Excel AutoCorrect: Popoln vodnik + Primeri prihranka časa

Kaj se zgodi, ko v Excel vnesete besedo "Drnik" namesto "Drink"?

Opazili bi, da bo Excel to napačno črkovano besedo samodejno popravil v Drink (kot je prikazano spodaj).

Excel je nekako vedel, da to ni pravilen črkovanje, in ga samodejno popravil na pravega.

Zdaj ne bo samodejno popravil vseh napačno črkovanih besed.

Samo nekaj!

Na primer, poskusite z besedo "dirnk".

Samodejno se ne popravi.

Razlog, zakaj so nekatere besede samodejno popravljene, druge pa ne, je, ker že obstaja seznam popravkov besed, ki so v Excelu vnaprej napolnjene za samodejno popravljanje.

Opomba: Samodejno popravljanje je privzeto omogočeno v Excelu.

V tej vadnici bom razložil, kaj so možnosti samodejnega popravljanja, nato pa vam pokazal nekaj primerov, s katerimi lahko prihranite čas. Zajel bom tudi, kako ga lahko onemogočite (tj. Izklopite samodejno popravljanje)

Razumevanje možnosti samodejnega popravljanja

Samodejni popravek je bil ustvarjen, da vam pomaga odpraviti majhne težave, s katerimi se lahko soočite med tipkanjem v Excelu ali med vnašanjem podatkov (na primer zamenjavo nekaterih pogosto napačno črkovanih besed s pravilnimi besedami).

Omogoča vam tudi več nadzora pri uporabi Excela (kot bomo videli v primerih kasneje v tej vadnici).

Najprej pa razumejmo, kje so možnosti samodejnega popravljanja in kaj je privzeto na voljo.

Če želite dobiti možnosti samodejnega popravljanja, kliknite zavihek Datoteka.

Na zaslonu Datoteka kliknite »Možnosti«.

V pogovornem oknu Možnosti programa Excel kliknite Preverjanje.

V možnostih preverjanja kliknite možnosti samodejnega popravljanja.

S tem se odpre pogovorno okno Možnosti samodejnega popravljanja.

Naj razložim različne zavihke v pogovornem oknu Samodejno popravljanje in možnosti v njih.

Zavihek Možnosti samodejnega popravljanja

Na zavihku Možnosti samodejnega popravljanja obstaja nekaj možnosti, ki so privzeto omogočene in skrbijo za nekatere pogoste težave.

• Pokaži gumbe možnosti samodejnega popravljanja: Ta ni pomemben za Excel, je pa za druge aplikacije MS. Ko je ta možnost omogočena, vidite možnosti samodejnega popravljanja v MS Word ali MS PowerPoint (kot je prikazano spodaj).
• Popravite dve začetni črki: Ta možnost, ko je omogočena, samodejno popravi dve začetnici v Excelu. Če na primer vnesete "HEllo", se samodejno spremeni v "Pozdravljeni"
• Prva črka stavkov je napisana z veliko začetnico: Če je omogočena, ta možnost zagotavlja, da se nov stavek začne z veliko začetnico. Če na primer vnesete »Pozdravljeni. kako si? ', bo samodejno popravljen na' Pozdravljeni. Kako si? '
• Imena dni z velikimi tiskanimi črkami: To bo samodejno spremenilo prvo črko imena dneva, če vnesete male črke. Na primer, sreda bi se spremenilo v Sreda.
• Popravite nenamerno uporabo tipke Caps Lock: Če imate vklopljeno Caps Lock in napišete stavek, bo samodejno popravil besedilo in onemogočil Caps Lock. Če na primer vnesete HELLO, se samodejno spremeni v Hello.
• Med tipkanjem zamenjajte besedilo: Tukaj Excel že ima nekaj pogosto napačno črkovanih besed (ali kratkih kod za nekatere simbole). Če na primer vnesete (c), se samodejno pretvori v simbol avtorskih pravic. To je zato, ker je v tej možnosti navedeno na seznamu. Besede lahko dodate ali odstranite s seznama (več o tem v spodnjem primeru).

Izjeme pri samodejnem popravljanju

Čeprav so te možnosti samodejnega popravljanja neverjetne, včasih morda želite, da ne deluje super pametno in jih samodejno popravi.

Na primer, če imate blagovno znamko AT (kjer je "s" z malimi črkami), bi jo Excel samodejno pretvoril v "Ats".

Čeprav vam je všeč, da se samodejno popravljanje pojavlja v vseh drugih primerih, lahko to storite, če želite izključiti ta primer.

Na zavihku Samodejno popravljanje kliknite zavihek Izjeme.

V pogovornem oknu Izjeme za samopopravljanje lahko imate dve vrsti izjem:

1. Prvo pismo: Excel privzeto piše veliko črko po črki (pika). Tukaj lahko navedete nekaj izjem (že obstaja seznam pogostih izjem).
2. Začetne črke: Če ne želite, da se AT -ji pretvorijo v Ats, lahko to določite tukaj.

Zavihek Samodejno oblikovanje med tipkanjem

Ta zavihek ima tri možnosti (vse so omogočene). Vse te tri možnosti se mi zdijo koristne.

1. Zamenjajte med tipkanjem: Ko v celico vnesete katero koli hiperpovezavo, se ta samodejno pretvori v hiperpovezavo. Včasih to možnost onemogočim, saj pogosto na koncu kliknem na celico, ki traja nekaj sekund in nato odpre povezavo v brskalniku.
2. Prijavite se med delom: To bo samodejno dodalo nove vrstice in stolpce v Excelovo tabelo, ko v celico vnesete karkoli poleg tiste v tabeli.
3. Samodejno kot vaše delo: Ko vnesete formulo v stolpec v Excelovi tabeli, bo ta možnost vnesla isto formulo (s prilagojenimi referencami celic) v vse celice v stolpcu.

Zavihek Dejanja

V Microsoftovih aplikacijah lahko ustvarite dejanje na podlagi določene besede ali besedila.

V Excelu je na voljo samo ena vrsta dejanj - to je dejanje datuma.

Dejanje z datumom pomeni, da če imate datum v celici v Excelu, lahko z desno miškino tipko kliknete in dobili boste nekaj dejanj, ki jih lahko izvedete za ta datum (na primer prikaz datuma v koledarju ali načrtovanje sestanka v Outlooku ).

To bi lahko bilo koristno, če imate seznam datumov in jih želite hitro shraniti v koledar ali želite načrtovati sestanek (z uporabo Outlooka).

Ta možnost je privzeto onemogočena in jo morate omogočiti, da jo lahko uporabljate v Excelu.

Ko ga omogočite, ga boste lahko uporabljali v Excelu. Če imate datum v celici, z desno miškino tipko kliknite in na dnu boste našli možnosti dejanj.

Kartica Samodejno popravljanje matematike

Tako kot lahko v Excelovo celico vstavite simbole (na primer Delta, Degree ali Checkmark), lahko v enačbo vstavite tudi matematične simbole.

Na tem zavihku je nekaj besedila, ki se samodejno pretvori v podani matematični simbol. Če na primer vnesete \ sigma, ga bo nadomestil s simbolom σ.

Upoštevajte, da to ne bo delovalo v celicah na delovnem listu. Deluje samo z enačbami.

Kako dodati lastne besede v Excelovo samodejno popravljanje?

Bi radi imeli nekaj besed, ki so bile del samodejnega popravljanja?

Recimo, da želite samodejnemu popravku dodati besedo "drikn", tako da jo popravi v "pijačo".

Za samodejno popravljanje besede lahko uporabite naslednje korake:

1. Kliknite zavihek Datoteka.
2. Kliknite Možnosti.
3. V pogovornem oknu Možnosti izberite Preverjanje.
4. Kliknite gumb »Možnosti samodejnega popravljanja«.
5. V pogovornem oknu Samodejno popravljanje vnesite naslednje:
   • Zamenjati: drikn
   • Z: piti
6. Kliknite DODAJ
7. Kliknite V redu.

Zdaj, ko v Excel vnesete "drikn", ga samodejno popravi v "drink".

Preden vam pokažem nekaj kul primerov za uporabo tega, je nekaj stvari, ki jih morate vedeti o samodejnem popravljanju v Excelu:

• Seznam za samopopravljanje je občutljiv na velike in male črke. To pomeni, da ste dodali besedo „drikn“, ki se nadomesti z „pijača“, delovala bo le z malimi besedami. Če vnesete "Drikn" ali "DRIKN", se to ne popravi.
• Ta sprememba je shranjena v Excelu in bi obstajala, tudi če zaprete delovni zvezek in ga znova odprete. Če tega ne želite več, ga morate ročno izbrisati.
• Sprememba se zgodi le, če se uporabi natančna beseda. Na primer, če uporabljate "drikns", ne bo samodejno popravljen. Da bi delovala, beseda ne sme imeti znakov tik pred ali za njo.
• Ko v Excelu določite samodejno popravljanje, se samodejno aktivira v drugih aplikacijah MS, kot sta MS Word ali MS PowerPoint.

Samodejni popravek je bil ustvarjen kot način za odpravljanje pogostih pravopisnih napak. Lahko pa ga uporabite tudi na nekaj čudovitih načinov, da prihranite čas.

Sorodno: Preverjanje črkovanja v Excelu.

Spodaj je nekaj uporabnih primerov uporabe samodejnega popravljanja (razen popravljanja napačno črkovane besede).

Primer 1: Za dokončanje okrajšav uporabite samodejni popravek

Predstavljajte si, da delate v podjetju „ABC Technology Corporation Limited“.

Vaše delo vključuje veliko vnosa podatkov v Excel in večkrat na dan morate ročno vnesti celotno ime podjetja.

Ne glede na to, kako hitro tipkate, bi bilo to videti kot izguba časa.

Ali ne bi želeli, da obstaja način, na katerega lahko preprosto vnesete ABC (ali karkoli želite) in ga Excel nadomesti z imenom podjetja?

Tu vam lahko pomagajo odličnosti samodejnega popravljanja.

V samodejnem popravku lahko določite okrajšavo in kadar koli jo uporabite, jo Excel samodejno pretvori v določeno besedilo.

Na primer, lahko določite, da mora Excel vsakič, ko vnesete ABC, samodejno zamenjati z „ABC Technology Corporation Limited“.

Nekaj, kot je prikazano spodaj:

To se zgodi, ko v Excel dodate samodejno popravljanje, kjer je treba ABC popraviti na ”(kot je prikazano spodaj v pogovornem oknu za samodejno popravljanje).

Kaj pa, če želite vstaviti ABC in ne polnega imena?

Če ne želite, da samodejni popravek spremeni ABC v polno ime, preprosto pritisnite Control + Z, da se vrnete v ABC.

Medtem ko deluje Control + Z, je najbolje, da izberete okrajšavo, za katero verjetno ne boste uporabili pri svojem delu. To zagotavlja, da ni možnosti, da bi pomotoma dobili polno ime (ko ste želeli le besedilo okrajšave).

Spodaj je nekaj scenarijev, v katerih lahko ta trik s samodejnim popravljanjem prihrani veliko časa:

• Imena datotek ali map lahko hitro vnesete (namesto da jih vsakič kopirate).
• Če imate seznam članov ekipe, lahko z njihovimi začetnicami hitro vnesete njihova imena.

Opozorilo: Vsaka možnost samodejnega popravljanja, ki jo navedete v Excelu, se aktivira tudi v drugih aplikacijah MS, kot sta MS Word ali MS PowerPoint. V takih primerih je najbolje uporabiti okrajšave, ki jih verjetno ne boste uporabili nikjer drugje.

Primer 2: Hitro vstavite simbole (na primer stopinjo ali delto)

Nekatere simbole je težko vstaviti/vnesti v Excel, saj ti na tipkovnici še niso na voljo (na primer simbol stopinje ali simbol trikotnika ali točke).

Morate poznati bližnjico na tipkovnici (ki je pogosto dolga in zapletena) ali pa uporabite pogovorno okno Vstavi simbol (kar traja nekaj časa).

Če morate nekatere simbole uporabljati pogosto, lahko s funkcijo samodejnega popravljanja tem simbolom dodelite kodno ime ali okrajšavo.

Zdaj, ko morate vnesti ta simbol, lahko preprosto uporabite kodno ime in samodejno se popravi na ta simbol.

Spodaj je primer, ko uporabljam kodo DEGSYM za pridobitev simbola stopnje v Excelu.

Če želite to narediti, v pogovornem oknu Excelove samopopravke naredite naslednjo spremembo:

Primer 3: Hitreje napišite formule s samodejnim popravljanjem

Ta trik (ki sem se ga naučil s tega spletnega dnevnika) je malo namišljen, če pa delate z veliko dolgimi formulami, vam lahko to prihrani nekaj časa.

Spodaj je formula, ki bo združila besedilo treh celic, ki so prepuščene celici, v kateri se uporablja ta formula:

= NEPOSREDNO (NASLOV (ROW (), STOLPEK ()-3)) & NEPOSREDNO (NASLOV (ROW (), STOLPEC ()-2)) & NEPOSREDNO (NASLOV (ROW (), COLUMN ()-1))

Če morate pogosto ustvariti takšno formulo, je bolje, da zanjo ustvarite preprosto kodo in jo uporabite v samodejnem popravku.

V tem primeru sem za samodejno popravljanje uporabil kodo 'com3', da sem dobil formulo.

Zdaj lahko uporabite kodo 'com3', da celotno formulo dobite v nekaj pritiskih tipk (kot je prikazano spodaj):

Opomba: Kot sem že omenil, večini od vas tega nikoli ne bi bilo treba uporabiti, vendar je vseeno dober trik (za vsak slučaj). Zgornji primer je primer iz resničnega življenja, kjer to trenutno uporabljam v enem od svojih projektov, da prihranim čas.

Kako popolnoma izklopiti samodejno popravljanje

Čeprav menim, da je samodejni popravek odlična funkcija, morda ni pomemben za vse.

In v nekaterih primerih je lahko dejansko draženje. Če na primer vnesete (c) ali (r) ali ™, bo Excel samodejno popravljanje samodejno spremenil besedilo (v © ali ® ali ™)

V takih primerih je najbolje, da izklopite samodejno popravljanje ali vsaj izbrišete izraze, ki jih ne želite samodejno popraviti.

Spodaj so navedeni koraki za izklop samodejnega popravljanja:

1. Kliknite zavihek Datoteka.
2. Kliknite Možnosti.
3. V pogovornem oknu Možnosti izberite Preverjanje.
4. Kliknite gumb »Možnosti samodejnega popravljanja«.
5. V pogovornem oknu Samodejno popravljanje na zavihku Samodejno popravljanje počistite polje »Zamenjaj besedilo med tipkanjem«.

Opomba: Zgornji koraki bi popolnoma izklopili funkcijo samodejnega dokončanja, kjer nekaj besedila nadomesti z navedenim besedilom. To lahko pomeni tudi, da se pogosto napačno črkovane besede ne bodo več popravljale.

Kako onemogočiti/zamenjati nekatere besede pri samodejnem popravku

Če želite ohraniti splošno funkcijo »Zamenjaj besedilo med tipkanjem«, vendar želite nekaj izjem, lahko besedo najdete na seznamu in jo ročno izbrišete (ali uredite).

Spodaj so navedeni koraki za to:

1. Kliknite zavihek Datoteka in nato Možnosti (na zaslonu Datoteka, ki se odpre).
2. V pogovornem oknu Možnosti izberite Preverjanje.
3. Kliknite gumb »Možnosti samodejnega popravljanja«.
4. V pogovornem oknu Samodejno popravljanje na zavihku Samodejno popravljanje izberite besedo, ki jo želite izbrisati.
5. Kliknite gumb Izbriši.

Besedo lahko zamenjate tudi v samodejnem popravku. Na primer, namesto (c) se spremeni v simbol avtorskih pravic, ga lahko uporabite za pretvorbo v besedo - avtorske pravice.

Če želite besedo zamenjati z drugim besedilom, poiščite in spremenite besedilo ter kliknite gumb Zamenjaj.

Kako razveljaviti spremembe samodejnega popravljanja v Excelu

Če nekaj napišete in Excel zaradi samodejnega popravljanja to spremeni, lahko izvirno besedilo vrnete tako, da pritisnete Control + Z.

Na primer, takoj ko v Excelu v celico vnesete (c) in pritisnete preslednico, se ta takoj pretvori v simbol avtorskih pravic.

Če pa zdaj uporabite Control + Z, se bo vrnilo v stanje (c) in ostalo tako.

Čeprav je samodejni popravek funkcija, ki je večini uporabnikov programa Excel nikoli ne bo treba prilagajati, je dobro poznati nekaj načinov, kako jo lahko uporabite za prihranek časa (kot je prikazano v primerih).

Zadnje čase sem ga začel uporabljati za nekatere formule, ki so precej velike, vendar jih pogosto uporabljam (kot je prikazano v primeru 3).