapne funkcije je funkcija NOW () (za prikaz trenutnega datuma in časa v celici). Kadar koli uredite katero koli celico na delovnem listu, se ta ponovno izračuna. To je v redu, če imate majhen nabor podatkov in manjše število formul, če pa imate velike preglednice, bi to lahko znatno upočasnilo obdelavo.

Tu je seznam hlapnih formul:

• Zelo nestanovitno: RAND (), ZDAJ (), DANES ()
• Skoraj nestanovitno: OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), INFO ()

BONUS NAMIG: Pogojno oblikovanje je tudi nestanovitno. Uporabiti ga morate samo v celicah, kjer je to potrebno.

Bližnjice na tipkovnici Excel

Spodaj je nekaj pogostih vprašanj za intervju v Excelu o bližnjicah na tipkovnici, ki jih lahko dobite v intervjuju (kliknite na vprašanje, če si želite ogledati odgovor).

Katere bližnjice na tipkovnici so najbolj uporabne?

Obstaja na stotine bližnjičnih tipk v Excelu. Navajam svojih prvih pet bližnjic, če pa imate svoje, jih uporabite.

1. NADZOR D da zapolnite vsebino iz zgornje celice.
2. SHIFT preslednica za izbiro celotne vrstice (ali CONTROL + preslednica za izbiro celotnega stolpca).
3. NADZOR - za brisanje celic/vrstice/stolpca. Odpre se pogovorno okno za brisanje, kjer lahko izberete, kaj želite izbrisati.
4. NADZOR; za vnos trenutnega datuma (CONTROL SHIFT; vstavi trenutni čas).
5. NADZOR PAGEUP/PAGEDOWN za kroženje po delovnih listih.

Če želite več bližnjic na tipkovnici, lahko preberete naslednje vaje:

• 20 Excelovih bližnjic na tipkovnici, ki bodo navdušile vašega šefa
• 200+ bližnjic na tipkovnici Excel

Kakšna je bližnjica za odpiranje pogovornega okna za iskanje in zamenjavo

• NADZOR F - S tem se odpre pogovorno okno Najdi in zamenjaj z izbranim zavihkom Poišči.
• NADZOR H - S tem se odpre pogovorno okno Najdi in zamenjaj z izbranim jezičkom Zamenjaj.

Kaj je bližnjica za preverjanje črkovanja?

F7 - Odpre se pogovorno okno za preverjanje črkovanja.

Kaj je bližnjica za hitro samodejno seštevanje vrstic/stolpcev?

ALT =

Če imate v stolpcu/vrstici številke, lahko hitro dobite vsoto s to bližnjico na tipkovnici Excel.

Kaj je bližnjica za odpiranje novega Excelovega delovnega zvezka?

NADZOR N

To deluje le, če imate odprto aplikacijo Excel.

Kako lahko izberete vse celice na delovnem listu

Lahko uporabiš NADZOR A A - držite kontrolno tipko in dvakrat pritisnite tipko A.

Če v aktivni celici nimate podatkov, bi s pritiskom na tipko A izbrali celoten delovni list. Če pa obstajajo podatki, s pritiskom na tipko A enkrat izberite celotne podatke in jih znova pritisnite, nato pa izberete vse celice na delovnem listu.

Kako bi v isto celico vstavili novo vrstico?

Če želite v isto celico vstaviti novo vrstico, uporabite bližnjico ALT Vnesite - pridržite tipko ALT in pritisnite enter.

Kakšna je bližnjica za vstavljanje komentarja v Excel?

SHIFT F2

Izberite celico, v katero želite dodati komentar, pridržite tipko ALT in pritisnite tipko F2.

Če ste izbrali obseg celic, bo komentar vstavil samo v aktivno celico.

Vprašanja glede vrtilne tabele Excel

Spodaj je nekaj pogostih vprašanj za intervju v Excelu o vrtilni tabeli, ki bi jih lahko dobili v intervjuju (kliknite na vprašanje, če si želite ogledati odgovor).

Kaj je vrtilna tabela in kdaj bi jo uporabili?

Vrtilna tabela je funkcija v programu Microsoft Excel, ki omogoča hitro povzemanje ogromnih naborov podatkov (z nekaj kliki).

Tudi če ste popolnoma nov v svetu Excela, lahko preprosto uporabite vrtilno tabelo. Ustvarjanje poročil je preprosto tako, kot da povlečete in spustite glave vrstic/stolpcev.

Na primer, če imate 10.000 podatkov o prodaji vrstic iz štirih različnih regij, lahko s pomočjo vrtilne tabele takoj ugotovite, kakšna je skupna prodaja v vsaki regiji. Če želite podrobneje preučiti in videti, kakšna je prodaja vsakega izdelka v vsaki regiji, lahko to preprosto storite (dobesedno tako preprosto, kot da povlečete podatkovno točko v polje).

Več o vrtilnih tabelah si lahko preberete tukaj.

Kakšni so različni odseki v vrtilni tabeli?

Vrtilna tabela je sestavljena iz štirih različnih razdelkov:

• Območje vrednot: To je področje, kjer se poročajo o vrednostih.

• Območje vrstic: Naslovi levo od območja Vrednosti sestavljajo vrstice.

• Območje stolpcev: Naslovi na vrhu območja Vrednosti predstavljajo območje Stolpci.

• Območje filtra: To je izbirni filter, ki ga lahko uporabite za nadaljnjo analizo podatkovnega niza.

Kaj so rezalniki?

Rezalniki so bili predstavljeni v vrtilni tabeli v različici Excela za leto 2010.

Rezalnik vrtilne tabele vam omogoča, da filtrirate podatke, če v polju Slicer izberete eno ali več možnosti (kot je prikazano spodaj).

Kaj je vrtilni grafikon

Ko ustvarite vrtilno tabelo, dobite povzetek svojih podatkov. Ta povzetek lahko narišete tudi v grafikon, ki je povezan s podatki.

Ta grafikon se imenuje vrtilni grafikon.

Velika prednost uporabe vrtilnega grafikona je, da se posodobi, ko spremenite postavitev vrtilne tabele. Če imate na primer skupno prodajo po regijah in posodobite vrtilno tabelo, da prikaže podatke o prodaji za vsak izdelek v regijah, se bo vrtilni grafikon ustrezno posodobil.

Kakšna je razlika med vrtilnimi grafikoni proti rednim grafikonom?

Čeprav so vrtilni grafikoni neverjetni in jih je mogoče posodobiti, ko se vrtilna tabela posodobi, ti niso tako prilagodljivi kot običajni grafikoni.

Na splošno lahko v običajnem Excelovem grafikonu veliko prilagodite, v vrtilnem grafikonu pa ne. Če prilagodite vrtilni grafikon in nato posodobite vrtilno tabelo, boste prilagoditev verjetno izgubili.

Kljub omejitvam so vrtilni grafikoni uporabni in lahko pomagajo ustvariti hitre poglede iz vrtilne tabele.

Kako lahko osvežite vrtilno tabelo?

Če želite osvežiti vrtilno tabelo, kliknite katero koli celico v vrtilni tabeli, z desno tipko miške kliknite in izberite Osveži.

Drug način osveževanja vrtilne tabele je izbira katere koli celice v vrtilni tabeli. Omogočil bo zavihek Orodja vrtilne tabele. Na zavihku Analiza kliknite »Osveži«.

Več o osvežitvi vrtilne tabele lahko preberete tukaj.

Ali lahko datume združite v vrtilne tabele?

Če imate zabeležene datume, jih lahko preprosto združite v naslednje segmente:

• Leta
• Četrtine
• Meseci
• Tedni
• Dnevi
• Ure / minute / sekunde

Možnost združevanja podatkov v vrtilno tabelo je na zavihku Analiza, ki postane vidna, ko izberete celico v vrtilni tabeli v območju Vrstice.

Več o datumih razvrščanja v vrtilno tabelo lahko preberete tukaj.

Kaj je vrtilni predpomnilnik?

Pivot Cache je nekaj, kar se samodejno ustvari, ko ustvarite vrtilno tabelo, je predmet, ki vsebuje repliko vira podatkov. Čeprav ga ne vidite, je del delovnega zvezka in je povezan s vrtilno tabelo. Ko izvedete kakršne koli spremembe v vrtilni tabeli, ta ne uporablja podatkovnega vira, ampak uporablja vrtilni predpomnilnik. Razlog, da se ustvari vrtilni predpomnilnik, je optimizirati delovanje vrtilne tabele. Tudi če imate na tisoče vrstic podatkov, jih vrtilna tabela zelo hitro povzame. Elemente lahko povlečete in spustite v vrstice/stolpce/vrednosti/filtre in rezultati bodo takoj posodobljeni. Pivot Cache omogoča tako hitro delovanje vrtilne tabele.

Ali lahko naredite vrtilno tabelo iz več tabel?

Da, eno vrtilno tabelo lahko ustvarite iz več različnih tabel. Vendar mora v teh tabelah obstajati povezava.

Če imate na primer dve tabeli, eno z datumom, ID -jem izdelka in prodajno vrednostjo ter drugo z ID -jem izdelka in imenom izdelka, jih lahko združite kot skupni stolpec v ID -ju izdelka.

Ko povežete te tabele, lahko iz njih ustvarite vrtilno tabelo.

Ključni del tega je vzpostavitev razmerij tabel (kjer določite razmerje med dvema tabelama).

Več o tem si lahko preberete tukaj.

Kaj so izračunana polja v vrtilni tabeli?

Izračunano polje omogoča dodajanje stolpca v podatke vrtilne tabele, kjer lahko uporabite obstoječe stolpce za nekatere izračune.

Naj vam dam preprost primer.

Recimo, da imate nabor podatkov o prodajalcih na drobno in ste ustvarili vrtilno tabelo, kot je prikazano spodaj:

Zgornja vrtilna tabela povzema vrednosti prodaje in dobička za trgovce na drobno.

Kaj pa, če želite izvedeti tudi, kakšna je bila stopnja dobička teh trgovcev na drobno (kjer je stopnja dobička »Dobiček«, deljen s »Prodaja«).

Imate nekaj možnosti:

• Lahko se vrnete na prvotni nabor podatkov in dodate ta nov stolpec. To je izvedljivo, vendar ne najboljša rešitev, saj spremeni prvotni nabor podatkov in poveča velikost datoteke.
• Ta izračun lahko izvedete zunaj vrtilne tabele. To je v redu, če je vaša vrtilna tabela statična, če pa posodobite tabelo ali spremenite postavitev, boste morali znova narediti izračune.
• Dodate izračunano polje.

Izračunano polje upoštevajte kot navidezni stolpec, ki ste ga dodali z uporabo obstoječih stolpcev iz vrtilne tabele.

Uporaba izračunanega polja vrtilne tabele ima veliko prednosti:

• Ne zahteva, da ravnate s formulami ali posodabljate izvorne podatke.
• Je razširljiv, saj bo samodejno upošteval vse nove podatke, ki jih lahko dodate v vrtilno tabelo. Ko dodate polje za izračun, ga lahko uporabite kot katero koli drugo polje v vrtilni tabeli.
• Enostavno ga je posodobiti in upravljati. Na primer, če se meritve spremenijo ali morate spremeniti izračun, lahko to preprosto storite iz same vrtilne tabele.

Več o izračunanem polju vrtilne tabele lahko preberete tukaj.

Vprašanja za grafikone Excel

Spodaj je nekaj pogostih vprašanj za intervju v Excelu o grafikonih, ki bi vam jih lahko zastavili v intervjuju (kliknite na vprašanje, če si želite ogledati odgovor).

Kaj je stolpčni grafikon?

Stolpni grafikon je sestavljen iz navpičnih črt, ki se uporabljajo za časovno primerjavo vrednosti ali dveh primerjalnih vrednosti v različnih kategorijah.

Z njim lahko na primer vidite, kako se je prodaja skozi leta odvijala. Lahko pa ga uporabite za primerjavo, katera kategorija izdelkov je dosegla boljšo prodajo. Ker lahko vidite vse navpične črte naenkrat, je lažje vizualno videti in primerjati.

Ustvarite lahko tudi gručaste stolpčne grafikone, kjer imate lahko več stolpcev za isto kategorijo ali leto (nekaj, kot je prikazano spodaj).

Kaj je palični grafikon?

Palični grafikon je sestavljen iz vodoravnih črt, ki se uporabljajo za primerjavo vrednosti v različnih kategorijah.

Z njim lahko na primer primerjate, katera kategorija izdelkov je dosegla boljšo prodajo. Ali kakšen je bil odziv ankete.

Ustvarite lahko tudi gručaste stolpčne grafikone, kjer imate lahko za isto kategorijo več stolpcev (nekaj, kot je prikazano spodaj).

Kaj je linijski grafikon?

Linijski grafikon je uporaben, če želite prikazati trend skozi leta (ali druga časovna obdobja, kot so tedni, meseci ali četrtletja).

V črtnem grafikonu lahko imate več vrstic. To bi vam omogočilo primerjavo različnih kategorij v istem časovnem obdobju (nekaj, kot je prikazano spodaj).

Kaj je Scatter grafikon?

Razpršilni grafikon se uporablja za primerjavo dveh nizov vrednosti. Na primer, lahko imate podatke o različnih izdelkih za dva KPI -ja, podatke pa lahko narišete na razpršeni grafikon (kot je prikazano spodaj).

To vam omogoča, da vidite, kateri izdelki delujejo dobro na obeh KPI (zgornji desni kvadrant) ali slabo delujejo na obeh KPI (spodnji levi kvadrant).

Primer razpršenega grafikona v akciji si lahko ogledate na nadzorni plošči KPI tukaj.

Ali so tortni grafikoni dobri? Ali ga je treba uporabiti v poročilih/nadzorni plošči?

Obstajata dve šoli misli.

Nekateri popolnoma sovražijo tortni grafikon in priporočajo, da ga nikoli ne uporabljate (na primer ta članek). In potem so nekateri (tudi jaz), ki včasih uporabljajo poročne grafikone na nadzornih ploščah v poročilih.

Obstaja veliko menedžerjev, ki se dobro spoznajo s tortnimi grafikoni in jih je enostavno prebrati. Torej, če želite prikazati razčlenitev prihodkov po delitvah (kjer imate le nekaj oddelkov), potem lahko uporabite tortni grafikon.

Naj bom jasen. Tortni grafikon lahko v celoti nadomestite s stolpčnim grafikonom. Dodatna korist od uporabe ni. Toda v nekaterih primerih krožni grafikoni naredijo dobro zgodbo (na primer kažejo, da ena enota prinaša ~ 75% prihodkov, kot je prikazano spodaj).

Izogibajte se uporabi tortnih grafikonov:

• V primeru, da razlika v vrednostih ni pomembna. Razliko je bolje prikazati s stolpčnim grafikonom.
• V primeru, da je v tortnem grafikonu preveč delov. V takih primerih je lahko videti nered.

Kaj je grafikon slapa? Kdaj bi ga uporabili?

Tabela slapov prikazuje različne vrednosti (pozitivne in negativne), ki vodijo do končne vrednosti rezultata. Na primer, če analizirate čisti dobiček podjetij, so lahko vse komponente stroškov prikazane v grafikonu slapov.

To vam bo pomagalo vizualno videti, kako se vrednost od prihodkov do čistega dobička pridobi, ko se odštejejo vsi stroški.

Kaj so kombinirani grafikoni?

Kombinirani grafikoni so tisti, pri katerih kombinirate več vrst grafikonov. Priljubljen primer tega je prikazovanje paličnega grafikona z linijskim grafikonom.

Kombinirani grafikoni vam omogočajo, da predstavite in primerjate dva različna niza podatkov, ki sta med seboj povezana. Morda vas bo na primer zanimalo načrtovanje prihodkov podjetja, hkrati pa lahko tudi pokažete, kako se je stopnja dobička spremenila. Kombinirana tabela (kot je prikazano spodaj) je primeren način za to.

Kaj so sekundarne osi v grafikonu?

V grafikonu je os Y, kjer prikažete lestvico, na kateri lahko izmerite grafikon (bodisi stolpčni grafikon ali črtni grafikon ali drugo).

V primerih, ko imate dva prikazana dva različna tipa nabora podatkov z znatno razliko v vrednosti, lahko uporabite sekundarne osi.

Na primer, če želite prikazati stopnjo prihodkov in čistega dohodka v istem grafikonu, morate prikazati dve različni osi. To je zato, ker so lahko prihodki v tisočih ali milijonih, vendar bi bila stopnja čistega dohodka v odstotkih in vedno manjša od 100%. V tem primeru morate imeti dve osi, eno, ki prikazuje lestvico prihodkov, in drugo, ki meri lestvico čistega dobička.

Ko torej dodate še druge osi, se to imenuje sekundarne osi. Na spodnji sliki so osi na desni sekundarne osi.

Kaj je grafikon Bullet? Kdaj ga moramo uporabiti?

Bullet grafikone je oblikoval strokovnjak za nadzorno ploščo Stephen Few in od takrat je bil splošno sprejet kot eden najboljših grafičnih predstavitev, kjer morate prikazati uspešnost proti tarči.

Ena najboljših stvari pri grafikonih s kroglicami je, da so polne informacij in zavzamejo malo prostora v vašem poročilu ali na nadzornih ploščah.

Spodaj je primer grafikona:

Upoštevajte, da grafikoni z oznakami niso privzeta vrsta grafikona v Excelu in za njihovo ustvarjanje morate uporabiti več korakov.

Več o grafikonih krogel si lahko preberete tukaj.

Vprašanja za analizo podatkov Excel

Spodaj je nekaj pogostih vprašanj za intervju v Excelu o analizi podatkov, ki jih lahko dobite v intervjuju (kliknite na vprašanje, če si želite ogledati odgovor).

Kako v Excelu zamenjati eno vrednost z drugo?

Z uporabo funkcije NAJDI IN ZAMENI v Excelu lahko eno vrednost zamenjate z drugo.

Če želite to narediti, izberite nabor podatkov in uporabite bližnjico na tipkovnici - CONTROL H (pridržite tipko za upravljanje in nato pritisnite H). S tem se odpre pogovorno okno Najdi in zamenjaj.

V tem pogovornem oknu lahko določite vrednost, ki jo želite spremeniti, in nadomestno vrednost.

Če vas zanima več o iskanju in zamenjavi, kliknite tukaj.

Kakšni filtri podatkov so na voljo v Excelu?

V Excelu lahko nabor podatkov filtrirate glede na vrsto podatkov.

V Excelu so na voljo naslednje vrste podatkovnih filtrov:

• Besedilni filter
• Številčni filter
• Filter datuma

Filter lahko uporabite za nabor podatkov, tako da izberete podatke, nato kliknete zavihek Domov in kliknete ikono Filter.

Ko imate tabelarne podatke in uporabite filtre, vam Excel na podlagi podatkov v stolpcu prikaže ustrezen filter. Če imate na primer besedilne podatke, bodo prikazani filtri, povezani z besedilom (na primer besedilo vsebuje, se začne z, konča z itd.).

Ti c

Kako lahko razvrstite podatke v Excelu?

V Excelu obstaja funkcija razvrščanja, ki lahko razvrsti podatke glede na besedilo, številke ali barve.

Tu je nekaj načinov razvrščanja podatkov v Excelu:

• Izberite podatke in kliknite eno od dveh ikon razvrščanja na zavihku Podatki.
• Izberite podatke in kliknite ikono Razvrsti. Odprlo se bo pogovorno okno za razvrščanje in podali boste stolpec za razvrščanje ter merila (naraščajoče/padajoče).
• Uporabite podatkovni filter in kliknite filter. Poleg možnosti filtriranja prikazuje tudi možnosti razvrščanja podatkov.

Več o razvrščanju podatkov lahko preberete tukaj.

Kaj je preverjanje podatkov?

Preverjanje podatkov vam omogoča, da v celico, ki izpolnjuje merila, vnesete samo te podatke.

Če želite na primer v celico vnesti samo številke, lahko za to uporabite potrditev podatkov. Če kdo vnese kaj drugega kot številke, bo Excel prikazal napako in tega ne dovoli.

Možnosti preverjanja podatkov so na voljo na zavihku s podatki.

Več o preverjanju podatkov lahko preberete tukaj.

Preverjanje podatkov je lahko zelo koristno pri ustvarjanju obrazcev v Excelu. Če na primer želite, da uporabnik vnese samo svojo starost, lahko s preverjanjem podatkov zagotovite, da celica sprejme samo številsko vrednost.

Kako lahko prenesete nabor podatkov v Excelu?

Obstajata dva priljubljena načina prenosa podatkov v Excelu:

• Uporaba pogovornega okna Paste Special.
• Uporaba funkcije prenosa.

V pogovornem oknu Prilepi posebno morate najprej kopirati podatke, ki jih želite prenesti, izberite celico, kamor jih želite prilepiti, z desno tipko miške kliknite in pojdite na Prilepi posebno ter izberite možnost Prenos (kot je prikazano spodaj).

Več o prenosu podatkov v Excelu lahko preberete tukaj.

Kako lahko izberete vse prazne celice v Excelu?

Če delate z naborom podatkov, ki vsebuje prazne celice, jih lahko preprosto izberete v Excelu. Ko ste izbrani, jih lahko označite, izbrišete ali jim dodate nekaj vrednosti (na primer 0 ali NA).

Če želite to narediti, morate v Excelu uporabiti pogovorno okno Pojdi na posebno.

Tu so koraki za izbiro vseh praznih celic v Excelu:

• Izberite celoten nabor podatkov (vključno s praznimi celicami)
• Pritisnite F5 (odpre se pogovorno okno Pojdi na)
• Kliknite gumb »Posebno« (odpre se pogovorno okno Pojdi na posebno)
• Izberite Praznine in kliknite V redu (s tem izberete vse prazne celice v naboru podatkov)

Več o izbiri praznih celic v Excelu si lahko preberete tukaj.

Kako lahko odstranite dvojnike iz nabora podatkov?

Excel ima vgrajeno funkcionalnost, ki vam omogoča, da odstranite podvojene celice/vrstice v Excelu.

Možnost odstranjevanja dvojnikov najdete na zavihku Podatki.

Spodaj so navedeni koraki za odstranjevanje dvojnikov v Excelu:

• Izberite podatke.
• Kliknite zavihek Podatki in nato možnost Odstrani podvojene datoteke.
• V pogovornem oknu Odstrani podvojene datoteke, če imajo vaši podatki glave, preverite možnost »Moji podatki imajo glave«. Izberite stolpec, iz katerega želite odstraniti dvojnike.
• Kliknite V redu

Več o odstranjevanju dvojnikov v Excelu lahko preberete tukaj.

Kaj je napredni filter v Excelu?

Napredni filter Excel - kot že ime pove - je napredna različica običajnega filtra. To lahko uporabite, če morate za filtriranje nabora podatkov uporabiti bolj zapletena merila.

Tu je nekaj razlik med običajnim filtrom in naprednim filtrom:

• Medtem ko bo običajni podatkovni filter filtriral obstoječi nabor podatkov, lahko z naprednim filtrom Excel izvlečete nabor podatkov tudi na kakšno drugo lokacijo.
• Napredni filter Excel vam omogoča uporabo zapletenih meril. Če imate na primer podatke o prodaji, lahko podatke filtrirate po merilu, kjer je prodajni predstavnik Bob, regija pa sever ali jug.

Več o naprednem filtru Excel lahko preberete tukaj.

Ali lahko hkrati razvrstite več stolpcev?

Da, v Excelu lahko razvrstite več stolpcev.

Z večkratnim razvrščanjem je ideja razvrstiti stolpec in nato razvrstiti drugi stolpec, pri tem pa prvi stolpec ostati nedotaknjen.

Spodaj je primer razvrščanja na več ravneh v Excelu.

Upoštevajte, da se v tem primeru najprej razvrsti stolpec A, nato pa stolpec B. Končni rezultat ima razvrščene vrednosti stolpca A in stolpec B razvrščene za vsako postavko v stolpcu A.

Za razvrščanje na več ravneh morate uporabiti pogovorno okno Razvrsti. Če želite to narediti, izberite podatke, ki jih želite razvrstiti, kliknite zavihek Podatki in nato kliknite ikono Razvrsti.

V pogovornem oknu Razvrsti lahko določite podrobnosti razvrščanja za en stolpec, nato pa za razvrščanje drugega stolpca kliknite gumb »Dodaj raven«. To vam bo omogočilo razvrščanje na podlagi več stolpcev.

Več o razvrščanju podatkov v več stolpcih lahko preberete tukaj.

Kaj je podatkovna tabela z eno spremenljivko?

Ena spremenljivka Podatkovna tabela v Excelu je najbolj primerna v situacijah, ko želite videti, kako se spremeni končni rezultat, ko spremenite eno od vhodnih spremenljivk.

Na primer, če želite vedeti, koliko se spreminja mesečni obrok, če povečate/zmanjšate število mesecev, lahko zanj nastavite podatkovno tabelo z eno spremenljivko. To je lahko koristno, če želite obdržati mesečno plačilo manj kot 500 USD in veste, katere vse možnosti imate (6 mesecev, 9 mesecev, 12 mesecev itd.)

Možnost nastavitve podatkovne tabele z eno spremenljivko je na zavihku Podatki, v spustnem meniju Kaj-če analiza.

Več o podatkovni tabeli z eno spremenljivko si lahko preberete tukaj.

Kaj je podatkovna tabela z dvema spremenljivkama?

Dve spremenljivi podatkovni tabeli v Excelu sta najbolj primerni v situacijah, ko želite videti, kako se spremeni končni rezultat, ko spremenite dve vhodni spremenljivki.

Na primer, če želite vedeti, koliko se spremeni mesečni obrok, če povečate/zmanjšate število mesecev in obrestno mero.

Zanj lahko nastavite podatkovno tabelo z dvema spremenljivkama, ki vam bo prikazala zadnji mesečni obrok na podlagi različnih kombinacij obrestne mere in števila mesecev. To je lahko koristno, če želite obdržati mesečno plačilo manj kot 500 USD in vedeti, katere vse možnosti imate.

Možnost nastavitve podatkovne tabele z dvema spremenljivkama je na zavihku Podatki, v spustnem meniju Kaj-če analiza.

Več o podatkovni tabeli z dvema spremenljivkama si lahko preberete tukaj.

Kaj je Scenario Manager?

Scenario Manager v Excelu je lahko orodje izbire, če imate več spremenljivk in želite videti učinek na končni rezultat, ko se te spremenljivke spremenijo. Če imate samo eno ali dve spremenljivki, lahko ustvarite eno ali dve spremenljivki. -spremenljiva podatkovna tabela. Če pa imate 3 ali več kot 3 spremenljivke, ki jih je mogoče spremeniti, je to pravi način.

Če ste na primer regionalni vodja prodaje in imate pod seboj štiri področja, lahko z upraviteljem scenarijev ustvarite različne scenarije (na primer):

• Nobeno področje ne kaže rasti prodaje.
• Območje A raste 10%, ostale 3 pa ne rastejo.
• Površini A in B se povečata za 10%, drugi dve pa ne.

Dobiš idejo … kajne?

Z upraviteljem scenarijev v Excelu lahko preprosto ustvarite scenarije in jih analizirate enega po enega ali kot povzetek vseh scenarijev.

Več o upravitelju scenarijev si lahko preberete tukaj.

Kaj je iskanje cilja?

Iskanje ciljev v Excelu, kot že ime pove, vam pomaga doseči vrednost (cilj) s spreminjanjem odvisne vrednosti.

Če na primer kupujete avto in želite vedeti, za koliko mesečnih obrokov se morate odločiti, tako da vaše mesečno plačilo ne presega 500 USD, lahko to storite s pomočjo iskalnika ciljev.

Več o iskanju cilja lahko preberete tukaj.

Kaj je Solver?

Reševalnik v Excelu je dodatek, ki vam omogoča, da dobite optimalno rešitev, če obstaja veliko spremenljivk in omejitev. Lahko menite, da gre za napredno različico iskanja cilja.

S programom Solver lahko določite omejitve in cilj, ki ga morate doseči. Izračuna v ozadju, da vam ponudi možno rešitev.

Več o Solverju lahko preberete tukaj.

VBA vprašanja o Excelu VBA

Spodaj je nekaj pogostih vprašanj za intervju v Excelu o VBA, ki bi vam jih lahko zastavili v intervjuju (kliknite na vprašanje, če si želite ogledati odgovor).

Kaj je VBA?

VBA pomeni Visual Basic for Applications. To je programski jezik, ki ga lahko uporabite za avtomatizacijo opravil v Excelu.

Kakšne so prednosti uporabe VBA v Excelu?

Čeprav ima Excel veliko neverjetnih funkcij in funkcionalnosti, morda nima vsega, kar potrebujete.

VBA vam omogoča, da izboljšate Excelove sposobnosti z ustvarjanjem kod, ki lahko avtomatizirajo opravila v Excelu. Spodaj je nekaj stvari, ki jih lahko naredite s tem VBA:

• Avtomatizirajte nabor nalog in prihranite čas.
• Ustvarite lastne Excelove funkcije (v primeru, da obstoječe funkcije niso dovolj).
• Ustvarite in delite svoje kode z drugimi ljudmi, da lahko tudi avtomatizirajo opravila in prihranijo čas.
• Ustvarite aplikacije po meri.

Kaj je makro v Excelu?

Makro je niz navodil, napisanih v jeziku VBA, ki jih Excel lahko razume in izvede. Makro je lahko tako preprost kot ena vrstica ali dolg več tisoč vrstic.

V mnogih primerih ljudje običajno uporabljajo kodo VBA in makro zamenljivo.

Kako lahko posnamete makro v Excelu?

Tudi če o VBA ne veste nič, lahko še vedno ustvarite nekaj makrov in avtomatizirate svoje delo.

To lahko storite tako, da posnamete makro.

Ko posnamete makro, Excel pozorno spremlja korake, ki jih izvajate, in jih zabeleži v jeziku, ki ga razume - to je VBA.

Zdaj, ko ustavite snemanje, shranite makro in ga zaženete, se Excel preprosto vrne na kodo VBA, ki jo je ustvaril, in sledi popolnoma istim korakom.

To pomeni, da tudi če ne veste nič o VBA, lahko nekatere naloge avtomatizirate tako, da Excelu dovolite, da enkrat zabeleži vaše korake, nato pa jih znova uporabite.

Makro lahko posnamete z možnostjo Posnemi makro, ki je na voljo na zavihku Razvijalec na traku.

Ko posnamete makro, ga Excel shrani z imenom, ki ga določite, nato pa ga lahko preprosto znova uporabite tolikokrat, kot želite.

Več o snemanju makra si lahko preberete tukaj.

Kakšne so omejitve snemanja makra v Excelu?

Čeprav je snemanje makra odličen način za hitro ustvarjanje kode, ima naslednje omejitve:

• Kode ne morete izvesti brez izbire predmeta. Če želite, da snemalnik makrov preide na naslednji delovni list in označi vse zapolnjene celice v stolpcu A, ne da bi zapustil trenutni delovni list, potem tega ne bo mogel narediti. Če vas prosim, da to storite, tudi vi tega ne boste mogli storiti (ne da bi zapustili trenutni list). In če tega ne zmorete sami, kako bo snemalnik makrov zajel vaša dejanja. V takih primerih morate ročno ustvariti/urediti kodo.
• S snemalnikom makrov ne morete ustvariti funkcije po meri. Z VBA lahko ustvarite funkcije po meri, ki jih lahko uporabite na delovnem listu kot običajne funkcije. To lahko ustvarite tako, da kodo napišete ročno.
• Kode na podlagi dogodkov ne morete izvajati. V VBA lahko za zagon kode, povezane s tem dogodkom, uporabite številne dogodke - na primer odpiranje delovnega zvezka, dodajanje delovnega lista, dvoklik na celico itd. Za to ne morete uporabiti snemalnika makrov.
• Z snemalnikom makrov ne morete ustvariti zank. Ko ročno vnesete kodo, lahko povečate moč zank v VBA (na primer Za naprej, Za vsako naslednjo, Naredi med, Naredi do). Ko posnamete makro, tega ne morete storiti.
• Ne morete analizirati pogojev: Pogoje v kodi lahko preverite s snemalnikom makrov. Če kodo VBA napišete ročno, lahko z izjavami IF Then Else analizirate stanje in zaženete kodo, če je res (ali drugo kodo, če je napačna).

Kaj je UDF v Excelu VBA?

UDF je uporabniško definirana funkcija v VBA. Te funkcije imenujemo tudi funkcije po meri.

Z VBA lahko ustvarite funkcijo po meri (UDF), ki jo lahko uporabljate na delovnih listih tako kot običajne funkcije.

Te so v pomoč, če obstoječe funkcije programa Excel niso dovolj. V takih primerih lahko ustvarite lastne UDF -je po meri, ki ustrezajo vašim posebnim potrebam.

Več o uporabniško določenih funkcijah lahko preberete tukaj.

Kaj so dogodki v VBA?

V Excelu VBA je dogodek dejanje, ki lahko sproži izvajanje podanega makra.

Ko na primer odprete nov delovni zvezek, je to dogodek. Ko vstavite nov delovni list, je to dogodek. Ko dvakrat kliknete celico, je to dogodek.

V VBA je veliko takih dogodkov in za te dogodke lahko ustvarite kode. To pomeni, da bi se koda takoj zgodila in če ste za ta dogodek podali kodo.

Excel to samodejno stori takoj, ko opazi, da se je dogodek zgodil. Zato morate samo napisati kodo in jo postaviti v pravilno podprogram dogodka.

Več o dogodkih Excel VBA si lahko preberete tukaj.

Katere so nekatere uporabne zanke v VBA?

V Excelu VBA obstajajo naslednje zanke:

• Za naslednjo zanko
• Naredi While Loop
• Naredi do zanke
• Za vsako naslednjo zanko

Več o zankah Excel VBA lahko preberete tukaj.

Kakšni so različni načini izvajanja makra v Excelu?

Za zagon makra v Excelu lahko uporabite naslednje načine:

• Dodelite makro obliki
• Dodelite makro gumbu
• Zaženite makro s trakom (zavihek za razvijalce)
• Zaženite makro iz urejevalnika VB
• Zaženite makro z bližnjico na tipkovnici
• Pokličite makro iz drugega makra

Več o izvajanju makra si lahko preberete tukaj.

Kaj so uporabniški obrazci?

Uporabniški obrazec je pogovorno okno, ki ga lahko oblikujete in sestavite v Excelu VBA.

Ko so ustvarjeni, jih je mogoče na več načinov uporabiti na področju delovnega lista Excel:

• Uporabite ga lahko za vnos od uporabnika.
• Lahko naredite obrazec in vnesete vnose v Excelu.
• Uporabniškemu obrazcu lahko dodate gumbe in uporabniku omogočite možnosti. Te gumbe lahko tudi kodirate, tako da se vsakič, ko uporabnik klikne gumb, izvede določen makro.

Kaj so dodatki?

Dodatek je datoteka, ki jo lahko ob zagonu naložite v Excel.

Ko ustvarite dodatek in ga namestite v Excel, se odpre vsakič, ko se odpre aplikacija Excel. V dodatku imate lahko veliko različnih makrov in kadar koli odprete Excel, so te kode na voljo za uporabo.

To je koristno, saj lahko ustvarite dodatek in postane na voljo vsem delovnim zvezkom. Torej, če morate nekaj nalog pogosto opravljati, jih lahko avtomatizirate tako, da napišete makro in jih nato shranite kot dodatke. Ne glede na to, kateri Excel odprete, lahko uporabite makro.

Druga prednost dodatka je, da lahko datoteko dodatkov delite tudi z drugimi. Vse kar morajo storiti je, da ga enkrat namestijo in na voljo bodo tudi isti makri

Več o ustvarjanju dodatka si lahko preberete tukaj.

Vprašanja na nadzorni plošči programa Excel

Spodaj je nekaj pogostih vprašanj za nadzorne plošče v Excelu o nadzornih ploščah, ki bi jih lahko dobili v intervjuju (kliknite na vprašanje, če si želite ogledati odgovor).

Kakšna je razlika med nadzorno ploščo in poročilom?

Poročilo naj bi zagotovilo ustrezne podatke. Lahko je poročilo, ki vsebuje vse podatke, lahko pa tudi nekaj grafikonov/vizualizacij. Primeri poročil so lahko podatki o prodajnih transakcijah ali podatki iz ankete zaposlenih.

Armaturna plošča je namenjena odgovarjanju na vprašanja z uporabo podatkov. Lahko bi pokazali, katere regije so uspešnejše pri prodaji ali katera področja zaostajajo glede povratnih informacij zaposlenih. Te nadzorne plošče so lahko statične ali interaktivne (kjer lahko uporabnik izbira in spremeni poglede, podatki pa se bodo dinamično posodabljali).

Več o Excelovih nadzornih ploščah lahko preberete tukaj.

Katera so nekatera vprašanja, ki jih morate zastaviti stranki/deležniku, preden ustvarite nadzorno ploščo?

Medtem ko bi bila vprašanja odvisna od primera do primera, obstaja nekaj vprašanj na visoki ravni, ki jih morate zastaviti pri ustvarjanju nadzorne plošče v Excelu.

• Kakšen je namen nadzorne plošče?
• Kakšni so viri podatkov?
• Kdo bo uporabljal to nadzorno ploščo Excel?
• Kako pogosto je treba posodobiti Excelovo nadzorno ploščo?
• Kakšno različico Officea uporablja odjemalec/deležnik?

Takih vprašanj je lahko veliko. Namen tega je, da bi bilo jasno, kakšna mora biti armaturna plošča in čemu služi.

Katere interaktivne kontrole lahko uporabite na nadzornih ploščah?

Excel ima številna interaktivna orodja, ki jih je mogoče uporabiti na nadzorni plošči:

• Spustni seznami
• Potrditvena polja
• Drsni trakovi
• Radijski gumbi

Poleg teh običajnih interaktivnih orodij lahko uporabite tudi VBA za dodajanje več funkcionalnosti na armaturno ploščo.

Katere vrste uporabnih grafikonov lahko uporabite na nadzorni plošči?

Ena od potreb pri ustvarjanju nadzorne plošče je prikazati ustrezne podatke s slikami. Lestvice, ki lahko povedo dobro zgodbo in prikažejo ustrezne informacije, so bolj primerne za nadzorno ploščo.

Ker se armaturna plošča običajno prilega enemu zaslonu, je prostora za podatke in vizualne vsebine omejen. V takih primerih pridejo kombinacije na lestvici.

Pri ustvarjanju nadzorne plošče so lahko koristni naslednji grafikoni:

• Kombinirani grafikoni
• Scatter karte
• Bullet Chart
• Shema slapov
• Toplotni zemljevidi

Katere so najboljše prakse pri ustvarjanju nadzorne plošče v Excelu?

Tu je nekaj najboljših praks pri ustvarjanju nadzorne plošče v Excelu:

• Pretvorite tabelarne podatke v Excelove tabele: Ustvarjanje nadzornih plošč z uporabo Excelove tabele kot vira podatkov je veliko lažje. Če nimate izjemno močnih razlogov za to, vedno pretvorite zaledne podatke v Excelovo tabelo.
• Oštevilčenje vaših grafikonov/odsekov: To pomaga, ko predstavljate nadzorno ploščo in se sklicujete na različne grafikone/tabele. Lažje je prositi ljudi, naj se osredotočijo na grafikon, oštevilčen z 2, namesto da bi rekli zgornji levi ali črtni grafikon.
• Omejite gibanje na območju armaturne plošče: Čeprav je Excelov delovni list velik, je bolje odstraniti vse vrstice/stolpce, razen tistih, ki imajo vašo nadzorno ploščo.
• Zamrzni pomembne vrstice/stolpec: Če želite, da so nekatere vrstice/stolpci vedno vidni, jih lahko zamrznete.
• Naredi oblike/grafikone: Uporabnik lahko na koncu spremeni širino vrstice/stolpca. Ne želite, da se oblike in grafikoni ne poravnajo in premaknejo s svojega prvotnega mesta. Zato je bolje, da se držijo svojega položaja.
• Poskrbite za uporabniški priročnik: Dobro je vključiti ločen list s podrobnostmi o uporabi nadzorne plošče. To postane bolj uporabno, če imate na nadzorni plošči interaktivne kontrole.
• Prihranite prostor s kombiniranimi grafikoni: Ker je na armaturni plošči omejen prostor (saj ga morate namestiti na en zaslon), lahko s kombiniranimi grafikoni prihranite prostor.
• Uporabite simbole in pogojno oblikovanje: Z uporabo simbolov in pogojnega oblikovanja lahko naredite nadzorno ploščo bolj vizualno in enostavno za branje. Na primer, lažje je videti najnižjo vrednost v tabeli, ko je označena z rdečo barvo, namesto da bi pregledali vse vrednosti eno za drugo.
• Pametno uporabite barve, da prikažete kontrast: Če želite označiti podatkovno točko v tabeli ali vrstici v grafikonu, je bolje, da izstopa tako, da jo označite v privlačni barvi.

Druga vprašanja o Excelu

To so vprašanja, ki jih ne bi mogla uvrstiti v nobeno od zgornjih kategorij. Zato vse to združujem tukaj (kliknite na vprašanje, če si želite ogledati odgovor).

Kaj je Excelova tabela?

Excelova tabela je funkcija v Excelu. To ni isto kot tabelarni podatki.

Ko pretvorite tabelarne podatke v Excelovo tabelo, se jim doda nekaj dodatnih funkcij, ki so lahko zelo koristne.

Glede na Microsoftovo spletno mesto za pomoč - »Tabela običajno vsebuje povezane podatke v vrsti vrstic in stolpcev delovnega lista, ki so bili oblikovani kot tabela. Z uporabo funkcij tabele lahko nato upravljate podatke v vrsticah in stolpcih tabele neodvisno od podatkov v drugih vrsticah in stolpcih na delovnem listu.

Več o Excelovih tabelah si lahko preberete tukaj.

Kakšne so prednosti uporabe Excelove tabele?

Ko pretvorite tabelarne podatke v Excelovo tabelo, se tem podatkom samodejno dodajo naslednje funkcije:

• Za razvrščanje in filtriranje podatkov lahko uporabite ikono filtra na glavi vsakega stolpca.
• Sloge lahko preprosto uporabite za tabelo in jo oblikujete. Na voljo je veliko vgrajenih slogov, ki jih lahko uporabite z enim klikom.
• Namesto sklicev na celice v formulah lahko uporabite ime tabele in imena stolpcev.
• Ko tabelarnim podatkom dodate novo vrstico/stolpec, se Excelova tabela samodejno razširi in zajema novo vrstico/stolpec kot njen del. Ker lahko v formulah uporabljate imena tabel/stolpcev, vam ni treba iti in posodabljati formul, ko dodate nove vrstice/stolpce. Excel Table to samodejno obračuna.

Kaj so strukturirane reference?

Ko uporabljate tabelo Excel, vam ni treba uporabljati sklicev na celice. Namesto tega lahko uporabite ime tabele ali imena stolpcev. Te reference se imenujejo strukturirane reference.

Katere so najpogosteje uporabljene oblike datotek, v katere je mogoče shraniti datoteko Excel?

Obstaja veliko oblik datotek, v katere lahko shranite delovni zvezek Excel. Nekateri pogosto uporabljeni so:

• .XLS
• .XLSX
• .XLSM (ko ima datoteka makre)
• .CSV
• .XLB (binarna oblika)
• .XLA (za dodatke)
• .PDF

Kako zmanjšati velikost datoteke Excel?

Velikost datoteke Excelovega delovnega zvezka lahko zmanjšate na več načinov:

• Izbrišite neuporabljene podatke
• Izbrišite neuporabljene delovne liste
• Odstranite slike ali jih stisnite
• Odstranite nepotrebno oblikovanje
• Odstranite vrtilne tabele, ki jih ne potrebujete. To bo pomagalo tudi pri čiščenju vrtilnega predpomnilnika.
• Shranite datoteko v formatu .XLSB

Preberi več: 8 načinov za zmanjšanje velikosti datoteke v Excelu

Katere korake lahko naredite za ravnanje s počasnimi Excelovimi delovnimi zvezki?

Za delo s počasnimi Excelovimi delovnimi zvezki lahko uporabite naslednje tehnike:

• Izogibajte se hlapnim funkcijam, kot so INDIRECT, OFFSET itd.
• Namesto formule matrike uporabite stolpce za pomoč
• Pogojno oblikovanje uporabljajte le, kadar je to nujno potrebno (saj je tudi nestanovitno).
• Uporabite Excelove tabele in imenovane obsege.
• Pretvorite neuporabljene formule v vrednosti.
• Vse referenčne podatke hranite na enem listu.
• Izogibajte se uporabi celotne vrstice/stolpca v referencah.
• Uporabite način ročnega izračuna.

Več o ravnanju s počasnim Excelovim delovnim zvezkom lahko preberete tukaj.

Koliko vrstic in stolpcev je na Excelovem delovnem listu?

List Excel (različica 2007 in novejše) vsebuje:

• 16.384 stolpcev
• 1.048.576 vrstic

Kako dodati/izbrisati vrstice v Excelu?

Če želite dodati nove vrstice, z desno miškino tipko kliknite poljubno celico, kamor želite vstaviti vrstico, in kliknite možnost Vstavi. S tem se odpre pogovorno okno, ki ga lahko uporabite za vstavljanje novih vrstic.

Podobno, če želite izbrisati celice/vrstice/stolpce, jih izberite, z desno tipko miške kliknite in izberite Izbriši.

Kako lahko povečate ali pomanjšate v Excelu?

V vrstici stanja v Excelu sta gumba Povečaj in Pomanjšaj. Za povečavo lahko kliknete znak plus in za pomanjšavo.

Pridržite lahko tudi kontrolno tipko in nato z miško za pomikanje povečate ali pomanjšate.

Na zavihku Pogled obstaja tudi možnost povečave in pomanjšanja v Excelu.

Kako zaščititi list v Excelu?

List lahko zaščitite tako, da kliknete zavihek Pregled in nato možnost Zaščiti list.

Odpre se pogovorno okno, v katerem lahko nastavite geslo. Če ne želite nastaviti gesla, ga pustite prazno.

Kaj se imenujejo obsegi? Kakšne so njegove prednosti?

Imenovani obseg je funkcija v Excelu, ki vam omogoča, da celici ali obsegu celic daste ime. Zdaj lahko uporabite to ime namesto sklicev na celice.

Uporaba imenovanega obsega olajša delo pri formulah. To postane še posebej uporabno, ko morate ustvariti formule, ki uporabljajo podatke iz več listov. V takih primerih lahko ustvarite imenovane obsege in jih nato uporabite namesto sklicev na celice.

Tem poimenovanim obsegom lahko podate opisna imena - kar olajša tudi branje in razumevanje formule.Na primer, lahko uporabite = SUM (SALES) namesto = SUM (C2: C11), ki vam bo takoj povedal, za kaj gre v formuli.

Več o imenovanih območjih lahko preberete tukaj.

Ali lahko pri drsenju vrstic/stolpcev glave ostanejo vidne?

Ko delate z velikimi nabori podatkov, ko se pomaknete navzdol ali desno, vrstice in stolpci glave izginejo. To včasih otežuje razumevanje, za kaj gre za podatkovno točko.

Z možnostjo Zamrzni podokna v Excelu lahko naredite vidne vrstice/stolpce glave, ko se pomaknete stran do oddaljenih podatkovnih točk.

Možnosti zamrznjenih podoknov so na voljo na zavihku Pogled na Excelovem traku.

Več o Excelovih zamrznjenih ploščah lahko preberete tukaj.

Kako bi prepoznali celice z komentarji?

Celice, ki jim je dodan komentar, so označene z majhnim rdečim trikotnikom zgoraj desno celice. Ko miškin kazalec premaknete nad celico, postanejo komentarji vidni.

Kako bi shranili delovni list Excel kot PDF?

Če želite delovni list shraniti kot dokument PDF, lahko pri shranjevanju datoteke določite vrsto datoteke kot PDF.

Če želite to narediti, kliknite zavihek Datoteka in nato kliknite Shrani kot.

V pogovornem oknu Shrani kot izberite mesto, kamor želite shraniti datoteko, in v spustnem meniju Shrani kot vrsto izberite PDF. Tako boste celoten delovni list shranili kot dokument PDF.

Kako ustvariti hiperpovezavo v Excelu?

Če želite ustvariti hiperpovezavo, izberite celico, v kateri želite hiperpovezavo, in uporabite bližnjico na tipkovnici Nadzor K. (držite kontrolno tipko in pritisnite tipko K).

S tem se odpre pogovorno okno Vstavi hiperpovezavo, kjer lahko določite URL.

Prav tako lahko dobite možnost dodajanja hiperpovezave, ko z desno miškino tipko kliknete celico.

Kdaj bi razmislili o prehodu z samodejnega na ročni izračun v Excelu?

Čeprav je v večini primerov način samodejnega izračuna, če imate datoteko s formulo, kjer ponovni izračun traja veliko časa vsakič, ko kaj spremenite na listu, lahko preklopite na ročni izračun.

Ko preklopite na ročni izračun, morate osveževati vsakič, ko želite, da se list ponovno izračuna.

Kaj je Flash Fill?

Flash Fill je neverjetno orodje, ki je bilo dodano v Excel 2013 in je po tem na voljo v vseh različicah.

Za lažji vnos podatkov lahko uporabite Excel Fill v Excelu. To je pametno orodje, ki poskuša prepoznati vzorce na podlagi vnosa vaših podatkov in to naredi namesto vas.

Nekaj ​​preprostih primerov uporabe Flash Fill je lahko pridobitev imena iz polnega imena, pridobitev začetnic imena, oblikovanje telefonskih številk itd.

Več o Flash Fill lahko preberete tukaj.

Kaj je ročaj za polnjenje?

Ročaj za izpolnjevanje je orodje, ki ga lahko uporabite za samodejno dokončanje seznamov v Excelu. Na primer, če morate v celico A1: A20 vnesti številke od 1 do 20, lahko namesto ročnega vnosa vsake številke preprosto vnesete prvi dve številki, ostalo pa uporabite z ročico za polnjenje.

Ročica za izpolnjevanje je majhen kvadrat, ki bi ga videli, ko izberete dve ali več kot dve celici v Excelu.

Ko premaknete kazalec na ročico za polnjenje, se kazalec spremeni v ikono plus. Zdaj lahko držite levo tipko miške in jo povlečete, da dodate več številk v niz.

Kaj so nadomestni znaki v Excelu?

V Excelu so trije nadomestni znaki:

• * (zvezdica) - predstavlja poljubno število znakov. Na primer, Ex* lahko pomeni Excel, Excels, Primer, Strokovnjak itd.
• ? (vprašaj) - predstavlja en sam znak. Na primer, Gl? Ss je lahko steklo ali sijaj.
• ~ (tilda) - Uporablja se za identifikacijo nadomestnega znaka (~, *,?) v besedilu. Recimo, da želite na seznamu poiskati natančno besedno zvezo Excel*. Če uporabljate Excel* kot iskalni niz, se prikaže vsaka beseda, ki ima Excel na začetku, ki ji sledi poljubno število znakov (na primer Excel, Excels, Odlično). Če želimo posebej iskati excel*, moramo uporabiti ~. Torej bi bil naš iskalni niz excel ~*. Tukaj prisotnost ~ zagotavlja, da Excel bere naslednji znak takšen, kot je, in ne kot nadomestni znak.

Nadomestni znaki so uporabni, če jih želite uporabiti v formulah ali med filtriranjem podatkov.

Več o nadomestnih znakih si lahko preberete tukaj.

Kaj je tiskalno območje in kako ga lahko nastavite v Excelu?

Območje tiskanja je vrsta celic (sosednjih ali neslednih), ki jih določite za tiskanje, kadar koli natisnete ta delovni list. Na primer, namesto da natisnem celoten delovni list, če želim natisniti samo prvih 10 vrstic, lahko prvih 10 vrstic nastavim kot območje tiskanja.

Če želite nastaviti območje tiskanja v Excelu:

• Izberite celice, za katere želite nastaviti območje tiskanja.
• Kliknite zavihek Postavitev strani.
• Kliknite na Območje tiskanja.
• Kliknite Nastavi območje tiskanja.

Več o področju tiskanja lahko preberete tukaj.

Kako lahko v Excel vnesete številke strani?

Številke strani lahko vstavite s poljem za nastavitev strani.

Tu so naslednji koraki:

• Kliknite zavihek Postavitev strani,
• V kategoriji Nastavitev strani kliknite ikono zaganjalnika pogovornega okna (to je majhna nagnjena ikona puščice v spodnjem desnem kotu skupine).
• V pogovornem oknu Nastavitev strani kliknite zavihek Glava/Noga.
• V spustnem meniju Noga izberite obliko številke strani.

Več o številkah strani v Excelu lahko preberete tukaj.

Čeprav sem poskušal ohraniti ta priročnik »Vprašanja in odgovori v Excelovem intervjuju« brez napak, v primeru, da v katerem koli vprašanju odkrijete napake, mi to sporočite na področju za komentarje.