Poiščite in odstranite podvojene datoteke v Excelu - Ultimate Guide

Oglejte si video - Kako poiskati in odstraniti podvojene datoteke v Excelu

Z veliko podatkov … prihaja veliko podvojenih podatkov.

Dvojniki v Excelu lahko povzročijo veliko težav. Ne glede na to, ali uvozite podatke iz zbirke podatkov, jih dobite od sodelavca ali jih sami primerjate, se lahko vedno prikradejo podvojeni podatki. Če pa je podatkov, s katerimi delate, ogromno, bo te dvojnike v Excelu res težko najti in odstraniti. .

V tej vadnici vam bom pokazal, kako najti in odstraniti dvojnike v Excelu.

VSEBINA:

1. FIND in HIGHLIGHT Dvojniki v Excelu.
   • Poiščite in označite podvojene datoteke v enem stolpcu.
   • Poiščite in označite dvojnike v več stolpcih.
   • Poiščite in označite podvojene vrstice.
2. ODSTRANI Podvojene datoteke v Excelu.
   • Odstranite podvojene datoteke iz enega stolpca.
   • Odstranite podvojene datoteke iz več stolpcev.
   • Odstranite podvojene vrstice.

Poiščite in označite podvojene datoteke v Excelu

Dvojniki v Excelu so lahko v različnih oblikah. Lahko ga imate v enem ali več stolpcih. Lahko pride tudi do podvajanja celotne vrstice.

Iskanje in označevanje dvojnikov v enem stolpcu v Excelu

Pogojno oblikovanje omogoča preprosto označevanje dvojnikov v Excelu.

Tukaj je, kako to storiti:

• Izberite podatke, v katerih želite označiti dvojnike.

• Pojdite na Domov -> Pogojno oblikovanje -> Označi pravila celic -> Podvojene vrednosti.

• V pogovornem oknu Podvojene vrednosti v spustnem meniju na levi izberite Podvoji in podajte obliko, v kateri želite označiti podvojene vrednosti. Izbirate lahko med že pripravljenimi možnostmi oblike (v spustnem meniju na desni) ali določite svojo obliko.

• S tem bodo označene vse vrednosti, ki imajo podvojene.

Hiter nasvet: Ne pozabite preveriti vodilnih ali končnih presledkov. Na primer, "John" in "John" sta različna, saj ima slednji dodaten vesoljski značaj. Za čiščenje podatkov bi bilo dobro uporabiti funkcijo TRIM.

Iskanje in označevanje dvojnikov v več stolpcih v Excelu

Če imate podatke, ki obsegajo več stolpcev in morate v njih poiskati podvojene podatke, je postopek popolnoma enak zgornjemu.

Tukaj je, kako to storiti:

• Izberite podatke.
• Pojdite na Domov -> Pogojno oblikovanje -> Označi pravila celic -> Podvojene vrednosti.
• V pogovornem oknu Podvojene vrednosti v spustnem meniju na levi izberite Podvoji in podajte obliko, v kateri želite označiti podvojene vrednosti.
• S tem bodo označene vse celice, ki imajo v izbranem naboru podatkov podvojene vrednosti.

Iskanje in označevanje podvojenih vrstic v Excelu

Iskanje podvojenih podatkov in iskanje podvojenih vrstic podatkov sta dve različni stvari. Poglej:

Iskanje podvojenih vrstic je nekoliko bolj zapleteno kot iskanje podvojenih celic.

Tu so koraki:

• V sosednjem stolpcu uporabite naslednjo formulo:
  = A2 & B2 & C2 & D2
  To povlecite navzdol za vse vrstice. Ta formula združuje vse vrednosti celic kot en sam niz. (Za združevanje besedilnih nizov lahko uporabite tudi funkcijo CONCATENATE)

S tem smo za vsako vrstico ustvarili en sam niz. Če so v tem naboru podatkov podvojene vrstice, bi bili ti nizi zanj popolnoma enaki.

Zdaj, ko imamo združene nize za vsako vrstico, lahko s pogojnim oblikovanjem označimo podvojene nize. Poudarjen niz pomeni, da ima vrstica dvojnik.

Tu so koraki za označevanje podvojenih nizov:

• Izberite obseg, ki ima združene nize (E2: E16 v tem primeru).
• Pojdite na Domov -> Pogojno oblikovanje -> Označi pravila celic -> Podvojene vrednosti.
• V pogovornem oknu Podvojene vrednosti se prepričajte, da je izbrano Podvojeno, nato pa podajte barvo, v kateri želite označiti podvojene vrednosti.

To bi poudarilo podvojene vrednosti v stolpcu E.

V zgornjem pristopu smo poudarili samo nize, ki smo jih ustvarili.

Kaj pa, če želite označiti vse podvojene vrstice (namesto označevanja celic v enem samem stolpcu)?

Tu so koraki za označevanje podvojenih vrstic:

• V sosednjem stolpcu uporabite naslednjo formulo:
  = A2 & B2 & C2 & D2
  To povlecite navzdol za vse vrstice. Ta formula združuje vse vrednosti celic kot en sam niz.

• Izberite podatke A2: D16.
• Z izbranimi podatki pojdite na Domov -> Pogojno oblikovanje -> Novo pravilo.

• V pogovornem oknu »Novo pravilo oblikovanja« kliknite »Uporabi formulo, da določite, katere celice želite formatirati«.
• V spodnjem polju uporabite naslednjo funkcijo COUNTIF:
  = COUNTIF ($ E $ 2: $ E $ 16, $ E2)> 1

• Izberite obliko in kliknite V redu.

Ta formula bi označila vse vrstice, ki imajo podvojene.

Odstranite podvojene datoteke v Excelu

V zgornjem razdelku smo se naučili, kako najti in označiti dvojnike v Excelu. V tem razdelku vam bom pokazal, kako se znebiti teh dvojnikov.

Odstranite podvojene datoteke iz enega stolpca v Excelu

Če imate podatke v enem stolpcu in želite odstraniti vse podvojene podatke, sledite tem korakom:

• Izberite podatke.
• Pojdite na Podatki -> Podatkovna orodja -> Odstrani podvojene podatke.
• V pogovornem oknu Odstrani podvojene datoteke:
  • Če imajo vaši podatki glave, preverite možnost »Moji podatki imajo glave«.
  • Prepričajte se, da je stolpec izbran (v tem primeru je samo en stolpec).

• Kliknite V redu.

S tem bi iz stolpca odstranili vse podvojene vrednosti in imeli bi samo edinstvene vrednosti.

POZOR: To spremeni vaš nabor podatkov z odstranitvijo dvojnikov. Poskrbite, da imate varnostno kopijo prvotnega nabora podatkov. Če želite izvleči edinstvene vrednosti na kateri koli drugi lokaciji, kopirajte ta nabor podatkov na to lokacijo in nato uporabite zgoraj omenjene korake. Lahko pa uporabite tudi Napredni filter, da izvlečete edinstvene vrednosti na drugo mesto.

Odstranite podvojene datoteke iz več stolpcev v Excelu

Recimo, da imate podatke, kot je prikazano spodaj:

V zgornjih podatkih imata vrstici 2 in 16 enake podatke za prodajnega predstavnika, regijo in znesek, vendar različne datume (enako velja za vrstico 10 in 13). To je lahko napaka pri vnosu, če je bil isti vnos dvakrat zabeležen z različnimi datumi.

Če želite v tem primeru izbrisati podvojeno vrstico:

• Izberite podatke.
• Pojdite na Podatki -> Podatkovna orodja -> Odstrani podvojene podatke.
• V pogovornem oknu Odstrani podvojene datoteke:
  • Če imajo vaši podatki glave, preverite možnost »Moji podatki imajo glave«.
  • Izberite vse stolpce, razen stolpca Datum.

• Kliknite V redu.

S tem bi odstranili 2 podvojena vnosa.

OPOMBA: To ohrani prvi pojav in odstrani vse preostale podvojene dogodke.

Odstranite podvojene vrstice v Excelu

Če želite izbrisati podvojene vrstice, sledite tem korakom:

• Izberite celotne podatke.
• Pojdite na Podatki -> Podatkovna orodja -> Odstrani podvojene podatke.
• V pogovornem oknu Odstrani podvojene datoteke:
  • Če imajo vaši podatki glave, preverite možnost »Moji podatki imajo glave«.
  • Izberite vse stolpce.

• Kliknite V redu.

Z zgoraj navedenimi tehnikami očistite svoje podatke in se znebite dvojnikov.

Morda vam bodo všeč tudi naslednji vaje za Excel:

• 10 načinov za čiščenje podatkov v Excelovih preglednicah.
• Odstranite začetne in končne presledke v Excelu.
• 24 dnevnih težav v Excelu in njihovi hitri popravki.
• Kako najti združene celice v Excelu.