Besedilo v stolpce je neverjetna funkcija v Excelu, ki si zasluži veliko več zaslug, kot jih običajno dobi.
Kot že ime pove, se uporablja za razdelitev besedila v več stolpcev. Če imate na primer ime in priimek v isti celici, lahko to uporabite za hitro razdelitev na dve različni celici.
To je lahko zelo koristno, če podatke dobite iz zbirk podatkov ali jih uvozite iz drugih datotek, kot sta besedilo ali CSV.
V tej vadnici boste izvedeli veliko uporabnih stvari, ki jih lahko naredite z uporabo besedila v stolpce v Excelu.
Kje najti besedilo v stolpcih v Excelu
Za dostop do besedila v stolpce izberite nabor podatkov in pojdite na Podatki → Podatkovna orodja → Besedilo v stolpce.
To bi odprlo čarovnika za pretvorbo besedila v stolpce.
Ta čarovnik ima tri korake in vnese nekaj uporabniških vnosov, preden razdeli besedilo na stolpce (videli boste, kako je te različne možnosti mogoče uporabiti v spodnjih primerih).
Za dostop do besedila v stolpce lahko uporabite tudi bližnjico na tipkovnici - ALT + A + E.
Zdaj pa se potopimo in si oglejte nekaj neverjetnih stvari, ki jih lahko naredite s programom Text to Columns v Excelu.
Primer 1 - Razdelite imena na ime in priimek
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:
Če želite hitro razdeliti ime in priimek ter jih razdeliti v ločene celice, sledite spodnjim korakom:
- Izberite nabor podatkov.
- Pojdite na Podatki → Podatkovna orodja → Besedilo v stolpce. S tem se odpre čarovnik za pretvorbo besedila v stolpce.
- V 1. koraku se prepričajte, da je izbrano Razmejeno (kar je tudi privzeta izbira). Kliknite Naprej.
- V 2. koraku izberite "Razmik" kot ločilo. Če sumite, da bi med imeni lahko obstajali dvojni/trojni zaporedni presledki, izberite tudi možnost »Obravnavaj zaporedne ločevalce kot eno«. Kliknite Naprej.
- V 3. koraku izberite ciljno celico. Če ne izberete ciljne celice, bi vaš obstoječi nabor podatkov prepisal z imenom v prvem stolpcu in priimkom v sosednjem stolpcu. Če želite ohraniti izvirne podatke nedotaknjene, ustvarite kopijo ali izberite drugo ciljno celico.
- Kliknite Dokončaj.
To bi vam takoj dalo rezultate z imenom v enem stolpcu in priimkom v drugem stolpcu.
Opomba:
- Ta tehnika dobro deluje, če ime sestavlja samo ime in priimek. Če obstajajo začetnice ali srednje ime, to morda ne bo delovalo. Kliknite tukaj za podroben vodnik, kako se lotiti primerov z različnimi kombinacijami imen.
- Rezultat, ki ga dobite z uporabo funkcije Besedilo v stolpce, je statičen. To pomeni, da morate v primeru kakršnih koli sprememb v izvirnih podatkih ponoviti postopek, da dobite posodobljene rezultate.
Preberite tudi: Kako razvrstiti po priimku v Excelu
Primer 2 - Razdelite ID e -pošte na uporabniško ime in ime domene
Besedilo v stolpce vam omogoča, da izberete svoj ločilo za razdelitev besedila.
To lahko uporabite za razdelitev e -poštnih naslovov na uporabniška imena in imena domen, saj so ti ločeni z znakom @.
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:
To je nekaj izmišljenih e-poštnih ID-jev nekaterih kul superjunakov (razen sebe, sem samo navaden človek, ki zapravlja čas na Netflixu).
Tu so koraki za razdelitev teh uporabniških imen in imen domen s funkcijo Besedilo v stolpce.
- Izberite nabor podatkov.
- Pojdite na Podatki → Podatkovna orodja → Besedilo v stolpce. S tem se odpre čarovnik za pretvorbo besedila v stolpce.
- V 1. koraku se prepričajte, da je izbrano Razmejeno (kar je tudi privzeta izbira). Kliknite Naprej.
- V 2. koraku izberite Drugo in v polje @ desno od njega vnesite @. Prekličite izbiro katere koli druge možnosti (če je označena). Kliknite Naprej.
- Ciljno celico spremenite v tisto, v kateri želite rezultat.
- Kliknite Dokončaj.
S tem bi e -poštni naslov razdelili, ime in priimek pa v ločenih celicah.
Primer 3 - Pridobite korensko domeno iz URL -ja
Če delate s spletnimi URL -ji, boste včasih morali vedeti skupno število edinstvenih korenskih domen.
Na primer, v primeru http://www.google.com/example1 in http://google.com/example2 je korenska domena enaka, to je www.google.com
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:
Tu so koraki za pridobitev korenske domene s teh URL -jev:
- Izberite nabor podatkov.
- Pojdite na Podatki → Podatkovna orodja → Besedilo v stolpce. S tem se odpre čarovnik za pretvorbo besedila v stolpce.
- V 1. koraku se prepričajte, da je izbrano Razmejeno (kar je tudi privzeta izbira). Kliknite Naprej.
- V 2. koraku izberite Drugo in v polje / desno od njega vnesite / (naprej poševnico). Prekličite izbiro katere koli druge možnosti (če je označena). Kliknite Naprej.
- Ciljno celico spremenite v tisto, v kateri želite rezultat.
- Kliknite Dokončaj.
S tem bi URL razdelili in dobili korensko domeno (v tretjem stolpcu sta bili pred njo dve poševnici naprej).
Zdaj, če želite najti število edinstvenih domen, odstranite podvojene.
Opomba: To dobro deluje, če imate na začetku vse URL -je, ki imajo http: //. Če se to ne zgodi, boste v prvem stolpcu dobili korensko domeno. Dobra praksa je, da te URL -je uskladite, preden uporabite besedilo v stolpce.
Primer 4 - Pretvorite neveljavne oblike zapisa datuma v veljavne oblike zapisa datuma
Če svoje podatke dobite iz baz podatkov, kot je SAP/Oracle/Capital IQ, ali pa jih uvozite iz besedilne datoteke, obstaja možnost, da je oblika datuma napačna (tj. Oblika, ki je Excel ne šteje za datum).
Excel lahko razume le nekaj formatov, katero koli drugo obliko pa je treba pretvoriti v veljavno obliko za uporabo v Excelu.
Recimo, da imate datume v spodnji obliki (ki niso v veljavni obliki zapisa datuma v Excelu).
Tu so koraki za pretvorbo teh v veljavne oblike datumov:
- Izberite nabor podatkov.
- Pojdite na Podatki → Podatkovna orodja → Besedilo v stolpce. S tem se odpre čarovnik za pretvorbo besedila v stolpce.
- V 1. koraku se prepričajte, da je izbrano Razmejeno (kar je tudi privzeta izbira). Kliknite Naprej.
- V 2. koraku se prepričajte, da je izbrana možnost NO ločila. Kliknite Naprej.
- V obliki podatkov stolpca izberite Datum in izberite želeno obliko (DMY bi pomenilo datum mesec in leto). Prav tako spremenite ciljno celico v tisto, v kateri želite rezultat.
- Kliknite Dokončaj.
To bi te neveljavne oblike datuma takoj pretvorilo v veljavne oblike zapisa datuma, ki jih lahko uporabite v Excelu.
Primer 5 - Pretvorite besedilo v številke
Včasih se pri uvozu podatkov iz zbirk podatkov ali drugih oblik zapisa številke pretvorijo v besedilno obliko.
To se lahko zgodi na več načinov:
- Apostrof pred številko. To vodi k temu, da se številka obravnava kot besedilo.
- Pridobivanje številk kot rezultat besedilnih funkcij, kot so LEFT, RIGHT ali MID.
Težava pri tem je, da Excel -ove številke (ki so v besedilni obliki) prezrejo funkcije, kot sta SUM in AVERAGE.
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj, kjer so številke v besedilni obliki (upoštevajte, da so poravnane levo).
Tu so koraki za uporabo besedila v stolpce za pretvorbo besedila v številke
- Izberite nabor podatkov.
- Pojdite na Podatki → Podatkovna orodja → Besedilo v stolpce. S tem se odpre čarovnik za pretvorbo besedila v stolpce.
- V 1. koraku se prepričajte, da je izbrano Razmejeno (kar je tudi privzeta izbira). Kliknite Naprej.
- V 2. koraku se prepričajte, da je izbrana možnost NO ločila. Kliknite Naprej.
- V obliki podatkov stolpca izberite Splošno. Prav tako spremenite ciljno celico v tisto, v kateri želite rezultat.
- Kliknite Dokončaj.
To bi te številke spremenilo nazaj v splošno obliko, ki jo je zdaj mogoče uporabiti v formulah.
Primer 6 - Izvlecite prvih pet znakov niza
Včasih boste morda morali izvleči prvih nekaj znakov niza. To se lahko zgodi, če imate transakcijske podatke in prvih pet znakov (ali katero koli drugo število znakov) predstavlja edinstven identifikator.
Na primer, v spodnjem nizu podatkov je prvih pet znakov edinstvenih za linijo izdelkov.
Spodaj so navedeni koraki za hitro izvlečenje prvih petih znakov iz teh podatkov z uporabo besedila v stolpce:
- Izberite nabor podatkov.
- Pojdite na Podatki → Podatkovna orodja → Besedilo v stolpce. S tem se odpre čarovnik za pretvorbo besedila v stolpce.
- V 1. koraku se prepričajte, da je izbrana Fiksna širina. Kliknite Naprej.
- V 2. koraku v razdelku Predogled podatkov povlecite navpično črto in jo postavite za 5 znakov v besedilu. Kliknite Naprej.
- Ciljno celico spremenite v tisto, v kateri želite rezultat.
- Kliknite Dokončaj.
To bi razdelilo vaš nabor podatkov in vam dalo prvih pet znakov vsakega ID -ja transakcije v enem stolpcu in vse ostalo v drugem stolpcu.
Opomba: Nastavite lahko tudi več navpičnih črt, da podatke razdelite v več kot 2 stolpca. Samo kliknite kjer koli v območju Predogled podatkov in povlecite kazalec, da nastavite razdelilnik.
Primer 7 - Pretvorite številke s sledilnim minusom v negativna števila
Čeprav to ni nekaj, s čimer se lahko pogosto srečujete, včasih pa se boste morda znašli tako, da popravite številke z znaki za minus in jih naredite negativne.
Besedilo v stolpce je popoln način, da to uredite.
Recimo, da imate nabor podatkov, kot je prikazano spodaj:
Tu so koraki za pretvorbo teh zadnjih minusov v negativna števila:
- Izberite nabor podatkov.
- Pojdite na Podatki → Podatkovna orodja → Besedilo v stolpce. S tem se odpre čarovnik za pretvorbo besedila v stolpce.
- V prvem koraku kliknite »Naprej«.
- V 2. koraku kliknite »Naprej«.
- V 3. koraku kliknite gumb Napredno.
- V pogovornem oknu Napredne nastavitve uvoza besedila izberite možnost »Zadnji minus za negativno število«. Kliknite V redu.
- Nastavite ciljno celico.
- Kliknite Dokončaj.
To bi takoj postavilo znak minus s konca številke na začetku. Zdaj lahko te številke preprosto uporabite v formulah in izračunih.
