✅ Ustvarjanje spustnega filtra za ekstrahiranje podatkov na podlagi izbire

Kazalo

Izvlecite podatke iz spustnega seznama v Excelu

Oglejte si video - izvlecite podatke s spustnega seznama v Excelu

V tej vadnici vam bom pokazal, kako ustvariti spustni filter v Excelu, tako da lahko izvlečete podatke na podlagi izbire iz spustnega menija.

Kot je prikazano na spodnji sliki, sem ustvaril spustni seznam z imeni držav. Takoj, ko iz spustnega menija izberem katero koli državo, se podatki za to državo izvlečejo na desno.

Upoštevajte, da takoj, ko iz spustnega filtra izberem Indijo, se izvlečejo vsi zapisi za Indijo.

Izvlecite podatke iz spustnega seznama v Excelu

Tu so koraki za ustvarjanje spustnega filtra, ki bo izvlekel podatke za izbrani element:

Ustvarite edinstven seznam predmetov.
Dodajte spustni filter za prikaz teh edinstvenih elementov.
S pomožnimi stolpci izvlecite zapise za izbrano postavko.

Poglobimo se in poglejmo, kaj je treba narediti v vsakem od teh korakov.

Ustvarite edinstven seznam predmetov

Čeprav se lahko element v vašem naboru podatkov ponovi, potrebujemo edinstvena imena elementov, da lahko z njim ustvarimo spustni filter.

V zgornjem primeru je prvi korak pridobiti edinstven seznam vseh držav.

Tukaj je nekaj korakov za pridobitev edinstvenega seznama:

Izberite vse države in jih prilepite na drug del delovnega lista.
Pojdite na Podatki -> Odstrani podvojene podatke.
V pogovornem oknu Odstrani podvojene datoteke izberite stolpec, v katerem je seznam držav. Tako boste dobili edinstven seznam, kot je prikazano spodaj.

Zdaj bomo uporabili ta edinstven seznam za ustvarjanje spustnega seznama.

Poglej tudi: Končni vodnik za iskanje in odstranjevanje podvojenih datotek v Excelu.

Ustvarjanje spustnega filtra

Tu so koraki za ustvarjanje spustnega seznama v celici:

Pojdite na Podatki -> Preverjanje podatkov.
V pogovornem oknu Preverjanje podatkov izberite zavihek Nastavitve.
Na zavihku Nastavitve v spustnem meniju izberite »Seznam« in v polju »Vir« izberite edinstven seznam držav, ki smo jih ustvarili.
Kliknite V redu.

Cilj je zdaj izbrati katero koli državo s spustnega seznama, kar bi nam moralo dati seznam evidenc za državo.

Za to bi morali uporabiti pomožne stolpce in formule.

Ustvarite pomožne stolpce za ekstrahiranje zapisov za izbrano postavko

Takoj, ko izberete spustni meni, potrebujete Excel, da samodejno prepozna zapise, ki pripadajo izbranemu elementu.

To lahko storite s tremi pomožnimi stolpci.

Tu so koraki za ustvarjanje pomožnih stolpcev:

Stolpec za pomočnik št. 1 - Vnesite serijsko številko za vse zapise (v tem primeru 20 uporabite funkcijo ROWS ()).
Pomočni stolpec #2 - Uporabite to preprosto funkcijo IF: = IF (D4 = $ H $ 2, E4, ””)
- Ta formula preverja, ali se država v prvi vrstici ujema z državo v spustnem meniju. Če torej izberem Indijo, preveri, ali je v prvi vrsti Indija država ali ne. Če je res, vrne to številko vrstice, sicer vrne prazno (""). Ko izberemo katero koli državo, so prikazane samo tiste številke vrstic (v drugem stolpcu za pomoč), v katerih je izbrana država. (Če je na primer izbrana Indija, bo videti kot spodnja slika).

Zdaj moramo izvleči podatke samo za te vrstice, ki prikazujejo številko (saj vrstica vsebuje to državo). Vendar si želimo, da bi ti zapisi brez slepih sledili ena za drugo. To lahko storite s tretjim pomožnim stolpcem

Tretja pomočna kolona - Uporabite naslednjo kombinacijo funkcij IFERROR in SMALL:
= NAPAKA (MALO ($ F $ 4: $ F $ 23, E4), ””)

To bi nam dalo nekaj, kot je prikazano spodaj na sliki:

Ko imamo skupaj številko, moramo samo izvleči podatke v tem številu. To lahko preprosto storite s funkcijo INDEX (uporabite to formulo v celicah, kjer potrebujete ekstrahiran rezultat):
= IFERROR (INDEKS ($ B $ 4: $ D $ 23, $ G4, STOLPCI ($ J $ 3: J3)), "")