Če nas vse združuje ena stvar, mora biti razočaranje, da sledimo počasnim Excelovim preglednicam.
Čeprav je vpliv na uspešnost ob zanemarljivem številu podatkov zanemarljiv, postane bolj poglobljen, ko v delovni zvezek dodajate vedno več podatkov/izračunov.
9 od 10 krat bi se uporabnik Excela pritožil nad počasnimi Excelovimi preglednicami. In komaj kaj lahko storite glede tega.
No, to je to NE popolnoma res.
Način, na katerega je bil izdelan Excel, se z velikimi nabori podatkov upočasni. Vendar pa obstaja veliko trikov za pospešitev, s katerimi lahko izboljšate delovanje počasne Excelove preglednice.
10 nasvetov za ravnanje s počasnimi Excelovimi preglednicami
Tukaj je 10 nasvetov, s katerimi lahko počasni Excelovi preglednici nekoliko povečate hitrost in prihranite nekaj časa in razočaranja (kliknite, če želite skočiti na ta razdelek).
- Izogibajte se hlapnim funkcijam (morate).
- Uporabite stolpce za pomoč.
- Izogibajte se matričnim formulam (če lahko).
- Previdno uporabljajte pogojno oblikovanje.
- Uporabite Excelove tabele in imenovane obsege.
- Pretvorite neuporabljene formule v vrednosti.
- Vse referenčne podatke hranite na enem listu.
- Izogibajte se uporabi celotne vrstice/stolpca v referencah.
- Uporabite način ročnega izračuna.
- Uporabite hitrejše formule.
1. Izogibajte se hlapnim formulam
Hlapne formule se tako imenujejo zaradi razloga. Funkcije, kot so ZDAJ, DANES, POSREDNO, RAND, OFFSET itd., Se preračunajo vsakič, ko pride do spremembe v delovnem zvezku.
Če na primer v celici uporabljate funkcijo ZDAJ, se bo formula vsakič, ko pride do spremembe na delovnem listu, ponovno izračunala in vrednost celice se bo posodobila.
To zahteva dodatno hitrost obdelave in na koncu dobite počasen Excelov delovni zvezek.
Običajno se izogibajte hlapnim formulam. In če ne morete, poskusite zmanjšati njegovo uporabo.
2. Uporabite stolpce za pomoč
Pomožni stolpci so eden najbolj ocenjenih konstrukcijskih načrtov v Excelu. Videl sem veliko ljudi, ki se izogibajo ustvarjanju pomožnih stolpcev.
NE delajte tega.
Največja prednost uporabe stolpcev za pomoč je, da se lahko izognete formulam matrike.
Ne razumite me narobe. Nisem proti formulam matrike. Raje verjamem, da bi lahko bile v nekaterih situacijah super. Toda ko poskušate vse narediti z eno dolgo formulo, vpliva na uspešnost vašega Excelovega delovnega zvezka. Nekaj formul matrike tu in tam ne bi smelo škoditi, če pa ga boste morali uporabiti na mnogih mestih, razmislite o uporabi pomožnih stolpcev.
Tu je nekaj primerov, kjer se uporabljajo pomožni stolpci:
- Samodejno razvrstite podatke po abecednem vrstnem redu s formulo.
- Dinamični Excelov filter - Izvlecite podatke med tipkanjem.
- Ustvarjanje več spustnih seznamov v Excelu brez ponavljanja.
3. Izogibajte se matričnim formulam
Formule nizov imajo svoje prednosti - vendar hitrost ni ena izmed teh.
Kot je razloženo zgoraj, lahko matrične formule vzamejo veliko podatkov (sklice na celice), jih analizirajo in vam dajo rezultat. Toda za to je potreben čas.
Če obstaja način, da se izognete matričnim formulam (na primer s pomočjo stolpca za pomoč), vedno pojdite na to pot.
4. Previdno uporabljajte pogojno oblikovanje
Obožujem pogojno oblikovanje. Zaradi tega so mehki podatki videti tako lepi. Namesto da bi sami primerjali, si lahko preprosto ogledate barvo ali ikono celice in vedeli boste, kako se primerja z drugimi.
Ampak … tu je problem.
Malo uporabnikov programa Excel ve, da je pogojno oblikovanje programa Excel nestanovitno. Čeprav pri majhnih naborih podatkov morda ne boste opazili razlike, lahko povzroči počasno preglednico Excel, če jo uporabite za velike nabore podatkov ali uporabite večkrat.
Nasvet - Uporabite ga previdno.
5. Uporabite Excelove tabele in imenovane obsege
Excel Table in Named Ranges sta dve neverjetni funkciji, ki hranita vaše podatke in olajša sklicevanje. Morda bo trajalo nekaj časa, da se ga navadiš, a ko ga začneš uporabljati, postane življenje enostavno in hitro.
Pri ustvarjanju nadzornih plošč, ki temeljijo na podatkih, je skoraj vedno dobro pretvoriti svoje podatke v Excelovo tabelo.
Ima tudi dodatno prednost, da vaše formule postanejo bolj razumljive.
Kaj je na primer lažje razumeti?
= Prodajna cena-cena ALI = SUM (A1: A10) -SUM (G1: G10)
6. Pretvorite neuporabljene formule v statične vrednosti
To je nesmiselno. Ko ga ne potrebujete, ga ne hranite.
Veliko formul bi povzročilo počasen Excelov delovni zvezek. In če imate formule, ki se niti ne uporabljajo - veste, koga kriviti. Če ne potrebujete formul, je bolje, da jih pretvorite v statično vrednost (z lepljenjem kot vrednosti).
Preberi več: Kako hitro pretvoriti formule v vrednosti.
7. Vse referenčne podatke hranite na enem listu
Morda to ni vedno mogoče, če pa to storite, vam zagotavljam, da bo vaš Excelov list hitrejši.
Logika je preprosta - formulam na vašem delovnem listu ni treba iti daleč, da dobite podatke, ko so tik ob njih na istem listu.
8. Izogibajte se uporabi celotne vrstice/stolpca kot referenco (A: A)
Edini razlog, da imam tega na seznamu, je, da vidim veliko ljudi, ki v formulah uporabljajo celotno referenco vrstice/stolpca. To je slaba praksa in se ji je treba izogniti.
Čeprav morda mislite, da ima vrstica/stolpec le nekaj celic s podatki, Excel ne razmišlja tako. Ko se sklicujete na celotno vrstico/stolpec, Excel deluje kot dober uslužbenec in ga vseeno preveri. To zahteva več časa za izračune.
9. Uporabite način ročnega izračuna
Samo ponavljam, kar je milijon ljudi že povedalo na različnih forumih in blogih. Uporaba ročnega izračuna vam omogoča, da Excelu povejte, kdaj naj izračuna, namesto da Excel sprejema lastne odločitve. To ne pospešuje vašega Excelovega delovnega zvezka, če pa imate počasno Excelovo preglednico, vam vsekakor prihrani čas, saj Excel ne bo vedno znova preračunaval.
- Če želite preklopiti na ročni način, pojdite na zavihek Formula -> Možnosti izračuna -> Ročno (za ponovni izračun pritisnite tipko F9)
10. Uporabite tehnike hitrejših formul
Excel vam ponuja veliko formul in kombinacij formul za isto stvar. Najbolje je, da prepoznate in uporabite najhitrejše.
Tu je nekaj primerov:
- Namesto kombinacije IF in ISERROR uporabite IFERROR (razen če uporabljate Excel 2003 ali starejši, ki nima IFERROR).
- Uporabite MAX (A1,0) namesto tega (IF (A1> 0, A1,0)) - To je kul nasvet, ki sem se ga naučil od gospoda Excela ali Bill Jelena. Njegove raziskave kažejo, da je možnost MAX 40% hitrejša od možnosti IF (in to statistiko sem pripravljen upoštevati pri njegovi nominalni vrednosti).
- Namesto VLOOKUP uporabite kombinacijo INDEX/MATCH - To lahko povzroči veliko obrvi, resnica pa je, da VLOOKUP ne more biti hitrejši, če imate 100 stolpcev podatkov. Svet se premika proti INDEX/MATCH in tudi vi bi morali narediti premik.
[Če ste še vedno zmedeni glede tega, kaj uporabiti, je tukaj primerjava VLOOKUP Vs. INDEX/MATCH]. - Uporabite - (dvojni negativi) za pretvorbo vrednosti TRUE in FALSE v enote in 0 (namesto da bi jih pomnožili z 1 ali mu dodali 0). Izboljšanje hitrosti je opazno pri velikih naborih podatkov.
Je to izčrpen seznam? Absolutno ne. To je nekaj dobrih, za katere menim, da jih je vredno deliti kot izhodišče. Če želite obvladati tehnike Excel-Speed-Up, je nekaj Excelovih strokovnjakov dobro opravljenih.
Tukaj je nekaj virov, ki bi vam lahko bili koristni:
- 75 nasvetov za pospešitev, ki jih je ustvaril Chandoo (pametno izvedeno z množico uporabnikov).
- Spletno mesto za modele odločanja.
- G. Excelova oglasna deska (raziščite to in našli boste namige).
Prepričan sem, da imate tudi veliko nasvetov, ki vam lahko pomagajo pri spopadanju s počasnimi preglednicami Excel. Delite ga z nami tukaj v oddelku za komentarje.
Imam tudi eno prošnjo. Bolečine pri delu s počasno Excelovo preglednico je nekaj, kar mnogi od nas doživljamo vsak dan. Če se vam zdijo te tehnike koristne. delite z drugimi. Olajšajte njihovo bolečino in si prislužite dobroto 🙂
Morda vam bodo všeč tudi naslednje Excelove povezave:
- 24 Excelovih trikov, s katerimi boste lahko jadrali skozi vsakodnevno delo.
- 10 izjemno čistih načinov za čiščenje podatkov v Excelovih preglednicah.
- 10 Excelovih nasvetov za vnos podatkov, ki jih ne smete zamuditi.
- Ustvarjanje in uporaba spustnega seznama v Excelu.
- Zmanjšajte velikost datoteke Excel.
- Kako obnoviti neshranjene datoteke Excel.
- Brezplačno spletno usposabljanje za Excel (7-delni video tečaj)
- Puščične tipke ne delujejo v Excelu | Premikanje strani namesto celic
