Oglejte si video - Kako slediti spremembam v Excelu
Če delate z Excelovo datoteko, ki jo morajo posodobiti ali pregledati drugi ljudje, je lahko možnost sledenja spremembam še kako prav.
Uporabite ga lahko tudi pri posodabljanju datoteke in morate spremljati vse spremembe, ki jih naredite sami. To je lahko v pomoč, če ga ponovno obiščete pozneje.
V tej vadnici vam bom pokazal, kako slediti spremembam v Excelu.
Omogočanje sledenja spremembam v funkciji Excel
Ta funkcija je privzeto onemogočena v Excelu.
Spodaj so navedeni koraki za omogočanje sledenja spremembam v Excelu:
- Pojdite na zavihek Pregled.
- V skupini Spremembe kliknite možnost Sledenje spremembam in izberite Označi spremembe.
- V pogovornem oknu Označi spremembe potrdite možnost - 'Spremljaj spremembe med urejanjem. To deli tudi vaš delovni zvezek. Določite lahko tudi možnosti »Kdaj«, »Kdo« in »Kje«. V tej vadnici bom uporabil privzete nastavitve.
- Kliknite V redu.
Zgornji koraki bi omogočili sledenje spremembam v Excelu, zdaj pa bodo poudarili vse spremembe v delovnem zvezku.
Opomba: Če želite, da ta možnost deluje, morate imeti delovni zvezek shranjen v sistemu ali na omrežnem pogonu. Če datoteka ni shranjena, vas bo najprej pozvala, da jo shranite, preden omogočite možnost »Sledenje spremembam«. Če je datoteka že shranjena, jo bo še vedno shranila, preden omogoči sledenje.
Kako "Sledenje spremembam" deluje v Excelu?
Ko omogočite sledenje, ga boste vi ali kdor koli, ki dostopa do delovnega zvezka, kaj spremenili, označili z modro obrobo in v zgornjem levem kotu celice dobili majhen modri trikotnik. To je podobno rdečemu trikotniku, ki ga vidite, ko v celico vstavite komentar.
Spodaj imam na primer lažni projektni načrt in spremenil sem stolpec B (celica B4 in B6).
Ko premaknete kazalec miške nad celico, ki ima spremembo, se prikaže sporočilo, ki določa, kaj je sprememba, kdo je naredil spremembo in kdaj je bila izvedena.
Upoštevajte, da ko je v Excelu omogočena možnost »sledi spremembam«, je delovni zvezek v skupni rabi in nekatere funkcije so samodejno onemogočene. Na primer, lista ne boste mogli zaščititi, če so 'spremembe sledi' vklopljene. Opazili boste, da so nekatere možnosti na traku zatemnjene.
Pridobivanje seznama vseh sprememb
Če imate delovni zvezek z veliko spremembami, boste morda želeli seznam vseh sprememb ločeno dobiti kot seznam.
Tu so koraki za pridobitev seznama vseh sprememb na novem delovnem listu:
- Delovni zvezek shranite tako, da bodo shranjene tudi spremembe.
- Pojdite na zavihek Pregled.
- V skupini Spremembe kliknite Sledenje spremembam in izberite Označi spremembe.
- V pogovornem oknu »Označi spremembe« potrdite možnost - »Seznam sprememb na novem listu«. V možnosti »Kdaj« lahko določite, ali želite vse spremembe ali spremembe, ki niso pregledane, ali »spremembe od zadnjega shranjevanja«.
- Kliknite V redu.
Tako boste takoj ustvarili nov delovni list, ki bo vseboval vse vaše spremembe.
Sprejemanje/zavrnitev sprememb
Ko so spremembe izvedene, te niso dokončne, dokler teh sprememb ne pregledate. To je lahko koristno, če imate pregledano datoteko od svojega kolega/šefa/odjemalca in se morate odločiti, katere spremembe je treba hraniti in katere zavrniti.
Tu so koraki za sprejetje/zavrnitev sprememb v Excelu:
- Pojdite na zavihek Pregled.
- V skupini Spremembe kliknite »Sledenje spremembam« in izberite »Sprejmi/zavrni spremembe«.
- V pogovornem oknu »Izberite spremembe, ki jih želite sprejeti ali zavrniti«, določite možnosti Kdaj, Kdo in Kje.
- V razdelku »Kdaj« lahko izberete vse spremembe, ki niso bile pregledane, ali določite datum.
- V razdelku »Kdo« lahko izberete, katere spremembe želite pregledati.
- V razdelku »Kje« lahko izberete obseg celic, v katerih želite pregledati spremembe.
- Kliknite V redu. S tem se odpre pogovorno okno »Sprejmi ali zavrni spremembe«.
- V pogovornem oknu »Sprejmi ali zavrni spremembe« lahko sprejemate spremembe eno za drugo ali hkrati sprejmete/zavrnete vse spremembe.
Če zavrnete spremembo, se bo vrnila na prvotno vrednost.
Upoštevajte, da ko sprejmete spremembo, je ne morete razveljaviti.
Onemogočanje sledenja spremembam v Excelu
Ko je vaše delo dokončano, lahko onemogočite funkcijo sprememb skladb v Excelu. S tem boste odstranili obstoječe modro polje v celicah in nehali slediti vsem nadaljnjim spremembam.
Spodaj so navedeni koraki za onemogočanje »sledenja spremembam« v Excelu:
- Pojdite na zavihek Pregled.
- V skupini Spremembe kliknite »Sledenje spremembam« in izberite »Označi spremembe«.
- V pogovornem oknu »Označi spremembe« počistite možnost »Sledenje spremembam med urejanjem«. To deli tudi vaš delovni zvezek.
- Kliknite V redu.
- Videli boste poziv, kot je prikazano spodaj. Kliknite Da.
Razlika med komentarji in spremembami sledi
Mnogi ljudje raje dodajajo komentarje med pregledovanjem dela drugih ljudi v Excelu.
Tu so glavne razlike v funkcionalnosti »komentarji« in »sled sprememb«:
- Če želite pustiti komentar, vam ni treba urejati vsebine celice. Spremembe sledi pa bi vstavile opombo, kadar koli pride do spremembe v celici.
- Dodajanje komentarja je ročni postopek, medtem ko bi spremembe sledi, ko so omogočene, samodejno zabeležile vse, kar se zgodi na delovnem listu.
- Seznama vseh komentarjev ne morete dobiti ločeno na delovnem listu (razen če uporabljate VBA, kot je prikazano tukaj), lahko pa ga dobite s funkcijo sledenja s preprostim klikom.
- Ko omogočite spremembe sledi v Excelu, so nekatere funkcije onemogočene. Pri komentarjih ni tako.
Morda vam bodo všeč tudi naslednji vadnici:
- Kako uporabljati Preverjanje črkovanja v Excelu.
- Uporaba vhodnega sporočila v Excelu za prikaz sporočila, ko je celica izbrana.
