Kaj so zunanje povezave ali reference?
Ko ustvarite formule v Excelu in se sklicujete na podatkovno točko v drugem delovnem zvezku, Excel ustvari povezavo do tega delovnega zvezka.
Tako lahko vaša formula izgleda kot nekaj, kot je prikazano spodaj:
Upoštevajte, da je del, označen z rumeno, zunanja povezava (imenovana tudi zunanja referenca). Ta del formule pove Excelu, naj obišče ta delovni zvezek (Score.xlsx) in se sklicuje na podano celico v delovnem zvezku.
Prednost zunanje povezave v formuli je, da jo lahko samodejno posodobite, ko se spremenijo podatki v povezanem delovnem zvezku.
Pomanjkljivost pa je, da morate imeti na voljo vedno povezan delovni zvezek. Če izbrišete datoteko povezanega delovnega zvezka, spremenite njeno ime ali lokacijo mape, se podatki ne bodo posodobili.
Če delate z delovnim zvezkom, ki vsebuje zunanje povezave in ga morate dati v skupno rabo s sodelavci/odjemalci, je bolje, da te zunanje povezave odstranite.
Če pa imate veliko formul, lahko to naredite ročno.
Kako najti zunanje povezave in reference v Excelu
Tukaj je nekaj tehnik, ki jih lahko uporabite za hitro iskanje zunanjih povezav v Excelu:
- Uporaba Find and Replace.
- Uporaba možnosti Urejanje povezav.
Poglejmo, kako deluje vsaka od teh tehnik.
Poiščite zunanje povezave s funkcijo Poišči in zamenjaj
Celice z zunanjimi povezavami vsebujejo ime delovnega zvezka, na katerega se povezujejo. To bi pomenilo, da bi referenca imela ime datoteke z razširitvijo .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
To lahko uporabimo za iskanje vseh zunanjih povezav.
Tu so koraki za iskanje zunanjih povezav v Excelu s funkcijo Najdi in zamenjaj:
- Izberite vse celice.
- Pojdite na zavihek Domov -> Urejanje -> Poišči in izberite -> Poišči.
- V pogovornem oknu Najdi in zamenjaj v polje »Poišči kaj« vnesite * .xl *.
- Kliknite Poišči vse.
S tem boste našli in prikazali vse celice z zunanjimi povezavami.
Zdaj lahko izberete vse te celice (izberite prvi zapis, pridržite tipko Shift in nato izberite zadnji zapis) in pretvorite formule v vrednosti.
Z možnostjo Urejanje povezav poiščite zunanje povezave
Excel ima to vgrajeno orodje, ki bo našlo vse zunanje reference.
Tu so koraki za iskanje zunanjih povezav z možnostjo Urejanje povezav:
- Pojdite na zavihek Podatki.
- V skupini Povezave kliknite Urejanje povezav. Odpre se pogovorno okno Urejanje povezav, v katerem bodo navedeni vsi delovni zvezki, na katere se sklicujete.
- Kliknite na Prekinitev povezav, če želite pretvoriti vse povezane celice v vrednosti.
Zavedajte se, da lahko ko prekinete povezave, to razveljavite. Najbolje je, da pred tem ustvarite varnostno kopijo.
Še vedno dobite poziv za zunanje povezave?
Včasih lahko najdete in odstranite vse zunanje povezave, vendar še vedno dobite poziv, kot je prikazano spodaj:
Ne norite in začnite preklinjati Excel.
Če torej dobite poziv za posodobitev povezav, preverite tudi naslednje za zunanje povezave:
- Imenovani razponi
- Pogojno oblikovanje
- Validacija podatkov
- Oblike
- Naslovi grafikonov
Z uporabo možnosti »Najdi in zamenjaj« ali »Uredi povezave«, kot je prikazano zgoraj, ne bi prepoznali zunanjih povezav v teh zgoraj omenjenih funkcijah.
Tu so koraki za iskanje zunanjih povezav na teh mestih:
- Imenovana območja: Pojdite na zavihek Formula in kliknite Upravitelj imen. Prikazal vam bo vse imenovane obsege v delovnem zvezku. Če želite opaziti zunanje reference, lahko preverite stolpec »Nanaša se na«.
- Pogojno oblikovanje: Edini način, kako lahko zunanja povezava pride v pogojno oblikovanje, je formula po meri. Pojdite na zavihek Domov -> Pogojno oblikovanje -> Upravljanje pravil. V upravitelju pravil pogojnega oblikovanja preverite formule za zunanje povezave.
- Preverjanje podatkov: Možno je, da se spustni seznam za preverjanje veljavnosti nanaša na imenovano območje, ki ima nato zunanje povezave. Preverjanje imenovanih območij bi moralo poskrbeti tudi za to vprašanje.
- Oblike: Če uporabljate oblike, ki so povezane s celicami, jih preverite za zunanje povezave. Tukaj je hiter način, da preidete skozi vse oblike:
- Pritisnite tipko F5. Odprlo se bo pogovorno okno Pojdi na.
- Kliknite na Posebno.
- V pogovornem oknu Pojdi na posebno izberite Objekti.
- Kliknite V redu. Tako bi izbrali vse oblike. Zdaj lahko s tipko Tab preklapljate med njimi.
- Naslovi grafikonov: Izberite naslov grafikona in v vrstici s formulami preverite, ali se nanaša na zunanjo povezavo.
Več o zunanjih povezavah lahko izveste iz teh vadnic:
- Iskanje zunanjih povezav v Excelu - spletni dnevnik Contextures.
- Iskanje zunanjih povezav - Podpora za Microsoft Excel.
Na voljo je tudi dodatek za iskanje zunanjih povezav v Excelu. Kliknite tukaj, če želite izvedeti več in prenesti dodatek.
